a
32
33
belang van onderzoek in het vaandel
draagt, veronderstellingen over
toekomstige onderzoeksinteresse zijn
met vraagtekens en subjectiviteit
omgeven. Vandaar dat vaak de
voorkeur wordt gegeven aan integrale
vernietiging boven subjectieve selectie.
Persoonlijk vind ik dat een misplaatst
principieel standpunt, want eigentijdse
waardeoordelen vormen een hanteer
baar uitgangspunt voor selectie.
Waarom zou er niet vanuit de huidige
vormen van historisch onderzoek een
objectivering gemaakt kunnen worden
die de toekomstige gebruikswaarde
van de archieven in ieder geval
verhoogt? Natuurlijk kunnen thema's
niet al te nadrukkelijk over de bestan
den heen geschoven worden, want
historisch onderzoek is tijdgebonden in
zijn thema's en de overheersende
benaderingswijze (sociaal-economisch,
juridisch, institutioneel enz.). Daar
naast moet er wel lijn zitten in de
aanvullende selectiecriteria, en historici
(zoals Faber en Buytendijk in hun
artikel) moeten niet aankomen met
voorstellen zoals het meewegen van de
'raadselachtigheid' van strafdossiers.
De drie eerdergenoemde criteria van
Klep blijken echter goed hanteerbaar
te zijn bij het analyseren van de
informatiewaarde van massabestanden,
Gedeelte van een massabestand: zo treft men de te
bewerken archieven veelal aan (foto: Gemeente
archief Amsterdam)
zoals in de KVAN-uitgave te lezen
valt. Naar goed archivistisch gebruik
worden eerst de taken en structuur van
de archiefvormer geanalyseerd en
wordt vervolgens de structuur van het
bestand onder de loep genomen. Die
laatste analyse levert een onderverde
ling op in subbestanden, gebaseerd op
belangrijke veranderingen in de
taakuitvoering. Het belang van de
informatiewaarde bepaalt daarna voor
ieder subbestand de wenselijke
representativiteit van de reductie en de
daarvoor te kiezen methoden. Zijn de
deelbestanden te klein voor een
representatieve selectie, dan is integra
le bewaring raadzaam. Een onderver
deling van massabestanden hoeft
trouwens niet uitsluitend te berusten
op de dossiers zelf, maar kan mede
gebaseerd worden op samenhangende
perioden van maatschappelijke
ontwikkeling, zoals de naoorlogse
wederopbouw, de snelle groei van de
jaren zestig, de sociale vernieuwing
van de jaren zeventig en de Europeani
sering van het afgelopen decennium.
Clustersteekproef
Een goed getrokken steekproef heeft
genoeg aan een bepaald aantal stuks
om representatief te zijn, ongeacht de
omvang van het volledige bestand (de
populatie). Een voor 95% nauwkeurige
representativiteit met een foutmarge
van 5% wordt bereikt bij een steek
proef van 1537 willekeurige dossiers.
De statisticus Boonstra voegt daaraan
toe dat na analyse van het bestand een
aantal van 384 volstaat voor dezelfde
nauwkeurigheid en betrouwbaarheid.
Het enige probleem is dat de statistiek
ervan uitgaat dat de elementen in de
populatie onafhankelijk van elkaar
zijn, terwijl de dossiers in massabe
standen vaak onderling gerelateerd
zijn. Die complicatie kan ondervangen
worden door via een clustersteekproef
een samenhangende groep dossiers te
bewaren.3
Reductie aan de hand van een vast
percentage is in ieder geval niet
handig, want zoals Knotter laat zien
kan die leiden tot een geweldige
jaarlijkse toename van de bewaarde
omvang zonder dat de representati
viteit wezenlijk groter wordt. Het
enige dat met een grotere steekproef
wel toeneemt, is het aantal bijzondere
gevallen. Maar voor de selectie van
'bijzondere' dossiers valt bijna geen
algemeen toepasbaar criterium te
bepalen, en daarom kan het denk ik als
achterhaald beschouwd worden.
Puntje bij paaltje
Een ruimere selectie is dus in principe
realiseerbaar. Maar het is raadzaam om
de benodigde tijd en pecunia alleen te
spenderen aan de meest informatierijke
bestanden, want voor ieder archiefstuk
is wel een geïnteresseerde te vinden.
De genealogische doelgroep heeft
belangstelling voor iedere snipper
papier met een naam erop, en voor
statistisch onderzoekers hoeft er nog
niet eens een naam op te staan. Daar
naast lijkt het me zinnig om kritisch te
kijken hoe uniek de gegevens eigenlijk
zijn, vooral in vergelijking met elders
aanwezig materaal. Ook overleg met
verwante instellingen kan nuttig zijn.
Als de onderzoekswaarde van bestan
den overwegend statistisch is ligt een
laatste rustplaats bij het CBS meer
voor de hand dan bij een archiefdienst.
En mits de benodigde privacy gewaar
borgd kan worden, waarom zou het
CBG zijn leden dan niet mogen
plezieren met massabestanden van
voornamelijk genealogisch belang?
Waarom zou het archiefwezen zich
verzetten tegen de bewaring van
bestanden die volgens redelijk objec
tiveerbare criteria beschouwd kunnen
worden als cultuurhistorisch erfgoed?
Er is bovendien een een groep belang
stellenden voor, en verbreding van
zowel het draagvlak als de klanten
kring is toch ook een belangrijk uit
gangspunt. Voor de kennelijke aar
zeling bij de Rijksarchiefdienst om
overstag te gaan bij de selectie van
massabestanden zie ik enkele redenen.
Geen kerntaak
In de eerste plaats is de RAD zoals
bekend bezig met een immense
selectieklus genaamd Pivot. Het is al
moeilijk genoeg om de voorgenomen
globale selectiedoelstelling te realiseren
binnen de financiële en tijdslimieten.
Verruiming van de selectiedoelstelling
brengt veel extra kosten met zich mee
voor nader onderzoek en bewerking
van massabestanden en voor opslag
van de gereduceerde bestanden. Wat
de archieven betreft die door Pivot
worden beschreven is er nog een
andere factor, die onderbelicht is maar
wel een essentiële betekenis heeft. Ik
doel daarmee op het feit dat de kosten
voor een ruimere selectie niet alleen
zullen neerkomen op de RAD, maar
ook op de archiefvormers (voorname
lijk ministeries). De ministeries hebben
ieder een Pivot-convenant gesloten
met de RAD over gedeelde onder
zoeksinspanningen, terwijl Binnen
landse Zaken een budget verdeelt voor
archiefbewerking door de CAS. Als er
halverwege de rit ineens een ruimere
selectiedoelstelling geponeerd zou
worden, dan zijn de rapen gaar. Een
voorproefje van zo'n reactie was de
ingezonden brief van het ministerie
van LNV in het Archievenblad van
juni, die de verheven discussie over
historisch belang op zijn zachtst
gezegd voor kennisgeving aannam.
Archieven zijn bepaald niet hun
kerntaak, en aan bewaring van een
groter deel van hun archieven hebben
ze geen enkele behoefte. Ruimere
selectie betekent niet alleen overschrij
ding van het bewerkingsbudget, maar
ook verlenging van het Pivotproject
dat toch al lang duurt. Bovendien
betekent het een verzwaring van de
eisen aan het beheer van de nieuwere
bestanden: vernietigbare massabe
standen moeten dan voortaan bewaard
worden totdat er een steekproef uit
gedaan wordt.
Kostenaspect
Doordat er van de archiefvormers geen
enkel enthousiasme te verwachten valt,
wordt het kostenaspect teruggekaatst
naar de RAD. Voordat onze nationale
archiefdienst ook maar kan beginnen
met zoeken naar de benodigde extra
middelen, zal er eerst een principiële
instemming moeten komen met de zin
van verruimde selectie. Weliswaar
blijkt een ruimere selectie op ad hoe
basis goed toepasbaar, maar de
veronderstelling dat die zomaar
structureel opgenomen kan worden in
bijvoorbeeld het Pivotproject lijkt me
wereldvreemd. Selectiebeleid speelt
zich niet af in een intellectueel
vacuüm, dus - hoe banaal ook - het
waardevolle streven naar behoud van
een ruimere portie cultuurhistorisch
erfgoed heeft alleen kans van slagen als
er meer geld beschikbaar komt. Of en
hoe die middelen vervolgens gevonden
kunnen worden onttrekt zich aan mijn
waarneming. Wel denk ik dat historici
hun kennelijke talent om verzet te
mobiliseren onderhand beter kunnen
aanwenden om de politiek en/of het
ministerie van OCW te bewerken.
Eigentijds convenant
Inmiddels wijzen de tekenen erop dat
de aanvankelijk verhitte discussie zijn
nietes-welles karakter begint te
verliezen. Maar er moer nog veel werk
gedaan worden om de realiseerbaar
heid van een structureel ruimere
selectie te concretiseren en te voorzien
van het benodigde budget. Als dat
lukt zou er uiteindelijk een breed
gedragen selectiebeleid kunnen
ontstaan, dat mooi aansluit bij de
inspanningen van het archiefwezen om
de klantenkring uit te breiden.
Misschien kan de RAD eens bekijken
of er een proef gedaan kan worden,
waarbij de reducties bijvoorbeeld in
externe opslag bewaard worden terwijl
de massabestanden hun oorspronke
lijke vernietigbare status behouden. In
een projectplan of nog eigentijdser:
een convenant wordt dan vastgelegd
dat de RAD en een afvaardiging van
historici na pakweg 10 jaar opnieuw
kijken naar het belang van de bestan
den en de mate waarin de bestanden
worden geraadplaagd. Mocht dat be
lang ernstig tegenvallen dan kan als
nog worden besloten tot vernietiging
of eventueel tot dequisitie aan instel
lingen die opgesnord worden door de
bezorgde historische partners.
Dit gezegd hebbende zou ik tot slot
met een aap van heel ander pluimage
uit de mouw willen komen. De
discussie over verruimde selectie van
overheidsarchieven verdringt ten
onrechte het historisch belang van
particuliere archieven naar de achter
grond. Terwijl de acquisitie van
overheidsarchieven nog rechtstreeks te
herleiden is tot de archiefwet, ont
breekt er een duidelijk en gecoördi
neerd beleid voor de archieven van
belangwekkende personen, particuliere
instellingen, verenigingen en bedrij
ven. Stel dat het lukt om voor selectie
en bewaring van massabestanden meer
budget te krijgen. Dan nog verdient
het aanbeveling om eens een vergelij
king te maken met de informatie
waarde in de particuliere archieven die
voor hetzelfde bedrag geacquireerd
kunnen worden. Het materiaal in
particuliere archieven kan vaak meer
aanspraak kan maken op de kwalifica
tie 'uniek' dan het materiaal uit
massabestanden van de overheid. Als
bronnen voor de kennis van de
Nederlandse samenleving verdienen
deze archieven meer aandacht dan
ze nu krijgen/'
Pivot-onderzoeker voor het ministerie
van Landbouw, Natuur en Visserij
1 Citaten uit het juryrapport staan in het
Archievenblad van mei j.l.
2 J-J.A. Buylinckx, 'Discussienota selectie en
vernieteging: cultureel belang bedreigd?'
in: Od 1993 (9), p. 242-247.
3 Deze opmerkingen maakte O. Boonstra
tijdens zijn voordracht op de KVAN-
studiedag in april 1997.
4 Zie ook oudere publicaties van die
strekking, zoals: Ministerie van WVC,
Nota Archiefbeleid (1985); J.E.A.
Boomgaard, J.A.M.Y. Bos-Rops en
G.M.W. Ruitenberg, 'Alle theorie is
grauw... De praktijk heeft een ander
kleurtje. Praktische wenken voor een
planmatige aanpak van de acquisitie van
particuliere archieven' in: Nederlands
Archievenblad 1991 (2), p. 123-161. De
journalist Gerard Mulder wees eveneens
op het belang van persoonsarchieven in
zijn bijdrage aan het Discussiedossier
archiefvernietiging uit 1994 (KVAN-
symposium over archiefselectie??).
102/8 OKTOBER 1998
