Tien vragen over
de Koepel
6
7
Wat is de koepel?
Een samenwerkingsver
band tussen bestaande
organisaties en instel
lingen in het archiefveld
die hun eigen autono
mie en identiteit
behouden.
Door Richard Hermans en Joyce Pennings
Al meer dan een jaar overleggen diverse archieforganisades en
-instellingen om tot een samenwerkingsverband in de vorm
van een Koepelorganisatie te komen. Nu de besluitvorming in
een eindfase is beland, was het niet alleen tijd voor een
interview met Eric Fischer (zie hiervoor), maar ook om een en
ander nog eens op een rij te zetten. Tien vragen over de
Koepel dus.
Waarom wordt de koepel
in het leven geroepen?
Binnen het Neder
landse archief- en
documentatiewezen
groeit het besef dat
het bijhouden van,
reageren op en initiëren
van vaktechnische en
beleidsmatige ontwikkelin
gen vaak het draagvlak van de
afzonderlijke organisaties te
boven gaat. Bij zaken die het gehele
archief- en documentatiewezen aangaan
kan meer samenhangend en slagvaardig
worden opgetreden. Daar komt nog
bij dat het ministerie van OC W
er naar streeft om op de verschil
lende terreinen van het cultureel
erfgoed met koepelorganisaties als
aanspreekpunt voor overleg en
beleidsontwikkeling te werken. De
museumwereld in Nederland kent
al een dergelijke koepelorganisatie:
de Nederlandse Museum Vereni
ging-
Wanneer en bij wie is het idee voor een
koepel geboren?
Tegen de hierboven geschetste achtergrond namen het
ministerie van OC W en de KVAN het initiatief om een
verkennend onderzoek uit te laten voeren naar de mogelijk
heden van de vorming van een Archiefkoepel. In april 1997
werden de resultaten van dit onderzoek gepresenteerd. De
belangrijkste conclusie was dat er bij betrokkenen een vrij
algemeen gevoelde behoefte aan een koepelorganisatie voor
het archief- en documentatiewezen bestaat ten behoeve van
het bundelen van de krachten. In december 1997
ondertekende een aantal betrokken organisaties een inten
tieverklaring, waarin zij zich verplichten zich te zullen
inspannen voor de realisatie van een dergelijke koepel.
Januari 1998 kon een projectgroep van start gaan met
daarin de Archiefschool, CANnet, KALO, KVAN, LOPAI,
NVBA, RAD en SOD.
Wat zijn de doelstellingen van de koepel?
De primaire doelstelling van de koepel is het initiëren en
organiseren van samen
werking tussen de
afzonderlijke deelne
mende organisaties. De
koepel vervult in
essentie drie functies:
Als forum voor
samenwerking:
organiseren van
samenwerking op
het gebied van vak
inhoudelijke en tech
nische onderwerpen
die voor deelnemers
bruikbare concrete
produkten en diensten
leiden. Als voorbeelden
voor moge-lijke activitei
ten zijn binnen de project
groep het ontwikkelen van een
bezoekerspas, het ontwikkelen c.q.
beheren van een archiefbeheerssys
teem en overige programmatuur en
gezamenlijke onderwijsactiviteiten
ter sprake geopperd.
Voor belangenbehartiging, lobby
en PR: organiseren van overleg,
standpuntbepaling en in het
verlengde daarvan het optreden als
aanspreekpunt, gesprekspartner en
vertolker van de belangen van de
archiefwereld (of delen daarvan) in
het geheel van het cultureel
erfgoed. Als voorbeelden hiervan
zijn binnen de projectgroep onder
werpen genoemd als bestuurlijke
samenwerking tussen archieven en
de beleidsvoorbereiding van de Cultuurnota 2001-2004.
Wat betreft dienstverlening: zorgen voor gezamenlijke
voorzieningen op het gebied van de facilitaire dienstverle
ning. Hiertoe komen bijvoorbeeld activiteiten in aanmer
king als het ontwikkelen en onderhouden van informatiema
teriaal/website, het beheren van een databank archiefwezen
en het uitgeven van een blad en publicaties. Met name de
eerste twee functies beschouwt de projectgroep als kritische
succesfactoren in het realiseren van meerwaarde van de
koepel voor de deelnemers. De laatste functie is belangrijk,
maar niet essentieel voor het bestaansrecht van de koepel.
Wie kunnen er deelnemen aan de koepel?
De projectgroep heeft gekozen voor toelating van vertegen
woordigende organisaties en instellingen in brede zin,
waaronder ook, naast de deelnemers in de projectgroep, niet
direct betrokken belanghebbenden zoals VNG, IPO en het
ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Ook individuele organisaties die collecties en/of archieven
beheren dan wel vormen of die betrokken zijn bij de bevor
dering van de belangen of de kwaliteit van het beroep en de
beroepsuitoefening kunnen zich aansluiten.
Over het uitgangspunt dat individuele diensten kunnen
toetreden tot de koepel heeft de projectgroep uitgebreid
gediscussieerd. De standpuntbepaling lijkt tot op heden nog
niet eenduidig. Zo geeft de RAD de voorkeur aan deelname
van individuele archief- en collectiebeherende instellingen in
plaats van vertegenwoordigende organisaties vanwege het
belang van samenwerking en contact op het operationele en
regionale niveau. Deze opvatting wordt gedeeld door de
KALO. Ook daar denkt men aan lidmaatschap van de koepel
door individuele archiefdiensten. Dat betekent wel dat het
'klassieke' archiefwezen sterk vertegenwoordigd zal zijn.
Voor het LOPAI is het moeilijk te verteren dat niet archief-
of collectiebeherende instellingen zouden afvallen. Ook de
KVAN heeft hierbij vraagtekens geplaatst, waarbij
overigens bedacht moet worden dat de
KVAN een belangenvereniging is van
individuele archivarissen, die er op
persoonlijke titel lid van zijn.
Wanneer gaat de koepel daadwer
kelijk van start?
Het is de bedoeling dat de
koepel 1 januari 1999
operationeel zal zijn en
wordt opgezet volgens
een groeimodel. Dat wil
zeggen dat de intensiteit
van de samenwerking en
de aard en de omvang van
de activiteiten in eerste
instantie redelijk beperkt
worden gehouden. Na circa
twee jaar zal het functioneren
van de koepel worden geëva
lueerd. Dan is het ook het moment
om te besluiten welke nadere en
definitieve invulling en opzet van de koepel
nodig is. Uiteraard speelt de onder het punt 'deelnemers'
genoemde problematiek hierbij een belangrijke rol. Het is de
vraag of de koepel meer zal zijn dan de grootste gemeen
schappelijke deler, en of men in staat zal zijn de diversiteit
aan standpunten te bundelen.'
Hoe ziet de organisatie van de koepel er straks uit?
In verband met de groeimodel gedachte valt de keuze in de
beginfase op de stichtingsvorm met als voornaamste doel
stelling de oprichting en de uitbouw van de koepel. Hij zal
bestaan uit een bestuur en een bureau. Deelnemende
organisaties en instellingen zijn vertegenwoordigd in het
bestuur, het hoogste besluitvormende orgaan van de koepel.
Het is de bedoeling dat bij de aanvang van de koepel alle
deelnemers van de projectgroep een bestuurszetel gaan
vervullen. De RAD heeft te kennen gegeven zich als advise
rend lid bij het bestuur aan te sluiten. Ter ondersteuning en
Kortom, de start van de koepel is nog omgeven met veel
vraagtekens en open einden. Er is twee jaar de tijd om te
bezien of daadwerkelijk een organisatorisch vernieuwing
in het archiefwezen kan worden gerealiseerd.
uitvoering van de activiteiten wordt er een krachtig,
slagvaardig en kwalitatief hoogwaardig koepelbureau
ingericht, om in de termen van de projectgroep te blijven.
In het beginstadium zal dit bureau bestaan uit een parttime
directeur, een fulltime office manager en een fulltime
bureaumedewerker.
Hoe worden de activiteiten van de koepel gefinancierd?
De koepel opereert in essentie als een project-organisatie. Hij
initieert en definieert de projecten, maar de uitvoering
daarvan zal telkens afhankelijk zijn van het draagvlak voor
het bewuste project onder de deelnemers. Deze stellen de
financiële en personele middelen ter beschikking.
Voor de KVAN is het nog niet duidelijk welke de gevolgen
de activiteiten van de koepel zullen zijn voor de financiering
van de KVAN. Als beroepsvereniging ontvangt zij subsidie
van het ministerie om een aantal taken te verrichten.
Worden er taken van de KVAN naar de
koepel overgeheveld, dan zijn er goede
afspraken met de koepel en het
ministerie over de verdeling van
de gelden nodig. Voor de
KVAN kan dit betekenen
dat het totale bedrag aan te
ontvangen subsidies
afneemt. En dat kan
gevolgen hebben voor het
functioneren van de
KVAN
Gaat de KVAN straks op in
de koepel?
In beginsel stelt de KVAN
zich positief op tegenover
het eventueel overhevelen
van taken dan wel het uitvoe
ren ervan in overleg met de
koepel. Zo ver is het echter nog niet.
Om te beginnen zullen de leden van de
KVAN in een extra vergadering hun fiat
moeten geven aan de toetreding van de KVAN. Het is
dan ook de vraag welke voorstellen het bestuur aan de leden
zal doen.
Fungeert de koepel namens het veld straks als adviesorgaan aan de
minister?
Dit is nog onduidelijk. Het ministerie heeft hier in ieder
geval problemen mee, met name vanwege de dubbele positie
van de RAD als agentschap van het ministerie en als
deelnemer aan de koepel.
102/10 DECEMBER 1998
