SCHEERES
SCHEERES
Bookkeeper
benut uw ruimte
tot op de millimeter!
Heeft u interesse in onze producten stuur of fax
deze bon naar onderstaand adres en informatie
wordt u toegestuurd.
Restauratie
Atelier
Paul Peters
A IVfwÈfr'
Interview
Archievenblad
Pertinentiebeginsel
Kassucces?
Maart 1999
Hoog bezoek uit Japan
Archievenblad 13
UniLift
Paternosterkasten
UniCompact
verrijdbare
archiefsystemen
In de afgelopen 32 jaar hebben wij bij zeer veel
organisaties ruime ervaring opgedaan bij het
oplossen van archiveringsproblemen. Voor u, als
verantwoordelijke voor het archief, is het natuur
lijk duidelijk dat de authentieke archiefopslagme
thodes allemaal één ding gemeen hebben en dat is
ruimtebesparing.
Echter andere zaken verdienen net zoveel aan
dacht; in welke uitvoeringen kunnen cle stellingen
geleverd worden,wat zal de invloed zijn op de kli
matologische omstandigheden, welke aanpassin
gen zijn er aan het product gemaakt om beschadi
gingen van uw archivalia te voorkomen, wat zijn de
veiligheidsvoorzieningen bij een verrijdbaar
archief of een paternoster, enz
Kortom, er zijn genoeg aandachtspunten waarbij
Scheeres voor u een belangrijke èn adviserende rol
kan spelen.
Organisatienaam
Naam contactpersoon
Adres
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
.MN
Bel mij op voor een afspraak
Minden 21 - 7327 AW Apeldoorn
Postbus 20072 - 7302 HB Apeldoorn
Tel. 055-5429242 - Fax 055-5429222
Weverweg 9,
6961 KM EERBEEK
TEL. (0313) 65 44 66
FAX (0313) 65 58 82
In ons atelier worden uw waardevolle boekwerken of archivalia
vakkundig gerestaureerd.
Wij geven u graag advies, indien nodig met ondersteuning van
andere deskundigen, en altijd in overleg met u.
Bovendien kunnen wij u van dienst zijn met massa-conserve-
ring, reiniging en het encadreren van prenten, het opzetten van
oude kaarten en het verzorgen van kalligrafiewerk.
Wilt u meer informatie, belt u dan gerust voor een offerte of
gewoon een afspraak.
conserveren en restaureren van papier, leder en perkament massa-conser-
vering •aanvczelen van papier «verdoeken en opzetten van oude kaarten en
grafiek reiniging en het encadreren van prenten charter- en zegelrestau
ratie opstellen van een schade-inventarisatierapport restauratie van boek
omslag; ontwerp van nieuw beslag in edel of onedel metaal
V
ARCHIEVEN MASSA CONSERVERING
NIEUW IN EUROPA - NIEUW IN NEDERLAND - NIEUW IN HEERHUGOWAARD
Uw waardevolle bezittingen behoeden voor verder verval
Archimascon B.V voor massa-ontzuring van boeken, archiefmateriaal,
kranten, posters, kaarten, prenten, tekeningen etc.
Door middel van de beproefde
PRESERVATION TECHNOLOGIES, L.P.
methode
Vraag vrijblijvend offerte aan
Archimascon B.V.
Verkoop en administratie:
Industrieweg 130 - Postbus 11001 - 3004 EA Rotterdam
tel: 010-4460630 fax: 010 4153850
Productie:
Middenweg 576a - 1704 BR Heerhugowaard
tel: 072-5725064 fax:072-5741741
Tevens uw adres voor
Vriesdrogen van nat geworden papier
(zeer grote invriescapaciteit en opslag onder 0° C beschikbaar)
Bookkeeper ontzuringsspray in spuitbussen
Bookkeeper ontzuringsspraysystemen
in het gebouw. Die kunnen er niet steeds bijge
haald worden. Verder krijgt het ARA de komende
jaren nog eens dertig kilometer archief binnen,
bewerkte archieven. Komen er dan nog eens vier
duizend inventarissen bij? Medewerkers kunnen
bezoekers wel uitleggen hoe zij een inventaris
moeten gebruiken, maar over de inhoud van al
die archieven kunnen zij onmogelijk op de hoog
te zijn. We moesten wel op zoek naar een andere
methode om kennis op te doen over wat wij fei
telijk beheren." Koenders ziet het ook als een
methode om de gebruiker beter op de hoogte te
stellen van de informatie die de dienst in huis
heeft. De klanten worden minder afhankelijk van
de toevallige kennis die in huis is bij de medewer
kers, want "het gevaar is ook dat mensen die zich
als specialist opwerpen, altijd naar dezelfde
archieven grijpen. De bezoeker denkt dan: dat is
het dus, terwijl er véél meer is."
Het wijze drietal Muller, Feith en Fruin heeft in
paragraaf 16 van de befaamde Handleiding uit
eengezet op welke wijze de archieven geordend
dienen te worden. De inventaris zoals wij die ken
nen, is daarvan de neerslag. Het uitgangspunt
daarbij vormt de organisatie van de archiefvor
mer. Paragraaf 21 van diezelfde Handleiding
maakt nog eens duidelijk dat "niet het onderwerp
van een stuk, maar zijne bestemming moet beslis
sen over de plaats die het in het archief moet
innemen" en in paragraaf 19 wordt expliciet ge
zegd dat bij de ordening van een archief "slechts
in de tweede plaats behoort te worden gelet op
de belangen van historische onderzoekingen".
De moderne archivaris kijkt daar toch iets genu
anceerder naar. Nu zullen de archiefvorming en
de ordening niet direct geheel anders worden,
maar de toegangen wél. Op dit ogenblik vormen
de nieuwe toegangen nog extra hulpmiddelen,
naast de bestaande inventarissen, maar volgens
Beekhuis, De Graaff en Koenders zou ook dat in
de toekomst wel eens kunnen veranderen.
Geen traditionele inventarissen meer, maar toe
gangen die zijn toegesneden op de vraag van de -
liefst betalende - klant. Hoe verhoudt deze manier
van werken zich eigenlijk tot de wettelijk vastge
legde eis dat archieven in goede, geordende en
toegankelijke staat bewaard moeten worden?
Hierin is Beekhuis heel resoluut: "Ik moet daar
eerlijk in zijn: de wet klopt niet. Wat is toeganke
lijk? Hoe definieer je toegankelijkheid? De admi
nistratie heeft een bepaalde behoefte aan toegan
kelijkheid en die toegankelijkheid wringt altijd
met die van klanten van een archiefdienst.
Draai het radicaal om. De administratie heeft een
belang, wij als archiefdienst hebben een heel
ander belang. Prima, dan kiezen we voor een heel
andere methode." Hetgeen in feite betekent dat
het door archivarissen zo verfoeide pertinentie-
beginsel van stal gehaald wordt.
Het drietal is enthousiast over de mogelijkheden
die de nieuwe toegangen aan de archiefgebrui
kers zullen bieden en ze verwachten een flinke
toeloop van bezoekers aan het Algemeen Rijksar
chief. "Met de klassieke inventaris haalt het ARA
jaarlijks zo'n 25.000 bezoekers in huis. De ver
wachting is dat de nieuwe aanpak dat aantal doet
toenemen. De Japan-gids die nu in de maak is,
belooft dat te gaan waarmaken: het ARA maakt
iets waar kennelijk vraag naar is.
De Japanse ambassadeur kwam al drie keer langs,
hoogleraren uit Japan komen op bezoek, de
Kamer van Koophandel van Japan is geïnteres
seerd
Als illustratie van de behoefte naar dergelijke toe
gangen wordt de Hindoestanen-database uit Pa
ramaribo genoemd die kan worden geraadpleegd
in de studiezaal van het Algemeen Rijksarchief.
Hierin zijn zo'n dertigduizend namen ingevoerd
van Hindoestanen die in de vorige eeuw van
uit India naar Suriname kwamen. "Kassucces!
Nieuwe bezoekers." Er zijn al volop ideeën voor
nieuwe toegangen, waarvan een GEO-gids (geo
grafische vindplaatsen) de meest concrete is. En
dromen te over. 3
Max Beekhuis was tot aan het begin van dit jaar hoofd dienstverlening.
Saskia de Graaff is front-office manager bij de afdeling dienstverlening.
Pieter Koenders is vanaf eind 1996 projectleider Japan, maar besteedt
daar nu hooguit één dag per week aan. Is tegenwoordig projectleider
TANAP (Towards A New Age of Partnership),
waar hij de komende vijf, zes jaar mee bezig zal zijn.
De nieuwe algemeen rijksarchivaris van Japan, dhr. Kanji Takaoka
Als onderdeel van zijn eerste missie
buitengaats bracht de nieuwe alge
meen rijksarchivaris van Japan, dhr.
Kanji Takaoka, op 5 februari een
bliksembezoek aan zijn Nederlandse
ambtgenoot, dr. Maarten van Boven.
Met een driekoppige delegatie was
Takaoka een dag te gast op het Alge
meen Rijksarchief. Kennis maken en
vergaren was zijn missie. Vergeleken
met die in Nederland is de positie
van de Japanse archiefdiensten be
scheiden te noemen. Ministeries in
Tokio bepalen zelf of zij hun archie
ven willen overdragen en wat dan
wel precies; overheidsarchieven
raakten dan ook verspreid over het
hele land. Tot de Tweede Wereld
oorlog beschouwden gezagsdragers
archieven zelfs als hun particulier
bezit en de documenten kwamen
terecht in hun familiearchieven. In
slechte tijden verkochten de afstam
melingen ze als oud papier! Maar
ook nu nog is van een gestructu
reerd archiefwezen nog nauwelijks
sprake. De heer Takaoka en zijn
gevolg waren dan ook bijzonder
geïnteresseerd in kwesties van
selectie en verwerving en hadden
daarover een levendige discussie
met drs. Bert de Vries, hoofd
Relaties en Beheer van het ARA.
Daarbij kwamen de klassieke dilem
ma's aan de orde die ook het Pro
ject Invoering Verkorting Over
brengingstermijn (PIVOT) kenmer
ken. Dr. Pieter Koenders gaf een
uitgebreid exposé over de stand van
zaken van het door de regering in
Tokio betaalde Japan-project. Hij
kon al het nodige tonen van het
doel ervan, de vervaardiging van
een digitale onderzoeksgids van alle
archiefbestanden in Nederland met
gegevens over de japans-Nederland-
se betrekkingen sinds 1 600. Dr.
Van Boven schetste de niet altijd
gemakkelijke pas de deux met de de
partementen om het archiefbeheer
voldoende hoog op de aandachts
ladder te krijgen. Nog al te vaak zijn
incidenten waarmee de politiek zich
bemoeit er de oorzaak van dat archieven
een treetje hoger op die ladder komen.
