NASCHRIFT
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
Archievenblad
EEN ANDERE KIJK OP INFORMATIEVOORZIENING (vervolg van pagina 47)
In Facility Management Magazine van augustus/september 1996 stond een interessant artikel: 'De transformatie van een passieve bedrijfs
bibliotheek naar een actief informatiecentrum; het informatiecentrum wordt ook een facilitair bedrijfsonderdeel'. Daarin wordt o.m. gesteld dat
combinatie met het archief een stap terug zou zijn omdat dit het stoffig karakter van de bedrijfsbibliotheek zou versterken. Daarom wordt er
voor gepleit de bedrijfsbibliotheek los te maken/laten van het archief.
48 Archievenblad
Maart 1999
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA Nieuws
Archievenblad
Maart 1999
Archievenblad 49
Daarvoor worden enkele motieven aan
gedragen:
een archief vergt een heel andere ma
nier van werken, een heel andere instel
ling en kent een heel andere doelstelling.
het archief hoeft ook niet naar buiten
te treden; het concentreert zich enkel
en alleen op registreren en systematisch
bewaren.
het gevaar is dat deze werkcultuur te
snel wordt overgenomen door traditio
neel ingestelde bibliothecarissen
bij hedendaagse bibliotheken draait het
om actuele informatie die de gebruiker
nu nodig heeft; het gaat om een adhoc
behoefte, niet om het opslaan van infor
matie
daarom is het wenselijk bibliotheek en
archief te scheiden.
Op het eerste gezicht lijkt dit misschien
een goede redenering maar bij nadere be
schouwing blijkt dat ze berust op volledig
onjuiste uitgangspunten! De werkwijze
van een archief vergt namelijk helemaal
geen andere wijze van werken.
Primaire doelstelling van de bedrijfsarchi-
varis is acquisitie van de bedrijfseigen do
cumenten die relevantie (kunnen) hebben
voor de bedrijfsvoering. Dat betreft docu
menten die, ongeacht hun verschijnings
vorm, een rol (kunnen) spelen bij
het naleven van de wettelijke bewaarplicht
de handhaving van de rechtspositie
de ondersteuning van bedrijfsactiviteiten
de ondersteuning van beleidsbepaling
de ondersteuning van research en
produkt- en procesdevelopment
public relations activiteiten bij het be
reiken van mijlpalen.
De volgende doelstelling van het archief
is de beschikbare documenten dusdanig
toegankelijk te maken dat daarmee tege
moet wordt gekomen aan de functionele
informatiebehoefte van het totale bedrijf.
Daartoe gebruikt het archief in principe
dezelfde methodiek als een bibliotheek
of informatiecentrum.
De derde doelstelling van het archief is
door het nauwlettend volgen van interne
en externe ontwikkelingen de beschikba
re, relevante informatie/documenten ge
vraagd en ongevraagd beschikbaar te stel
len aan die functionarissen die daarmee in
hun taakuitoefening ondersteund worden.
Dat vergt een werkcultuur die allesbe
halve stoffig is: integendeel, het is een ui
terst dynamisch gebeuren dat direct aan
sluit op de actualiteit! Als we bedenken
dat document flow management en work
flow management ondenkbaar zijn als er
geen duidelijke binding bestaat met een
adequaat functionerend bedrijfsarchief,
wordt ook duidelijk dat binnen modern
geleide bedrijven archieven al lang geen
stoffig imago meer hebben. De indringen
de rol die een goed beheerd bedrijfsar
chief speelt bij het verwerven en behou
den van een ISO 9000-certificaat onder
streept op andere wijze dat bedrijfsar
chieven midden in de actualiteit staan.
Voor archieven bestaat er dan ook geen
enkele reden om bang te zijn dat ze ooit
zullen verdwijnen. Integendeel, in veel
bedrijven is het archief al sinds geruime
tijd als essentiële dienstverlening onder
gebracht in het facilitair management.
Mede als gevolg van het denken in facili
taire termen hebben bedrijfsarchieven
grote veranderingen ondergaan. Archief
vorming gebeurt in toenemende mate
gedecentraliseerd en is geïntegreerd in
de andere activiteiten van de onderschei
den werkplekken. Slechts de niet meer
voor de dagelijkse taakuitvoering beno
digde documenten worden nog fysiek op
een centrale plek bijeengebracht. Op die
centrale plek bestaat middels toepassing
van geautomatiseerde postregistratie- en
dossierbeheerssystemen in computernet
werken inzicht in en, bij gebruik van ge
digitaliseerde documenten, directe toe
gang tot de nog decentraal beheerde do
cumenten. Deze situatie vertoont grote
gelijkenis met de door de bedrijfsbiblio
theek via on line verbindingen met data
banks bereikbare gegevensbestanden.
Uiteraard kent een bedrijfsarchief ook
andere, minder in het oog vallende as
pecten en activiteiten. Op de eerste plaats
is dat het zorgen voor een doelmatig be-
waarbeleid dat zeker stelt dat de met het
bewaren van de verzamelde documen
ten gepaard gaande kosten tot een be
drijfseconomisch verantwoord niveau be
perkt blijven. Daarbij wordt niet alleen
gekeken naar de wettelijke bewaarver-
plichtingen en de actuele informatiebe
hoefte, maar wordt zoveel mogelijk ook
rekening gehouden met toekomstige in
formatiebehoeften
Vanuit facilitair standpunt bezien is een
combinatie van bedrijfsbibliotheek en be
drijfsarchief tot bedrijfsinformatiecen
trum zeer wenselijk.
Daarvoor zijn meerdere motieven aan te
geven:
archief en bibliotheek vergen kennis en
kunde die grotendeels hetzelfde zijn:
kennis van de functionele informatiebe
hoefte, kennis en kunde op het gebied van
ordenings- en ontsluitingsmethodieken.
I
Dat er daarnaast duidelijke verschillen
zijn is ook duidelijk:
de bibliothecaris moet beschikken over
externe bromienkennis terwijl de archiva
ris juist de interne bronnen moet kennen;
de bibliothecaris moet zijn acquisitie
activiteiten in financieel opzicht confor
meren aan het aanschafbeleid; de archiva
ris moet zich conformeren aan het be-
waarbeleid;
de archivaris moet een fysieke ordening
realiseren die er toe bijdraagt dat het se
lecteren van te vernietigen documenten
met een minimum aan kosten kan wor
den uitgevoerd; voor de bibliothecaris
bestaat die noodzaak in het geheel niet;
beiden bedienen dezelfde markt: mede
werkers die in hun taakuitoefening moe
ten worden ondersteund met documen
taire informatie.
van medewerkers die voor hun taakuit
voering behoefte hebben aan informa
tie kan en mag niet verwacht worden
dat zij beschikken over bronnenkennis;
het is hen om het even door wie zij van
de benodigde informatie voorzien wor
den; zij zijn er dus bij gebaat al hun vra
gen om informatie op één plaats te
kunnen stellen.
combinatie van bedrijfseigen en externe
kennis in één informatiecentrum zal er
toe leiden dat steeds volledige informa
tieverstrekking plaats vindt.
combinatie van archief en bibliotheek
in één bedrijfsonderdeel zal het inzicht
in de totale met informatievoorziening
gemoeide kosten voor het facilitair ma
nagement sterk vereenvoudigen.
Samenwerking tussen bibliotheek en
automatisering is niet meer of minder
gewenst dan samenwerking tussen ar
chief en automatisering. Samenwerking
tussen automatisering en een informatie
centrum waarin zowel archief als biblio
theek zijn ondergebracht zal, gelet op de
grote overeenkomsten tussen doel en
werkwijze van archief en bibliotheek, vrij
zeker leiden tot besparingen door ontwik
keling en gebruik van gemeenschappelij
ke programmatuur.
Resumerend stel ik dat een organisatie
gebaat is bij de samenvoeging van archief
en bibliotheek tot één informatiecentrum
dat optimaal wordt ondersteund door au
tomatisering.
Dat zou gestalte kunnen krijgen in een
informatie-centrum met
één front office dat zich richt op beant
woording van alle vragen om informatie
en waar informatiebemiddelaars hun
werkplek vinden
een drieledig back office, omvattend:
het bedrijfsarchief als verzamelplaats
voor bedrijfseigen documenten waar
de traditioneel ingestelde archiefbeheer
der zijn werkplek heeft
de bedrijfsbibliotheek als verzamelplaats
voor externe documenten waar de tradi
tioneel ingestelde bibliothecaris zijn werk
verricht
een gezamenlijk ontsluitingsapparaat
dat de informatie, ongeacht bron of ver
blijfjplaats, bereikbaar maakt en waar spe
cialisten uit beide disciplines werken.
Door de samenwerking van deze geledin
gen binnen dat ene informatie-centrum
kan bereikt worden dat zonder wezenlij
ke kostenverhoging het tegemoet komen
aan de functionele informatiebehoefte
wordt verbeterd.
Gelet op de kennelijke verschillen van op
vatting tussen bibliothecarissen en be
drijfsarchivarissen over hun toekomstige
positie binnen de organisatie, dient den
ken over en komen tot de meest doelmati
ge organisatie van de documentaire in
formatievoorziening voor facility mana
gers een grote uitdaging te vormen.
Bovenstaand artikel werd geschre
ven als reactie op een artikel in FMM.
Daardoor is het in bepaalde opzich
ten oppervlakkig want het richtte
zich niet tot (bedrijfs)archivarissen
of DIV'ers maar tot facility mana
gers. Evenmin is het een volledige
weergave van mijn opvattingen op
dit gebied.
Opmerkenswaard is dat de visie
zoals ik die in bovenstaand artikel
heb verwoord inmiddels volledig
lijkt te sporen met de recente ont
wikkelingen van de opleidingen. In
ECABO-verband, waar wij als NVBA
samen met de SOD de 'archiefpoot'
vertegenwoordigen, is denken in ter
men van aparte opleidingen voor
bibliotheek en archief net zo onge
wenst als schuttingtaai. Frappant is
dat de daar ook aanwezige vertegen
woordiging van de bibliotheek- en
documentatiesector zich geheel con
formeert aan het idee van één all
round opleiding voor documentaire
informatieverzorging!
Ben Schmitz
