Nieuws
Verruiming
van selectiecriteria
en steekproefreductie van
massabestanden.
if
Werkgroep archieven Hanzesteden treedt naar
buiten
28
Door Jan van Tol*)
29
Toen Zwolle in 1980 750 jaar bestond nam de stad het
initiatief om een groot aantal steden van het middeleeuwse
Hanzeverbond bijeen te roepen. Ruim veertig steden gaven
gehoor aan deze oproep en sinds dat jaar zijn er jaarlijks
Hanzedagen met een aantal steden dat inmiddels tot meer
dan honderd is gegroeid.
Ooit strekte de Hanze zich uit van Brugge tot Novgorod en
van het Noorse Bergen tot midden-Duitsland. De Hanzeda
gen hebben de omvang gekregen van een behoorlijk groot
internationaal evenement dat aan de nieuwe samenwerking
op cultureel, recreatief en toeristisch gebied gestalte geeft.
Tot 2020 zijn de Hanzedagen al geboekt; toevallig is in
1999 en 2000 Nederland weer aan de beurt met de steden
Oldenzaal en Zwolle.
Van een organisatie is net als in de middeleeuwen nauwelijks
sprake en ook nu speelt de Duitse stad Lubeck een promi
nente rol met de burgemeester als - reeds jarenlange - voor
zitter. In 1996 maakten de deelnemende steden de afspraak
om de samenwerking ook op cultureel terrein meer te
verdiepen. Dit had in 1997 de oprichting van de werkgroep
archieven van de Hanzesteden tot gevolg waaraan naast
Lubeck, Stade, Munster, Stralsund en Braunschweig ook
Zwolle meedoet. De werkgroep presenteerde zich op 11 juni
jl. voor 't eerst tijdens de Hanzedagen in het Zweedse Visby
(op Gotland) met een workshop. Stadsarchivaris prof. Jacobi
van Munster behandelde hierin het thema stadsarchieven en
stedelijk zelfbewustzijn en Zwolle's gemeentearchivaris Jan
Folkerts de rol die het Internet kan spelen in de uitbouw en
verandering van de diensverlening door archieven.
10e Nederlands-Duitse Archiefsymposium 1998
12 en 13 november 1998 in Bocholt (Did)
OPLEIDING, NA- EN BIJSCHOLING VAN ARCHIVARISSEN
Plaats: Europa-Institut Bocholt, Adenauerallee 59,46399 Bocholt
Programma
donderdag 12 november 1998
10.30 uur Ontvangst en inschrijving van de deelnemers
11.00 uur Opening van het symposium door
Erster Stadtrat Bemd Hagmayer (Bocholt), dr. Maarten van Boven
Rijksarchiefdienst),
dr. Norbert Reimann (Westfalisches Archivamt) en
Dr. Peter Leibenguth-Nordmann (Europa-Institut Bocholt)
11.30 uur prof. dr. F. C. J. Ketelaar Amsterdam
Vormen van archieven en archivarissen: nieuwe identiteiten
12.30 uur lunch
14.00 uur middagsessie: DE OPLEIDING T O T A R C HI V A R S
Dagvoorzitters: dr. Frank Keverling Buisman (Arnhem)
dr. Hans D. Oppel (Bocholt)
dr. Angelika Menne-Haritz (Marburg):
De opleiding aan de Archiefschool in Marburg
drs. Susanne Maarschalkerweerd-Deschamps (Amsterdam):
De opleiding aan de Nederlandse Archiefschool
Discussie
15.30 uur Theepauze
16.00 uur drs. Betti W. Lutke Schipholt (Woerden):
Doel en inhoud van de hogere registratuuropleiding (HDM1) in Nederland
prof. dr. Volker Schockenhoff (Potsdam):
How to breed the most efficient type of archivist. De opleiding van archivarissen aan de
„Fachhochschule" Potsdam
Discussie
18.00 uur Einde van de middagsessie
19.00 uur Ontvangst, aangeboden door mevr. Christel Feldhaar, Bürgermcisterin van Bocholt,
gevolgd door een gezamenlijke maaltijd
De werkgroep - overigens niet te verwarren met de Han-
sische Geschichtsverein - wil zich nu richten op de totstand
koming van een gids voor de stadsarchieven van de Hanze,
te verschijnen in het Duits en Engels. Geen archievenover
zicht in de gebruikelijke zin van het woord, maar een
publicatie die kort de rol van elke stad in de Hanze, de
betekenis van de Hanze voor die stad en het relevante
Hanzeatische erfgoed, uiteraard inclusief de archieven,
belicht. Waar de historische legitimatie van de nieuwe
Hanze in veel gevallen tot nu toe aan de lokale VVV's werd
overgelaten, willen de stadsarchieven hierin een - soms
corrigerende - rol gaan spelen.
Ook de Nederlandse Hanzestadsarchieven kunnen begin
1999 een oproep verwachten om een bijdrage te leveren.
Bel voor meer informatie met Gemeentearchief Zwolle, (038) 498 24 81.
vrijdag 13 november 1998
9.30 uur Ochtendsessie: N A - EN BIJSCHOLING
Dagvoorzitters: drs. Richard H. Hermans (Zutphen)
prof. dr. Hartwig Walberg (Potsdam)
dr. Antjekatrin Grassmann Liibeck
Der neue Ausbildungsberuf „Fachangestellte(r) für Informations- und Mediendienste"
drs. Jan Pie ter de Jev Amsterdam
De opleiding tot archiefassistent
mevr. Christa Schmeifier (München),
Opleiding voor de „milderen Archivdienst" bij de overheidsarchieven in Beieren
11.00 uur Koffiepauze
11.30 uur mevr. Gabriele Viertel Chemnitz),
Bijscholing van archiefambtenaren „des mittleren Dienstes" in Chemnitz
drs. Thijs Laven (Amsterdam), De na- en bijscholing van archivarissen in Nederland
drs. Bert Thissen (Kleef), De archiefopleidingen in Duitsland en Nederland, een vergelijking uit
de dagelijkse praktijk
Discussie
12.30 uur Dr. Norbert Reimann, Samenvatting en conclusies
Afsluiting van het symposium
13.00 uur Lunch
14.00 uur Einde
De middag kan gebruikt worden om het Westfaalse Textielmuseum in Bocholt te bezoeken.
Kosten v. deelnamemet overnachting en 4 maaltijden: 100.- DM, ter plaatse te voldoen
Aanmeldingsformulier op pag. 48
Een uit de band gelopen boekbespreking
De laatste jaren is er een groeiende bezorgdheid over te rigoureuze vernietiging van archiefbestanden.
Veel waarnemers vinden de selectie sowieso al teveel gericht op het standpunt van de overheid en vrezen
bovendien de gevolgen van het principe van macroselectie, waardoor massale uitvoerende bestanden
integraal vernietigd worden ondanks de eventueel historisch interessante informatie. Een compromis voor
integrale vernietiging is het bewaren van een steekproef. Rond dit thema organiseerde de KVAN in april
1997 een studiemiddag, die aansloot bij de kort voordien verschenen verenigingsuitgave Steekproeven uit
massale archiefbestanden ter wille van het historisch belang. Het onderstaande verhaal gaat in op de hoofdlij
nen van de bundel, en brengt ook aspecten en consequenties van de discussie ter sprake die niet of niet
specifiek in de genoemde uitgave vermeld worden.
In het eerste artikel van de bundel
houdt P. Klep (niet voor het eerst) een
pleidooi voor selectie met aanvullende
criteria die de informatiewaarde voor
historisch onderzoek taxeren. Deze
criteria zouden in ieder geval toegepast
kunnen worden op massabestanden die
vanuit de bestaande selectie als
vernietigbaar aangemerkt worden.
Wanneer zo'n bestand alsnog bewaard
zou worden ligt enige vorm van
reductie wel voor de hand, en daarvoor
is een steekproefmethodiek een van de
mogelijkheden. In de volgende
bijdragen maakt J. Wieland een
beredeneerde specificatie van de
verschillende soorten massabestanden
en gaat H. Imbens in op het gebruik
en beheer van registraties en enquêtes
door het Centraal Bureau voor de
Statistiek. Drie artikelen werken
vervolgens de mogelijkheden uit om
de parallelle criteria en een vorm van
steekproefreductie toe te passen op
vernietigbare massabestanden,
achtereenvolgens gemeentelijke
bouwvergunningen (Ch. Jeurgens en
A. van der Valk), strafdossiers (S.
Faber en S. Buytendijk) en vreemdelin-
102/8 oktober 1998
gendossiers van het ministerie van
Justitie (L. Lucassen). De bundel wordt
gecompleteerd door een tweetal
beschrijvingen van concrete toepassin
gen van een steekproefreductie aan de
hand van de bovengenoemde criteria
op Amsterdamse massabestanden: J.
van Oss behandelt de aanpak van het
cliëntenarchief van de GG&GD en A.
Knotter gaat in op de dossiers van de
Sociale Dienst.
Een van de bijdragen aan de bundel
heeft inmiddels een gouden randje
gekregen: het artikel van Jeroen van
Oss won de F.J. Duparcprijs 1997, een
prijs die eens in de drie jaar wordt uit
geloofd voor studies op het gebied van
de archivistiek en het archiefrecht.'
Massabestanden
Wat zijn eigenlijk massabestanden?
Wieland komt tot vijf categorieën:
(1) basisregistraties,
(2) bestanden met meetgegevens,
(3) vergunningendossiers,
(4) toezicht- of inspectiedossiers en
(5) uitvoeringsdossiers.
Deze vijf soorten bundelt hij vervol
gens met de begrippen registraties en
dossierbestanden. Registraties bevatten
(1) alle basisgegevens over personen,
bedrijven of objecten of (2) gegevens
uit wetenschappelijk onderzoek, terwijl
dossierbestanden gekenmerkt worden
door een routinematige en gelijksoor
tige aard van de behandelde zaken en
door de gelijkvormigheid van de bij
behorende administratieve procedure.
Wieland stelt dat de historische
waarde van registraties onverbrekelijk
verbonden is met de volledigheid van
het bestand, waardoor de selectiebe
slissing zich toespitst op integrale
bewaring of vernietiging. Dat ligt
anders bij massale dossierbestanden,
waarvan bepaalde historische waarde
volle gedeelten bewaard kunnen
blijven door reductietechnieken zoals
een steekproef. De keuze voor bewa
ring en de omvang van de reductie
hangen dan af van het historische
belang dat moet blijken uit nader
onderzoek van het bestand.
Massale vergunningendossier (3) zijn
meestal eenvormig door de strakke
