k
Restauratie-Atelier
Helmond B.V.
Nieuws
Ibbkkeeper
Door middel van de beproefde
voor restauratie en conservering van
papier, leer en perkament
Boeken, in leer en perkament
Charters en zegels
Prenten en tekeningen
Kaarten en affiches
Massaconservering
Vrijblijvende offertes
Vacuüm-vriesdrogen
ondersteuning bij calamiteiten
24 uur bereikbaar bij brand- en waterschade
06-575.896.31
Panovenweq 40. 5708 HR HELMOND (NU
Tel: 0492 - 55 39 90 Fax: 0492 - 55 24 42
30
Beheersregels bij de rijksoverheid
Gemeentelijke selectielijst
B ewaartermijnen personeelsdossiers
31
Carel, Baron van der Borch van
Verwolde, naar Arnhem en wordt daar
ook thans nog bewaard. Deze Allard
Philip Reinier Carel was niet de minste
van de Van der Borchs. Eigenlijk zou
er, gezien de betekenis die hij gehad
heeft, een biografie van hem moeten
komen, vindt zijn nazaat. Zo was hij
onder meer lid van het departementaal
bestuur van Gelderland, hoofdschout
van Lochem, gecommitteerde naar de
Staten-Generaal en staatsraad. Die
biografie kan echter niet geschreven
worden, want het archief is nog
volledig ongeordend. Ze hebben er in
Arnhem in al die 76 jaar, dat zij het
beheren, nooit iets aan gedaan. Zéér
afkeurenswaardig! Daarom beheert de
huidige baron 'zijn' huisarchief
voorlopig nog maar zelf, ofschoon hij
zonder meer erkent dat het gevaar
voor bijvoorbeeld brand in het kasteel
vele malen groter is dan in het depot
van het Rijksarchief. Temperatuur en
luchtvochtigheid zijn wel in orde:
"vochtig is het hier nooit" volgens de
baron. En inderdaad, terwijl het
buiten pijpestelen regent en aarde en
lucht doordrenkt zijn van het nat,
wijst de hygrometer naast de archief
kast 55% relatieve luchtvochtigheid
aan en staat de thermometer op
ongeveer 19 graden. Och, misschien
wil hij nog wel eens overwegen het
archief naar Arnhem te brengen,
maar dan moeten ze daar wel eerst
de stukken van zijn voorvader
inventariseren!
ARCHIEVEN MA mm CONSERVERING
NIEUW IN EUROPA - NIEUW IN NEDERLAND - NIEUW IN HEERHUGOWAARD
Uw waardevolle bezittingen behoeden voor verder verval
Archimascon B.V voor massa-ontzuring van boeken, archiefmateriaal,
kranten, posters, kaarten, prenten, tekeningen etc.
Éh E
PRESERVATION TECHNOLOGIES, LP.
methode
Vraag vrijblijvend offerte aan
Archimascon B.V.
Verkoop en administratie:
Industrieweg 130 - Postbus 11001 - 3004 EA Rotterdam
tel: 010-4460630 fax: 010 4153850
Productie:
Middenweg 576a - 1704 BR Heerhugowaard
tel: 072-5725064 fax:072-5741741
Tevens uw adres voor
Vriesdrogen van nat geworden papier
(zeer grote invriescapaciteit en opslag onder 0° C beschikbaar)
Bookkeeper ontzuringsspray in spuitbussen
Bookkeeper ontzuringsspraysystemen
Deze zomer verscheen het Deelrapport 1 van de Rijksarchief
inspectie dat de Anhiefbeheersregels bij de Rijksoverheid. Inven
tarisatie' behandelt. Voor de geïntereseerden een beknopte
samenvatting van dit deel.
Tot 1 januari 1996 gold het Besluit algemene secretarie
aangelegenheden rijksadministratie (KB ASA7R) als
beheersreglement voor de rijksoverheid. Bij de inwerkingtre
ding van de Archiefwet 1995 werd dit besluit echter inge
trokken. Vanaf dat moment waren de zorgdragers (genoemd
in de artikelen 23, eerste lid, en 41, eerste lid, van de
Archiefwet 1995) verplicht zelf regels voor het beheer van
hun archiefbescheiden vast te stellen. Een verplichting die
elke zorgdrager de mogelijkheid biedt de beheersregels
geheel naar eigen inzicht in te richten en toe te snijden op de
specifieke situatie binnen de eigen organisatie. Of dat nu een
College, een departement of een zelfstandig bestuursorgaan
is. Het Archiefbesluit 1995 schrijft niet voor hoe deze
beheersregels eruit moeten zien. Vorm en inhoud zijn in
principe vrij.
Bij lagere overheden is het gebruikelijk bij het opstellen van
beheersregels uit te gaan van een modelregeling. Op rijks
niveau is een dergelijk model echter niet beschikbaar. De
rijksarchiefinspectie onderzoekt thans in fasen in hoeverre
zorgdragers aan de verplichting tot het opstellen van be
heersregels hebben voldaan en wat de kwaliteit en de
effectiviteit ervan is. Allereerst is bekeken of zorgdragers
beschikken over beheersregels ex artikel 14 van het Archief-
besluit 1995 of, indien dat niet het geval is, over oudere
beheersregels. Afgelopen zomer verscheen het eerste deelon
derzoek. Het rapport behandelt de Hoge Colleges van Staat,
het Kabinet van de Koningin en de departementen. Een
tweede deelonderzoek, dat de situatie bij de zelfstandige
bestuursorganen behandelt, is naar verwachting eind 1998
afgerond.
Uit het rapport blijkt dat de onderzochte Hoge Colleges van
Staat en het Kabinet der Koningin niet beschikken over
beheersregels ex artikel 14. De Tweede Kamer, de Raad van
State en het Kabinet der Koningin zijn hier wel mee bezig.
De Nationale Ombudsman vindt zijn archiefsysteem te
eenvoudig om daar beheersregels voor te formuleren, maar
zal dat in de toekomst opnieuw overwegen. Bij de Algemene
Rekenkamer ontbreken beheersregels en zijn ze ook niet in
de maak. Bij de departementen is het beeld gunstiger, met
uitzondering van het ministerie van Algemene Zaken
waarover de rijksarchiefinspectie tot dusverre in het geheel
geen informatie heeft verkregen. Vrijwel alle departementen
beschikken over beheersregels, zij het niet in alle gevallen op
grond van de nieuwe wet. Actualisering of het ontwerpen
van beheersregels ex artikel 14 staan wel op het programma.
Hoewel de reikwijdte van de beheersregels meestal expliciet
is aangegeven, heeft de rijksarchiefinspectie de indruk dat
diensten en agentschappen niet altijd op de hoogte zijn van
het feit dat beheersregels ook gelden voor hun organisatie
(onderdeel). In het geplande vervolgonderzoek zal daar
aandacht aan worden besteed.
De vaststelling van de nieuwe gemeentelijke selectielijst is in
het eindstadium gekomen. Voorjaar '98 is hij nog eens op de
onderdelen bevolking en burgerzaken geheel gereviseerd zodat
de definitieve lijst onlangs aan de VGN kon worden aangebod
en. Het is de bedoeling dat de minister van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties hem nog dit jaar krijgt en hij
begin 1999 ter inzage zal liggen. Over het toekomstig
onderhoud van de lijst wordt nog overlegd. In het voorjaar zal
ook het Archievenblad hier nader aandacht aan besteden.
Van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP) kwam
onlangs het bericht dat bij het omzetten van de onder de
ABP-wet opgebouwde aanspraken naar gelijkwaardige aan
spraken onder het Pensioenreglement voor zo'n honderddui
zend gevallen onvolkomenheden aan het licht zijn gekomen.
Om een overzicht te krijgen van de opgebouwde aanspraken
van deze personen is het ABP dus nog steeds aangewezen op
gegevens van de werkgevers. Volgens eerdere berichten zou
den met ingang van 1998 personeeldossiers van vertrokken
personeel 10 jaar na ontslag worden vernietigd. Omdat de
personeels- en salarisgegevens van belang zijn voor de vast
stelling van het ambtenaarschap dan wel deelnemerschap
van het ABT verzoekt het ABP de bewaartermijn van 75
jaar na geboorte te handhaven. Als de verzekeringsadmini
stratie eenmaal op orde is, zal het ABP dit verzoek herzien.
Het fonds streeft er naar om eind 1998 het aantal nog te
verwerken kwesties tot 75.000 teruggebracht te hebben.
Derk-Jan Prins
102/10 DECEMBER 1998
