Tfeamleider documentaire
informatievoorziening (DIV)
FRAGMENTEN
waon
Hilversum
mediastad
Bestuursdienst
Algemene
informatie
Functie
informatie
Uw profiel
Wat wij bieden
Belangstelling
Reactie
Hilversum
voor 36 uur per week
Werkweek 11 is er één van belangrijke historische gebeurtenissen: de Europese Commissie
treedt af, het vredesplan in Kosovo mislukt, maar de ballonvaart rond de wereld is geslaagd.
Mijn week bij het Hoge Commissariaat voor de Vluchtelingen van de Verenigde Naties (UNHCR)
in Genève kan zich niet scharen onder deze gebeurtenissen, maar was toch interessant en druk.
Maandagmorgen in de tram denk ik nog
even na over wat ik komende week abso
luut moet doen. Om kwart voor negen ar
riveer ik op mijn werk. De eerste dertig
minuten reserveer ik altijd voor het door
nemen van email. Meestal zijn ze puur za
kelijk, maar soms zit er iets leuks persoon
lijks bij.
Vandaag zijn de meeste emails van de
'Records Management listserve'.Teveel om
allemaal uitgebreid te lezen, ik heb name
lijk om half tien een bespreking met het
hoofd van het archief over het opzetten
van een 'Master Locator Data-base'.
Hiermee hopen we zo snel mogelijk een
gedetailleerd overzicht te krijgen van alle
bestanden en de nog beschikbare ruimte
in het archief. De omvang van het serni-
statisch en het statisch archief is op dit
moment ongeveer 7,5 km en de opslag
ruimte is 9,5 km groot. Naast deze op
slagruimten zijn er ook opslagruimten op
elke etage van UNHCR's hoofdkwartier
voor het dynamische archief. In de laatste
twee jaren is het bestand met ongeveer
20% gegroeid met name door de over
dracht van de archiefbestanden uit het
veld. UNHCR heeft meer dan 200 kanto
ren, verspreid over 120 landen.
Na afloop ren ik meteen verder naar het
volgende overleg. Het belangrijkste onder
werp is de aanschaf van archiefdozen en
zuurvrije omslagmappen. De meeste be
standen zijn nog in hun originele jasje en
moeten dus omgepakt worden. Dat is een
enorme klus. 's Middags staat het weke
lijkse werkoverleg met de vijftien mede
werkers van de archiefafdeling op het pro
gramma. Het hoofd daarvan bespreekt
onder andere de evenementen die georga
niseerd worden rondom het vijftigjarig
bestaan van UNHCR in december 2000,
waarin ook het archief een rol zal spelen.
Zeer waarschijnlijk zal UNHCR dan een
gedeelte van het oude archief voor het
publiek toegankelijk maken. Voor mij is dit
een van de belangrijkste gebeurtenissen
van het vijftigjarig bestaan. Rond half vijf
keer ik terug naar mijn bureau waar ik de
laatste hand leg aan de Master Locator
Database', zodat hij morgen in gebruik kan
worden genomen.
Dinsdag is het een schitterende lentedag;
de terrasjes worden al opgebouwd. Van
daag staat het Documentaire Informatie
Systeem (DI£) project centraal. Dit systeem
zal in de toekomst de elektronische docu
menten (tekstverwerking, email, spread
sheets en gescande images van papieren
documenten) beheren, opslaan en toegan
kelijk maken. UNHCR heeft een aantal
weken geleden een offerte uitgeschreven
voor een DIS systeem. Het project wordt
geleid door een kleine werkgroep bestaan
de uit archivarissen, automatiseerders en
eindgebruikers (overigens nog een echte
mannenwereld, alleen de twee archivaris
sen zijn vrouwen). Ik vind het een zeer boei
end project, met name de samenwerking
met de automatiseerders. Ik heb absoluut
niet het gevoel dat ze op een andere pla
neet zitten en geen notie hebben van het
belang van archieven.Tijdens onze bijeen
komst vandaag komt zo ook de vraag van
opslag van de elektronische bestanden op
de langere termijn aan bod. 's Avonds werk
ik nog aan mijn electronic records' scriptie.
Afgelopen jaar studeerde ik vier maanden
aan de universiteit van British Columbia
(UBC) in Vancouver, Canada.Ter afronding
van het Certificate of Advanced Studies'doe
ik nu een onderzoek in een internationale
organisatie naar de toepassing van de func
tionele eisen voor electronic recordkee
ping', welke door UBC geformuleerd zijn.
Woensdagochtend bezoek ik met het hoofd
van het archief de twee grote centrale archief
ruimten. We bespreken de beschrijving van
de bestanden. Dit gebeurt volgens de ISAD(G)
regels. Ook in één van de laatste afdelings
bijeenkomsten stonden zij centraal en ieder
een in het archief kent nu de begrippen
'fonds' en 'series', 's Middags staat de pro
ductie van records management in het mid
delpunt. Ik bereid samen met een aantal
collega's een postercampagne voor. We zoe
ken enkele toepasselijke cartoons uit en
schrijven de teksten. De posters zullen in
het hoofdkantoor worden opgehangen in
de hoop dat medewerkers er enthousiast
op zullen reageren. Wij hebben in ieder
geval veel plezier gehad met de voor-berei
ding. Ter afsluiting van de dag en ter ont
spanning ga ik met een Nederlandse collega
een rondje joggen langs het meer.
Donderdag gaat de harde Geneefse wind
(ook wel 'beeze' genoemd) flink te keer. Er
komt een collega van een andere interna
tionale organisatie op bezoek die wat meer
informatie wil over ons DIS-project. Hij is op
zoek naar een nieuw DIS-systeem dat meer
doet dan het louter scannen en indiceren
van inkomende stukken. Zijn organisatie had
reeds twee jaar geleden een DIS-programma
geïntroduceerd. Dit voldoet echter niet aan
de verwachtingen. Later op de dag heb ik
werkoverleg met het records-manage
mentteam. Sinds ik deze groep leid, heb ik
het wekelijkse werkoverleg ingevoerd,
om allerlei lopende zaken te bespreken.
We hebben het vandaag over de archive-
ringmethoden voor projectdossiers en de
indeling van de opslagruimten. Vrijdag
begint met een ronde langs de opslag
ruimten voor het dynamisch archief.
Vervolgens werk ik aan het DIS-project. 's
Middags heb ik een bespreking met nieu
we medewerkers en geef ik een korte
presentatie van het archiveringsysteem
voor email.
Voordat ik naar huis ga schrijf ik nog een
email naar het UNHCR-kantoor in Liberia.
Binnenkort ga ik daarheen om er een
registratuursysteem op te zetten. 2
Mei 1999
Archievenblad 3
f I
Hilversum, stad van 82.000 inwoners, is trots
op haar vele jonge monumenten, het prachtige
groen en vooral op de talrijke multimedia
bedrijven die hier hun geschiedenis en hun toe
komst hebben. Een stad vol leven, stijl en kwali
teit, met goede voorzieningen en een goed woon
klimaat. Een stad ook waar nog het nodige te
doen valt: verkeer, financiën, de verdere ontwik
keling van de binnenstad. Dit vraagt om een
krachtige aanpak van gemeentebestuur en amb
telijke organisatie.
De Bestuursdienst levert diensten aan burgers
en ondersteunt het gemeentebestuur en de
overige diensten. Daarnaast draagt de dienst
zorg voor de coördinatie van het gemeente
lijke beleid en formuleert de overkoepelende
beleidskaders op de terreinen financiën, per
soneel, organisatie en informatie.
De sectie documentaire informatievoorziening
heeft dienstverlenende taken op het terrein
van postregistratie- en voortgangsbewaking,
dossiervorming en archivering voor de
gemeentelijke organisatie. Zij beheert het daar
voor toegepaste geautomatiseerde systeem.
Daarnaast zijn er nog andere serviceverle
nende taken, met name de advisering op het
vakgebied en het ondersteunen van het
management. De toepassing van moderne
technologische mogelijkheden moet in de
komende tijd tot kwaliteitsverbetering van
de informatievoorziening leiden.
Om het team dat deze ondersteuning levert
te versterken, zoeken wij een enthousiaste
teamleider met brede interesse en specifieke
kennis van het vakgebied.
U werkt in een team van ca. 10 personen
aan de continuïteit van de documentaire
informatie. Het zwaartepunt van uw taken
pakket is gericht op: het opstellen en bijhou
den van ordeningsplannen en het beheer
van het geautomatiseerde postregistratie- en
voortgangsbewakingssyteem. U levert een
bijdrage aan het gemeentelijk beleid op het
vakgebied. U adviseert het management en
neemt deel aan projecten die gericht zijn op
innovatieve toepassingen van informatie
technologie.
U heeft een hbo-werk- en -denkniveau en
heeft de vakopleiding SOD-I1 afgerond,
bij voorkeur aangevuld met de opleiding
Bestuursambtenaar. U beschikt over goede
kennis van en affiniteit met de toepassing
van informatietechnologie. Tevens beschikt
u over goede communicatieve vaardigheden
en een klantgerichte instelling. U beschikt
over probleemoplossend vermogen en
u bent in staat om op praktische wijze
motiverend en enthousiasmerend leiding
te geven.
Maximaal 5.911,- bruto per maand, op
basis van 36 uur, afhankelijk van opleiding,
leeftijd en ervaring.
Voor nadere informatie kunt u zich wenden
tot de heer H.J. Trein, hoofd van de afdeling,
telefoon 035-6292161, of mevrouw
C. Boonstra, personeelsconsulente van de
Bestuursdienst, telefoon 035-6292362.
Uw schriftelijke reactie kunt u binnen 14
dagen na verschijnen van dit blad richten
aan het hoofd van de afdeling personeel en
organisatie, postbus 9900, 1201 GM
Hilversum, onder vermelding van vacature
nummer P 200/99/04.
De gemeente Hilversum wil meer gehandi
capten en mensen die tot een culturele min
derheid behoren in het personeelsbestand
opnemen. Bij gelijke geschiktheid hebben zij
voorrang. Er zijn mogelijkheden voor
bedrijfskinderopvang.
Door Ineke Deserno