H Wil ilil
is met van de 19eeeuw
u
Als we Max Beekhuis, Saskia de Graaff en Pieter Koenders van het Algemeen Rijksarchief mogen geloven heeft de ingewikkelde klassieke
inventaris als toegang tot informatie uit het verleden zijn langste tijd gehad. Alle drie zijn zij nauw betrokken bij een project om 'vraaggestuurde
toegangen' te ontwikkelen, een nieuwe vorm van benadering van de bronnen. De eerste resultaten daarvan worden al enige tijd gebruikt. Tijd
voor een interview met deze kwartiermakers voor nieuwsoortige archieftoegangen. Het door archivarissen zo verfoeide pertinentiebeginsel lijkt
een nieuwe kans te krijgen.
De klassieke inventaris, gebaseerd op
gedegen institutionele kennis van de
archiefvormer, is volgens Max Beekhuis
niet het meest geschikte medium om
potentiële klanten aan het archiefonder
zoek te krijgen. "Een inventaris is alleen
maar gemaakt om het depot te beheren,
er is nooit een ontsluiting gemaakt voor
de klant om onderzoek te doen. Voor de
meeste bezoekers is een inventaris dan
ook niet te begrijpen. De bezoeker wordt
er mee opgescheept, hij moet proberen
WA~ihet te doorgronden en maar zien te ach
terhalen waar hij de informatie moet zoe
ken. Als je een dienstverlenend bedrijf
wilt zijn, moet je beginnen met een alter
natief te formuleren en niet de klant dwin
gen jouw depotsystematiek te snappen."
Pieter Koenders is het met die zienswijze
helemaal eens. Als gediplomeerd archiva
ris zegt hij ook zelf soms grote moeite te
hebben met het begrijpen van dit instru
ment: "Er zijn inventarissen waarmee ik
bij vijf, zes collega's moet langsgaan om te
vragen of zij weten hoe die werkt." Je
hoeft je dan geen illusies te maken over
het gebruik daarvan door de doorsnee
archiefbezoeker. "De toegangen halen bij
lange na niet de normen die archivarissen
nastreven" vult Saskia de Graaff aan. "Er is
een groot verschil in kwaliteit. Welke toe
gangen voldoen werkelijk aan de criteria
van een 'klassieke' inventaris? Op het ARA
nog niet eens de helft."
Thematisch gericht
Maar er gloort hoop voor de archiefge
bruiker. In 1997 verscheen bij het Al
gemeen Rijksarchief een nieuw type toe
gang onder de tot de verbeelding spre-
10 Archievenblad
kende titel POP-gids. Bij de ontwikkeling
van deze gids (de letters staan voor Per
sonen Op Papier) vormde niet de institu
tionele geschiedenis van de archiefvor
mer het uitgangspunt, maar stond de
vraag van de klant centraal.Aan dergelijke
toegangen is grote behoefte. Volgens
Beekhuis heeft het archiefwezen de klan
ten zo ongeveer afgericht om vragen te
stellen in termen van bestanden. "Zo heb-"
ben we het ze ook altijd aangeboden.
Maar als je luistert en kijkt, kom je tot de
conclusie dat klanten heel thematisch
gericht vragen: heeft u iets over familie,
plaats, land, historische gebeurtenis. Dat
zijn de meest voorkomende vragen. Wij
proberen een ander type antwoord te ge
ven op die vragen."
Het eerste voorbeeld daarvan is de POP-
gids, een extra toegang op reeds geïnven
tariseerde archieven. Dat betekent dus dat
alleen die informatie in de gids is opgeno
men die in de bestaande inventarissen te
vinden is. De toegevoegde waarde bestaat
uit de mogelijkheid dwars door alle be
staande inventarissen heen te zoeken. Zo
weet je binnen enkele minuten of er in
het Algemeen Rijksarchief archiefstukken
zijn die informatie bevatten over adelbor
sten, ziekentroosters, Japanners, Chinezen
en zelfs over abonnees op het blad Konin
gin en Vaderland.
Toegang op Japan
Op dit moment staat een tweede thema
tisch georiënteerde toegang op stapel:
Maart 1999
de Japan-gids. Hoewel, gids is eigenlijk
niet het goede woord. De nieuwe toegang
is een database waarin tot op het laagste
niveau de vindplaatsen zijn opgenomen
van bronnen die informatie bevatten over
Japan. Niet het eigen depot is het uit
gangspunt, maar alle bewaarplaatsen in
ons land waar archieven zijn te vinden
met betrekking tot de relatie Japan - Ne
derland. De structuur van de database is
geënt op de regels die de Internationale
Archiefraad (ICA) in 1994 heeft geïntrodu
ceerd, ISAD(G).
Koenders meent te weten dat het ARA de
eerste is in de wereld die de regels pro
beert toe te passen. Het is een kostbaar
experiment. En waarom een toegang op
Japan? Behalve dat er internationaal grote
belangstelling bestaat voor dat land (de
toegang is dan ook Engelstalig) heeft het
vooral te maken met geld.Ter herinnering
aan het feit dat vijftig jaar eerder een eind
kwam aan de Tweede Wereldoorlog heeft
de Japanse regering een programma voor
Vrede, Vriendschap en Uitwisseling op
gezet. In dat kader is geld beschikbaar ge
steld voor het project Historical Research
between Japan and the Netherlands. Het
Nederlands Instituut voor Oorlogs-docu-
mentatie (voormalige RIOD) beheert de
gelden en een van de projecten die hier
uit gefinancierd worden, is de Japan-gids
van het ARA.
Cultureel Ondernemerschap
Als het aan Beekhuis ligt, wordt die werk
wijze de leidraad bij de keuze welke the
ma's op deze wijze toegankelijk gemaakt
worden. "Je gaat investeringen doen daar
waar vraag naar is. En wat is een erken
de vraag? Als er voldoende massa is." Het
archiefwezen moet goed in beeld krijgen
waar de kernactiviteiten dienen te liggen.
Hij heeft daar zelf duidelijke ideeën over.
"Om te beginnen moeten archiefdiensten,
zeker de grotere, dichter tegen onder
zoeksvragen van onderzoekscholen gaan
zitten. Aan onderzoeksprogramma's van
universiteiten zit meestal geen geld vast,
maar het is wel relevant om daar een bij
drage aan te leveren. Ondersteuning van
wetenschap en onderwijsprogramma's
moet om niet. Daarnaast is het zaak om
de particuliere vraag te stimuleren: wij
nemen bijvoorbeeld een initiatief en voor
het vervolg moet er geld uit de markt ko
men." Wie een toegang wil krijgen, dient
geld mee te brengen. Dat het niet om klei
ne bedragen gaat blijkt wel als we naar
de kosten van de Japan-gids vragen. "Bij
elkaar zijn daar vier jaar lang twee men
sen mee bezig geweest. Kosten: drie ton."
Voor het archiefwezen wordt het in deze
bedrijfsopvatting steeds belangrijker om
zijn klanten te kennen: het klantbeeld
wordt het criterium voor hetgeen ontslo
ten wordt èn voor de manier waarop dat
gebeurt. De klant krijgt daarmee een in-
strumentarium waardoor zelfservice tot
95% kan worden gerealiseerd. Leidt deze
vorm van cultureel ondernemerschap
niet tot vervlakking? Op die manier wor
den immers archieven alleen dan goed
ontsloten wanneer een voldoende aantal
archiefgebruikers belangstelling heeft
voor een bepaald thema of wanneer een
flinke zak met geld op tafel komt zodat
de 6.000 verschillende archieven die zich
thans in het Algemeen Rijksarchief bevin
den op het gewenste thema gescreend
worden? Beekhuis doet daar niet moeilijk
over. "De functie van een archiefdienst is
om de vraag die in de maatschappij leeft,
te beantwoorden. We moeten uit de
schulp kruipen en niet blijven roepen te
gen de bezoeker: we hebben het nu alle
maal institutioneel ontsloten en nu moet
u het maar zelf opzoeken. Dat is van de
negentiende eeuw." En degene die onder
zoek wil doen naar een onderwerp dat
niet zo in de mode is en geen grote zak
geld heeft? "Die heeft eenvoudig pech."
Pure noodzaak
Toch lijkt de nieuwe weg die is ingesla
gen niet alleen maar een poging om te
voldoen aan de behoeften van de klant.
Volgens De Graaff is het ook pure nood
zaak vanwege de veelheid aan informatie
die het ARA beheert. "Door mobiliteit en
flexibiliteit van de medewerkers van het
Algemeen Rijksarchief wisselt de persone
le bezetting van de studiezaal; geen enke
le medewerker kan zich meer volledig
inwerken en ervaring opbouwen. Een
andere manier van bemiddelen is nood
zaak. Wij moeten bezoekers minder afhan
kelijk maken van de studiezaalmedewer
ker." Beekhuis verduidelijkt dit: "Zeventien
jaar lang is de dienstverlening door drie
mensen bemand, dat is zwaar onder
de maat. Van studiezaalmedewerkers
kan men niet eisen dat zij het antwoord
weten op alle vragen van bezoekers. Zes
duizend toegangen: wie kan daar nog de
weg in vinden? Bovendien zitten de spe
cialisten niet op de studiezaal, maar elders
Maart 1999
Archievenblad 11
Door Charles Jeurgens en Agnes Jonker
welkom scherm
start menu
hoe werkt het
zoek-systeem
glossary
woordenboek
nadere
beschrijving
voorwaarden
voor toegang
scherm
scherm
scherm
scherm
scherm
scherm
hulp en
archief
archief
archief
archief
zoeken en
informatie
bewaarplaats
toegang
vormer
materiaal
raadplegen
beschrijving
geschiedenis
introductie op
thema van gids
Schema van de zoekstructuur
samenvatting
inhoud
-+taal
beeldmateriaal
ordening
structuur
indices en andere
zoekinstrumenten
relaties met ander
archiefmateriaal
koppeling naar
andere blokken
lotgevallen van
het archief
openbaarheid
materiële staat
zoeken
archief
materiaal
l
beperken tot
een periode
op onderwerp
(subject)
op trefwoord
(keyword)
uitbreiden of
beperken actie
vrije tekst
(full text)
zoeken
archief-vormer
zoeken
archief-toegang
zoeken
bewaarplaats
kopie
bestanden
1 De Japanse ambassadeur Tadashi Ikeda bracht op
10 juni 1996 een bezoek aan het ARA.
2 Prentje uit 'De Spectator 1862, nr. 24: Nederlandse
Maagd: "Mijne heeren, weest welkom: na de fransche
vol-au-vent en de engelse plumpudding hebt gij gelijk
hier een kop thee te komen drinken, hier zijt gij thuis"
(uit De Bovenkamer, magazine van het ARA 1998, nr.2)
