Niemand
heeft de
ultieme oplossing
Buren
m
Het is moeilijker de regering te overtuigen om de
oudere documenten te fotograferendan ze te
overtuigen om iets aan de digitale bestanden te doen
Door Elio Pelzers
14
13
IJstands' rijksarchivaris over archieven en informatietechnologie
Directeur Olafur Asgeirsson van de IJslandse Rijksarchiefdienst is zeer ingenomen met het centrale archiefbestuur
in zijn land en de vooruitziende blik van de wetgever. In hoeverre dit hem helpt bij het oplossen van het vraagstuk
van de informatisering waarmee zijn dienst wordt geconfronteerd, is nog maar de vraag. Ook Asgeirsson beseft dat
hij de ultieme oplossing niet in huis heeft. "We moeten accepteren dat veel gegevens verloren (zullen) gaan."
IJsland is drie keer zo groot als Nederland, maar er wonen
slechts 260.000 IJslanders in een land dat voor bijna vier
vijfde deel onbewoonbaar is. Je kunt er uren door arctische
woestijnen en over vulkanische spoelzandvlakten rijden
zonder een sterveling tegen te komen. Alleen de stilte. Soms
komt er een auto voorbijgereden en er is een grote kans dat
één van de inzittenden op dat moment een mobiele telefoon
gebruikt. Communicatie en informatie zijn centrale begrip
pen in het moderne IJsland. Het IJslandse archiefwezen
speelt daar een deuntje in mee.
Sterk gecentraliseerd
De Rijksarchiefdienst van IJsland beschikt over vergaande
ambtelijke bevoegdheden op het gebied van archiefbeheer
van de centrale overheid én de lokale overheden (zie Od
1996, 51/54). De districtsarchieven, waaraan gemeenten en
plaatselijke gemeenschappen hun archieven overdragen,
staan onder supervisie van de Rijksarchiefdienst. Ook heeft
de dienst grote invloed op de lopende administraties van alle
overheidsinstellingen. Volgens Asgeirsson, die aan het hoofd
staat van de voor Nederlandse begrippen sterk gecentrali
seerde archieforganisatie, is het archiefwezen uit een dal
omhoog geklommen: "Na een stagnatie van zo'n vijftig a
zestig jaar zagen we ons geplaatst voor de enorme uitdaging
Enkele gegevens over de IJslandse Rijksarchiefdienst Thjódskjalosafn /stands)
Oprichting: J882
Actieradius: centrale en lokale (semi-)overheidsorganen
Vestiging: Reykjavik
Omvang archieven; 32 km1
Depotruimte: 50 km1
Aantal medewerkers: 22
Aantal bezoeken: circa 6300 per jaar
Eerste archiefwet: 1915
Meest recente archiefwet: 1985
Oudste stuk: een inventaris van de kerk van Reykhoit circa 1180
Bijzonderheden: alie IJslandse ■documenten van voor 1570 zijn gedrukt.
om er weer bovenop te komen en ons aan te passen aan
moderne tijden". In twaalf jaar kwam er 20 km' archief bij.
De archiefachterstand van sommige overheidsinstellingen
was opgelopen tot bescheiden uit 18e en 19e eeuw. De
gebrekkige eigen huisvesting bleek één van de belangrijkste
problemen die het rijksarchief op zijn weg vond. De renova-
Directeur van de IJslandse Rijksarchiefdienst, Olafur Asgeirsson
tie is thans in volle gang. Een andere cruciale kwestie die
Asgeirsson noemt, is de conservering en toegankelijkheid
van digitale archieven: "That's one of the biggest problems."
Regering wil wel
Omstreeks 1950 gebruikten ze in IJsland voor het eerst
IBM-ponskaartsystemen; de eerste door computers geprodu
ceerde bestanden dateren van rond 1965. Ook nu beheert
het rijksarchief nog geen omvangrijke digitale archieven,
maar de komst daarvan is slechts een kwestie van tijd. Wel
zegt Asgeirsson dat sommige bedrijfsarchieven in het
rijksarchief enige digitale gegevens bevatten. "Het publiek
kan de geacquireerde computerbestanden waarschijnlijk niet
raadplegen in de studiezaal. Dat komt niet door het oude
IJslandse Rijksarchiefdienst: na renovatie plaats voor 20 km extra archief.
probleem van verschillende types computer. Het betreffende
computercentrum gebruikte een grote mainframe, waarbij ze
het besturingssysteem wel drie keer per jaar veranderden."
Het zoeken naar oplossingen voor het conserveren en
toegankelijk maken van digitale bestanden is in IJsland al
een tijdje aan de gang; de Archiefwet van 1985 strekt zich
ook uit tot de digitale documenten. Een optie die uit
internationaal overleg, onder meer met de Scandinavische
landen, in het begin van de jaren negentig naar voren kwam,
is het standaardiseren van de informatiedragers. Asgeirsson
erkent dat dit idee nu ruim achterhaald is: "Dat lukt ons
niet. Het zou de mooiste oplossing zijn geweest". Tot voor
kort was het uitdraaien van digitale gegevens op papier
eigenlijk het enige antwoord dat men had. Asgeirsson
onderkent de bezwaren die hier aan kleven. De authenticiteit
is niet altijd gegarandeerd. "De databases en dergelijke van
bijvoorbeeld het Bureau voor Statistiek, het ministerie van
Financiën en grote banken kunnen niet op papier worden
uitgedraaid". Inmiddels is, vooral door de automatiseringsex
plosie bij de overheid, het besef gegroeid dat er afzonderlijke
regels voor het beheer van computerbestanden nodig zijn.
Recentelijk vond er overleg plaats tussen Asgeirsson,
vertegenwoordigers van de regering en het ministerie van
Onderwijs over de overbrenging van semi-statische archieven
en het beheer van lopende bestanden. Hij is erg optimistisch
over de mogelijkheid om de bestuurders en politici te over
tuigen van de noodzaak om iets te doen aan het probleem
van het bewaren van digitale archieven: "Dit land beleeft een
technologische rage. Iedereen interesseert zich voor techno
logie en koopt de modernste computers. Iedereen weet
overal alles vanaf. Het is moeilijker de regering te overtuigen
om de oudere documenten te fotograferen, dan ze te over
tuigen om iets aan de digitale bestanden te doen. Ze gebrui
ken zelf de computer en willen dat hun eigen gegevens bijna
volledig bewaard blijven." De betrokken partijen proberen
het probleem op diverse manieren aan te pakken. Binnen
kort zijn de eerste voorstellen klaar. "We zoeken uit of de
overdracht volgens zekere standaarden kan verlopen. We
willen daar regels voor opstellen. Misschien kunnen de
gegevens worden geconverteerd naar een systeem dat toe
gankelijk is voor de gebruiker. Ik weet niet of dat mogelijk
is. Het is handig als de rijksadministratie hetzelfde systeem
zou gebruiken, dan kunnen we computers met elkaar ver
binden." Asgeirsson verwerpt het idee dat digitale archieven
apart bewaard zouden moeten worden, buiten de Rijksar
chiefdienst bij andere instellingen. "Degenen die dat beden
ken zijn buitenstaanders en ze weten waarschijnlijk niet hoe
archieven in elkaar steken." De rijksarchivaris gaat een stap
verder. Hij wil eerder greep krijgen op de digitale archief
vorming bij de overheid. "Het is geen goed idee dat instel
lingen pas na dertig jaar (de wettelijke overbrengingstermijn
van archiefbescheiden) hun digitale archieven moeten over
brengen. Het beheren van papieren bescheiden gedurende
die tijd lukt ze min of meer wel. Maar het beheren en be
waren van digitale bestanden gebeurt op vele verschillende
manieren." Asgeirsson vindt dat het overdragen van com
puterbestanden beter al na vijf of tien jaar kan plaats
vinden. De rijksarchivaris, die dit als één van de mogelijke
oplossingen voor het probleem van de digitale duurzaamheid
ziet, is er van overtuigd dat het vervroegen van de overbren
gingsverplichting een goed beheer van digitale archieven be
vordert. Asgeirsson gelooft niet dat iemand de ultieme op
lossing heeft. "We
hebben met bijna
iedereen contact ge
zocht. Het is mij het
beste bevallen om
hierover met degenen
te praten die over het
geld en de technologie beschikken, de Amerikanen, maar die
hebben precies hetzelfde probleem. Ze bewaren een hoop
tapes, maar ze weten niet wat ze ermee aan moeten." Vol
gens de IJslandse rijksarchivaris moeten we eenvoudigweg
accepteren dat veel gegevens verloren zullen gaan.
Grote databank van de natie
De IJslandse regering wil het gebruik van informatietechno
logie op de scholen sterk stimuleren. Het buitengewoon
ambitieuze beleidsplan van het ministerie van Onderwijs en
Cultuur over 1996/1999 legt onder meer de nadruk op het
trainen van studenten en leraren in het gebruik van informa
tietechnologie en het opsporen en beoordelen van informatie.
Verder zijn er enkele kernscholen voor informatietechnologie
aangewezen. Deze scholen dienen als een soort ICT-labora-
toriums waar leerlingen gespecialiseerde kennis en ervaring
in het gebruik van informatietechnologie opdoen. IJslandse
scholen zijn in vergelijking met scholen in de buurlanden
vaker aangesloten op computernetwerken. Welke rol speelt
de Rijksarchiefdienst hierbij? "We spelen geen prominente
rol in de ontwikkeling van deze plannen", geeft Asgeirsson
102/8 oktober 1998
