30
31
'Vertrouwen is de poort van genezing'. Beelden van het GG&GD gebouw: de gevel en het gebrandschilderde raam foto's: Gemeentearchief Amsterdam)
voorschriften bij vergunningverlening, hele verhaal. De archivistische opvat- documenten. Vernietigbare document-
zodat een eenvoudige steekproef ting kijkt door de bril van de archief- categorieën kregen een vernietigings-
volstaat voor een representatieve vormer en ziet dan inderdaad routine- termijn volgens de belangen van
reductie. Voor de andere twee catego- zaken die worden afgehandeld volgens bedrijfsvoering en verantwoording,
rieën moet een reductie voorafgegaan vaste voorschriften. Variaties in de waardoor de archiefvormer in staat
worden door analyse van het bestand wijze van taakuitoefening zijn voor de werd gesteld tot tijdige vernietiging
in kwestie. Wanneer een inspectiebe- overheidsorganisatie vooral van belang van bijvoorbeeld documenten van
stand (4) de neerslag is van een taak wanneer ze onbedoelde financiële of uitvoerende aard. Dat zulke stukken
die zelf al steekproefsgewijs wordt politieke gevolgen hebben voor de vaak niet eens een archiefbewaarplaats
uitgeoefend, dan is een ruimere selectie overheid. Deze denktrant vanuit het bereikten lag dus aan de vernietigings-
op zijn plaats dan bij een integraal overheidshandelen komt echter lijsten, die werden opgesteld onder
toezicht. Categorie 5 bevat uitvoe- formeel en ambtelijk over op een groep auspiciën van het archiefwezen. De
rende dossierbestanden die niet met historici (en archivarissen), die het discussie over de eventuele waarde van
vergunningen of inspectie samen- historische belang benadrukken van de massabestanden kwam dan ook
hangen. De dossiers zijn ingedeeld per menselijke factor. Uitvoerende dossiers meestal pas naar boven wanneer een
persoon of object, en door de be- kunnen niet alleen variaties en archiefdienst geconfronteerd werd met
trekkelijk grote uitvoeringsvrijheid is afwijkingen aantonen in de daadwer- zo'n bestand dat volgens de lijst
onderverdeling in subbestanden en/of kelijke taakuitoefening, maar weer- vernietigd kon worden maar bij nader
een ruimere selectie gewenst. spiegelen ook het persoonlijke effect inzien interessant materiaal bevatte.
Deze globale typering van bestanden van die zogenaamde routinezaken op Zo stuitte het Gemeentearchief
en de benodigde aanpak worden deels de mensen die ermee te maken Amsterdam op het cliëntenarchief van
bevestigd en deels genuanceerd door hadden. Tegelijk kunnen de samen- de afdeling Geestelijke Gezondheids-
de overige auteurs. De bevestiging stelling en achtergrond van de zorg van de GG&GD, waarvan na
betreft categorie 5de Amsterdammers desbetreffende bevolkingsgroepen overleg tussen zorgdrager, archief
bespreken de analyse en reductieme- bestudeerd worden aan de hand van dienst en onderzoekers een ruime
thode van persoonsdossiers die zulke dossiers. steekproef werd uitgezonderd van
resulteren uit tamelijk vrij uitgevoerde vernietiging (zie Van Oss).
taken. De nuancering wordt aange
bracht door Jeurgens/Van der Valk en Selectiepraktijk Vernietiging is dus geen nieuw
Lucassen met hun waarschuwing dat verschijnsel, maar een oude praktijk
de ene soort vergunningendossiers de Het mag wel eens benadrukt worden om archieven overzichtelijk en toegan-
andere niet is, waaruit we kunnen dat massale dossierbestanden van de kelijk te houden en om de kosten van
concluderen dat ook categorie 3 nader overheid volgens de tot nu toe ge- bewaring te beheersen. Tot nu toe
onderzocht moet worden voordat een bruikelijke selectiepraktijk meestal niet gebeurde de vernietiging geleidelijk,
selectiebeslissing en een reductie- in aanmerking kwamen voor over- door regelmatige toepassing van de
omvang bepaald worden. brenging naar een archiefdienst. De vernietigingslijsten en verder bij
vernietigingslijsten waren een beheers- inventarisatie. Wel was er onder
In massale dossierbestanden staat instrument voor archiefvormers en die archivarissen discussie over de histo-
routine centraal, maar dat is niet het keken door de overheidsbril naar rische waarde van zulke bestanden, en
het traditionele gebrek aan overeen
stemming is des te sterker naar voren
gekomen door de implicaties van de
Archiefwet 1995. Nu er nieuwe
selectielijsten worden gemaakt is er
ook voor historici een aanknopings
punt om van zich te laten horen.
De nieuwe archiefwet heeft heel wat
overhoop gehaald met de bepaling dat
de oude vernietigingslijsten niet meer
volstaan en dat iedere archiefvormer
een selectielijst moet opstellen. Zo'n
selectielijst bevat niet alleen een
contextbeschrijving van het orgaan,
maar ook een opsomming van alle
documentcategorieën - dus ook van
datgene wat overgebracht gaat
worden. De rijksorganen brengen hun
selectielijsten tot stand met medewer
king van de rijksarchiefdienst in het
interdepartementale project Pivot.
Deze lijsten dienen in de eerste plaats
voor de selectie en bewerking van de
archieven van 1945 tot ongeveer 1985,
waarna ze de grondslag vormen voor
het beheer van de dynamische en
semistatische bestanden. Zoals gezegd
geven de nieuwe selectielijsten een
overzicht van de overheidstaken
waarvan de neerslag vernietigd gaat
worden, en juist door dat nooit eerder
aanwezige overzicht roepen ze twijfel
op aan de juistheid van de selectiebe
slissingen. In relatie tot het selectiebe
leid van de RAD is in historische
kringen zelfs sprake van argwaan,
aangewakkerd doordat het sterk
groeiende aantal Pivot-selectielijsten
voor de landelijke archiefvormers ieder
een groot aantal vernietigbare hande
lingen bevat. Een nieuwe gemeente
lijke selectielijst is wel in de maak
maar-nog niet klaar, dus daarop
kunnen nog geen kritische pijlen
worden gericht. De bezwaren spitsen
zich in het bijzonder toe op de doel
stelling van de RAD om alleen
archieven te selecteren waarmee het
handelen van de overheid in relatie tot haar
omgeving op hoofdlijnen te reconstrueren
is. Daarnaast speelt de methode van
macroselectie een rol, die nodig is om
het stuwmeer aan archieven te kunnen
bewerken waarop de gangbare
bewerking en vernietiging nog niet of
maar gedeeltelijk is toegepast als
gevolg van de archiefwettelijke ver
korting van de overbrengingstermijn.
Voor overbrenging naar de RAD komt
de neerslag in aanmerking van han
delingen die betrekking hebben op de
hoofdlijnen van: (1) voorbereiding en
bepaling van beleid, (2) evaluatie van
beleid, (3) verantwoording aan andere
actoren, (4) (her)inrichting van or
ganisaties, (5) bepaling van de wijze
waarop beleidsuitvoering plaatsvindt,
of (6) beleidsuitvoering gerelateerd aan
voor Nederland bijzondere tijdsom
standigheden en incidenten.
Historisch belang
Historici vrezen dat macroselectie en
de selectiedoelstelling van de rijksar
chiefdienst de teloorgang van aanzien
lijke porties cultureel erfgoed zal ver
oorzaken. De institutionele benadering
vanuit de archiefvormers zou een
onvolledig beeld geven van de werke
lijkheid en een belemmering vormen
voor een benadering van het archief
materiaal vanuit een toekomstige
historische vraagstelling. In advies nr.
404 uit 1993 concretiseerde de
Rijkscommissie voor de Archieven het
diffuse begrip 'historisch belang' in de
aanvullende selectiedoelstelling dat
vooral die archieven beschermd worden die
aanzienlijk bijdragen aan de kennis en het
begrip van de Nederlandse samenleving en
cultuur in de ruimste zin van het woord en
die door de gegevens die zij bevatten geacht
kunnen worden een potentiële bijdrage te
kunnen vormen voor de creatieve ontwikke
ling van culturele capaciteiten van de
samenleving. Als criteria dienen dan (1)
de tijdgebonden symbolische en/of
emotionele waarde, (2) de descriptieve,
informatieve en synthetische waarde
voor de kennis van belangrijke
maatschappelijke verschijnselen en (3)
de rijke detailwaarde die in verband
staat met belangrijke maatschappelijke
verschijnselen.
Het voorstel van de commissie kwam
neer op een zogenaamde parallelle se
lectie van de archieven, dus afzonder
lijk onderzoek volgens de bovenge
noemde aanvullende doelstelling en
met toepassing van de bijbehorende
selectiecriteria. Want zelfs 'routineuze
handelingen kunnen informatie cre-
eren die van groot belang is voor de
wetenschap'.
Met deze doelstelling kun je alle kan
ten op, want wat is bijvoorbeeld die
'creatieve ontwikkeling van culturele
capaciteiten van de samenleving'? De
selectie wordt nog subjectiever doordat
anticipatie op toekomstige onderzoeks
vragen per definitie onmogelijk is.
Bovendien zijn archieven geen toeval
lige verzameling paperassen, en het
was dan ook te verwachten dat de mi
nister van OCW (lees: de toenmalige
algemene rijksarchivaris) het voorstel
van de commissie afwees onder verwij
zing naar het archivistische basisprin
cipe dat archieven worden beschouwd
vanuit hun functie en niet vanuit de
informatie die ze wellicht herbergen.
Dat historici deze opvatting onvol
doende blijven vinden is hun goed
recht, maar veel schot kwam er daar
door niet in de zaak.
Middenweg
Is er tussen deze twee tegenovergestel
de opvattingen een middenweg moge
lijk? Jazeker, want zoals Buylinckx vijf
jaar geleden al schreef brengen histo
rici als Klep een onterechte tegenstel
ling aan tussen 'administratief belang'
en 'historisch belang'.2 Een van de
voornaamste uitgangspunten om
archieven te bewaren is immers hun
cultuurhistorische waarde. Weliswaar
wordt die waarde voornamelijk admi
nistratief gemodelleerd, maar het ad
ministratieve belang van archiefstuk
ken is voorbij op het moment van
overbrenging. Zodoende wordt er veel
meer waardevol materiaal bewaard dan
Klep suggereert en is volledige paral
lelle selectie overbodig. Buylinckx
vindt echter wel dat er aandacht nodig
is voor een categorie stukken waarvan
het historische belang niet bepaald kan
worden met een benadering alleen
vanuit de archiefvormer.
Meewegen raadselachtigheid
Hoe hoog je als archivaris ook het
102/8 oktober 1998
