OlK3M\
i NVBA Nieuws
Archievenblad
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
DANK AAN
DE SPONSORS!
Werkgroep 'Visie
Archivistiek'
van start
VAKOPLEIDING VOOR DE 21E EEUW
50 Archievenblad
Augustus 1999
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA Nieuws
Archievenblad
Augustus 1999
Archievenblad 51
In het vorige nummer is reeds
een aantal sponsoren genoemd.
Onder de 'eervolle vermeldin
gen' behoren eveneens de vol
gende namen thuis:
- NV NUON Friesland
- De Nederlandse Aardolie
Maatschappij
Het is Wim Lammerts gelukt om
een aantal enthousiaste leden bij
elkaar te krijgen voor de
Werkgroep 'Visie Archivistiek'.
D.m.v. een lijst kon men zich
opgeven voor deelname aan de
discussie. Hiervoor hebben zich
ca. 20 leden opgegeven. Op 1
juli kwam een klein gezelschap
voor de eerste bijeenkomst bij
een om de werkwijze nader te
bespreken. Mee doen met de dis
cussie, al dan niet op
(Internet)afstand, kan nog altijd.
Graag zelfs. U kunt zich opgeven
bij Wim Lammerts. email:
Document@freemail.nl
De activiteiten van de commissie
zullen bestaan uit:
Het gevraagd en ongevraagd
adviseren van het bestuur en de
leden van de NVBA over de toe
komstvisie van het vakgebied.
Voorbeelden:
beroepscode/ethiek, invloed
automatisering, opleidingsbe
hoeften, kennismanagement.
Publiceren over resultaten in het
NVBA-Nieuws en andere media.
In de opleiding tot bedrijfsarchivaris heeft het
vak Documentenleer altijd een belangrijke rol
gespeeld. Dat is ook logisch want een archief is
uiteindelijk niets anders dan een verzameling
documenten die bepaalde eigenschappen verto
nen die voortvloeien uit de definities voor
archief en archiefstuk. En die definities staan bij
mijn weten niet ter discussie.
Als gevolg van de nog steeds toenemende digita
lisering maakt het document echter een snelle
evolutie door. Daarom leek het me dringend
gewenst de GO-B2-syllabus Documentenleer aan
te passen. Die aanpassing geldt met name de
eigenschappen van digitale documenten. Daarbij
valt vooral te denken aan de 'extensies' van
bestandsnamen (en de eigenschappen die daar
uit zijn af te leiden) en de 'formats' waarin digita
le documenten gegoten worden. Deze zijn van
groot belang om ze in hun oorspronkelijke
opmaak zichtbaar te maken of te printen. Het
inpassen van die gegevenselementen in de
bestaande schema's voor documentanalyse blijkt
verre van eenvoudig en is me tot op heden nog
niet naar tevredenheid gelukt.
Niet alleen documenten maken een snelle ont
wikkeling door. Ook de opleidingen op het
gebied van documentaire dienstverlening zitten
midden in een herstructureringsproces. Daarbij
zijn twee belangrijke, elkaar beïnvloedende,
trends te zien. Bestaande opleidingen worden
niet alleen modulair van opzet, maar ook steeds
'breder'. Kijken we naar wat momenteel speelt in
ECABO-verband dan ziet het er naar uit dat
afzonderlijke opleidingen op MBO-niveau voor
archief- en bibliotheekbeheerders (Assistent
bibliothecaris openbare bibliotheken, GO-A, GO-
BI en SOD-1) op termijn zullen worden vervan
gen door één opleiding Informatie Dienst
verlening. Zo de afzonderlijke opleidingen nog
zullen blijven voortbestaan, zullen de 'eindter
men' toch dezelfde zijn. In de vergaderingen van
het ECABO-Sectiebestuur Informatie Dienst
verlening i.o. heb ik mijn twijfel uitgesproken
ten aanzien van de wenselijkheid en haalbaar
heid van zo'n brede opleiding.
In Informatie Professional 1999 [3] 2 staat een
essay van Mackenzie Owen met als titel 'Het
einde van het gedrukte document' dat heel nauw
aansluit bij mijn opvattingen over zowel het
fenomeen document als de bijbehorende oplei
ding. Mackenzie Owen stelt o.a.: Informatie-
beroepen (bibliothecaris, documentalist, litera
tuuronderzoeker) hebben altijd als grondslag
gehad: werken met documenten, en met name
gepubliceerde documenten. Die grondslag is nu
aan het verdwijnen omdat het hele concept van
gepubliceerde documenten in de digitale virtu
ele ruimte lijkt op te lossen. De documenten
waarmee bibliothecarissen, documentalisten en
literatuuronderzoekers vanouds werken, hebben
een paar heel specifieke kenmerken: ze bestaan
(dat wil zeggen: ze zijn al door anderen geprodu
ceerd), ze hebben een 'fysieke' verschijnings
vorm, ze zijn in veelvoud verspreid en het zijn
herkenbare entiteiten met ieder hun eigen 'iden
titeit' (dat wil zeggen: ze zijn eenduidig te
beschrijven). Dat informatie steeds vaker een
'digitale' in plaats van een 'fysieke', gedrukte ver
schijningsvorm heeft is zonneklaar.
Belangrijker is de vraag of die digitale informatie
ook een eenduidige verschijningsvorm heeft, of
er sprake is van een eenduidig te beschrijven
entiteit.
Sinds de uitvinding van het schrift, en meer spe
ciaal de boekdrukkunst, is er een onlosmakelijke
relatie geweest tussen inhoud (content) en
vormgeving (typografie, lay-out, formaat, kleurge
bruik, enzovoort) van het document. We
zien nu bij digitale media een verbreking van die
relatie tussen inhoud en vorm, een losmaking
van de laag van visualisatie.
Lezers kunnen met behulp van technische mid
delen (zoals 'browsers') hun eigen vorm(geving)
creëren, een eigen wijze van zichtbaar maken
van de tekst. Zo wordt de lezer onafhan
kelijk van de auteur (en diens uitgever) omdat
wat hij ziet niet meer uitsluitend wordt bepaald
door het document als 'vastgelegde vormgeving'.
Die toenemende onafhankelijkheid van de lezer
strekt zich ook uit tot de structuur van de tekst:
nieuwe media zijn niet meer gebaseerd op een
lineaire ordening, maar maken het de lezer
gemakkelijk om een eigen leespad door
de tekst te creëren, gebruikmakend van
hyperlinks en andere 'navigatiemiddelen'.
Daarmee is de lezer niet meer gebonden
aan de inhoud van een document, omdat
hij door het volgen van 'links' een eigen
inhoud kan creëren. Het is vrijwel
uitgesloten dat twee gebruikers na een
'leessessie' op het World Wide Web dezelf
de informatie tot zich hebben genomen.
Wie zich met digitale media bezighoudt
weet dat informatiegebruikers steeds min
der documenten lezen zoals ze door
auteurs worden aangeboden. Hij weet
ook dat het informatieaanbod steeds ster
ker fragmentariseert en in kleine al of niet
door hyperlinks met elkaar verbonden
deeltjes uiteenvalt. Dat blijkt ook bij
pogingen om digitale publicaties te archi
veren en langdurig, voor toekomstige
generaties te bewaren. Naast alle techni
sche en organisatorische problemen die
zich daarbij voordoen, loopt men steeds
vaker tegen het probleem op dat docu
menten niet eenduidig af te bakenen zijn
en het telkens weer onduidelijk is wat nu
eigenlijk een publikatie is, wie de auteur,
wat als een editie moet worden
beschouwd, of in welk land iets is ver
schenen. In zo'n situatie verdwijnen de
laatste twee kenmerken van het traditio
nele document. Wat de gebruiker leest is
eenmalig en valt niet meer eenduidig te
beschrijven. Misschien nog belangrijker is
de constatering dat er niet meer iets spe
cifieks bestaat dan een document waar
naar op voorhand kan worden verwezen.
Uiteindelijk bestaan slechts bouwstenen
waarmee iedere lezer een eigen inhoud
en vormgeving opbouwt die slechts in
die samenstelling bestaat op het moment
van lezen. Zoiets zou je, denk ik, geen
document meer mogen noemen.
Wie van het traditionele document
slechts een digitaal evenbeeld maakt, wie
vasthoudt aan het eeuwenoude publika-
tiemodel, heeft niet begrepen dat de
basis daarvan - het document zelf - uit
beeld is verdwenen.
Met het verdwijnen van het document en
van het daarop gebaseerde verschijnsel
'publikatie', verandert het werk van de
informatie professional. Als het
document verdwijnt valt er weinig meer
te selecteren, verwerven en beheren.
Als de informatie-inhoud en de
daaraan te ontlenen kennis in feite door
de lezer zelf worden gegenereerd op het
moment dat hij of zij in de virtuele infor
matieruimte rondwandelt, dan is het niet
zo duidelijk wat de informatie profession
al daarmee van doen heeft.
De door Mackenzie Owen geschetste
(toekomst)situatie is ongetwijfeld van toe
passing op het gebied waar bibliothecaris
sen, documentalisten en literatuuronder
zoekers werkzaam zijn. Maar geldt dat
ook voor (bedrijfs)archieven? Als gevolg
van blind vertrouwen in de zich steeds
verder ontwikkelende technologie in aan
vang misschien wel, maar dat zal dan
spoedig veranderen. Archieven met ken
merken zoals Mackenzie Owen die
schetst zijn immers van geen enkele waar
de als het gaat om het eenduidig kunnen
reconstrueren van het handelen of de
rechtspositie van een onderneming, ver
eniging, stichting of overheidsinstantie!
Daarom ben ik ervan overtuigd dat
rechtspersonen snel tot het inzicht zullen
komen dat zij hun informatie, voor zover
die langere tijd van belang is voor hun
bedrijfsvoering en of het handhaven van
hun rechtspositie, in een zodanige 'klas
sieke' vorm zullen moeten (blijven) digita
liseren dat de bewijs- en informatiefunctie
ervan boven elke twijfel verheven is. Dat
impliceert naar mijn overtuiging dat het
'document' in de archiefwereld nog lang
niet zal verdwijnen. Men zal bijvoorbeeld
de inhoud van één dossier (inclusief de
opmaakkenmerken dan wel geconver
teerd tot 'images') onderbrengen in één
directory of een reeks vergelijkbare dos
siers onderbrengen op één CD-ROM. Met
het voortschrijden van de opslagtechniek
zal men er toch steeds voor blijven zor
gen dat een samenhangende hoeveelheid
informatie ook als zodanig herkenbaar is
en dat er in die samenhang kennis van
kan en moet worden genomen.
Dat op zijn beurt impliceert dat van vor
mers en beheerders van dynamische
(bedrijfs- en overheidsarchieven vrij
zeker andere kennis en kunde zal worden
gevergd dan van bibliothecarissen, docu
mentalisten, literatuuronderzoekers en
(wellicht) ook beheerders van statische
archieven die hun belang voor de
bedrijfsvoering en het handhaven van de
rechtspositie hebben verloren en nog
slechts waarde hebben als 'cultureel erf
goed'. Met andere woorden: in mijn ogen
is het met de voortschrijdende digitalise
ring onvermijdelijk dat de beroepen van
enerzijds bibliothecaris, documentalist,
literatuuronderzoeker en archivaris in een
historisch archief en anderzijds bedrijfsar
chivaris en documentaire informatiever
zorger bij de overheid steeds verder zul
len divergeren. In die mate zelfs dat ik mij
afvraag of het zinnig is om voor die zo
onderscheiden beroepen één opleiding
tot stand te brengen. Als er twee duidelijk
verschillende beroepen zijn, die elk hun
eigen eisen stellen aan de kennis en
kunde, moeten er ook twee gescheiden
opleidingen voor (blijven) bestaan.
Mijn conclusie is dat waar het gaat om in
bedrijfseigen digitale bestanden vastlig
gende informatie, het document zal blij
ven bestaan. Met andere woorden: wat wij
nu meemaken is beslist niet het begin van
het einde van het document. Integendeel,
in de wereld van de dynamische archie
ven zal het document naar mijn mening
nog heel lang (en misschien wel altijd)
blijven bestaan. En dus blijft er ook de
behoefte om de digitale vorm daarvan in
de opleiding voor (bedrijfs)archivaris op
verantwoorde manier onder te brengen.
Graag nodig ik lezers uit mij daarbij te
helpen.
Ben Schmitz
