Ethische Code op website
Eerste ledenvergadering SPArc op 12
november 1998 studiemiddag over
selecteren in particuliere archieven
Mutaties in de Almanak van het
Nederlands Archiefwezen
welkom, in het bijzonder een viertal leden dat voor het eerst
aanwezig is. Zij stellen zich vervolgens kort voor. Mevrouw
Marieke de Haan wordt voorgesteld als nieuwe medewerk
ster van het verenigingsbureau. Ook mevrouw Nicoline
Ekama van Dorsten, eindredacteur van het Archievenblad,
wordt voorgesteld.
De bestuursleden mevrouw M. Barthels en mevrouw M.
Windhorst hebben laten weten verhinderd te zijn.
De najaarsledenvergadering zal plaatsvinden op 23 oktober
te Amsterdam met speciale aandacht voor de herdenking
van 100 jaar Handleiding en de oratie van prof. dr. F.C.J.
Ketelaar.
Vervolgens spreekt de voorzitter zijn jaarrede 'Theseus in
het labyrint' uit. Deze is gepubliceerd in het Archievenblad
102/5 van mei 1998.
3. Notulen Algemene Ledenvergadering 20-11-1997
Deze worden zonder op- of aanmerkingen vastgesteld.
4. Financiën
Zonder opmerkingen stemt de vergadering in met het
jaarverslag.
Mevrouw Van den Bent vraagt naar de onverwacht grote
post onvoorzien op de rekening. De penningmeester licht
toe dat het hierbij onder meer gaat om oninbare vorde
ringen en organisatiekosten in verband met het bureau. Na
deze opmerkingen gaat de vergadering akkoord met de
rekening 1997 en wordt de penningmeester - na het door
R. Jacobs voorgelezen advies van de kascontrolecommissie -
décharge verleend.
De vergadering stemt in met de benoeming van M.
Voermans als lid van de kascontrolecommissie 1998.
De vergadering gaat akkoord met de vaststelling van een
bijdrage aan de secties van 10,- per lid.
5. Samenstelling bestuur
De voorzitter dankt de vertrekkende bestuursleden me
vrouw J. Valenbreder-Everse en H. Eijssens. Hij memoreert
hun vele werkzaamheden, respectievelijk als voorzitter van
de Commissie Permanente Educatie sinds 1994 en als
secretaris sinds 1994. In kleinere kring zal 's avonds in het
bestuur afscheid van hen genomen worden.
J.H.M. Janssen, gemeente-archivaris van Waalwijk, wordt
vervolgens gekozen als nieuwe voorzitter van de Commissie
Permanente Educatie en lid van het Algemeen Bestuur.
6. Samenstelling redactie Archievenblad
De vergadering stemt in met de uitbreiding van de redactie
zoals door het bestuur voorgesteld met mevrouw drs. A.
Jonker, mevrouw drs. A. Meddens-van Borselen, D.J. Prins
en dr. H. Rooseboom.
7. Activiteitenplan 1998-2001
De voorzitter licht toe dat dit plan bedoeld is als opvolger
van het strategisch plan dat zich uitstrekte tot en met 1997.
Dit nieuwe activiteitenplan zal moeten dienen als werk
document en is daarom aan veranderingen onderhevig.
Door middel van een jaarplanning zullen de verschillende
activiteiten worden uitgewerkt, gekoppeld aan een financiële
verantwoording/vertaling.
De vergadering stemt in met het activiteitenplan.
8. Sectie SPArc
F. Hoving, beoogd bestuurslid van SPArc, geeft een korte
toelichting bij de opzet en intenties van deze nieuwe sectie.
Na de statutenwijziging van 1996 staat het lidmaatschap
van de KV AN open voor iedereen die werkzaam is in het
archiefwezen en mensen die de doelstellingen van de
vereniging onderschrijven. SPArc wil een platform zijn van
archivarissen van bedrijven en particuliere instellingen met
een historisch archief. Het initiatief is onder meer uitgegaan
van mevrouw J. Steenhuis (bestuurslid KVAN) en mevrouw
L. Winkelman van het NEHA. Het bestuur wil de leden een
forum bieden en diverse activiteiten gaan ontwikkelen en
verwacht dat hiervoor goede belangstelling zal zijn. Het
reglement van de sectie is gepubliceerd in het Archievenblad
van april 1998.
D. de Vries wijst op de mogelijke relatie van de sectie en het
(gewijzigde) CRPA. SPArc zal betrokken zijn bij het Plat
form Registratie Particuliere Archieven. Mevrouw L. Giebels
vraagt wat de sectie toevoegt, mede gelet op de rol van
CANNet. Hoving wijst op het verschil in de organisaties:
CANNet bestaat uit instellingen, de sectie SPArc uit
personen. Giebels ziet hierin een verdere versnippering van
het archiefwezen. De voorzitter wijst er op dat de KVAN uit
individuele leden bestaat en dat de sectie ook als zodanig
gezien moet worden.
De vergadering stemt in met de oprichting van de sectie
SPArc en het reglement van deze sectie, waarna de voorzitter
de sectie veel succes toewenst.
9. Ethische Code
De voorzitter wijst op het belangrijke feit dat er een inter
nationaal aanvaarde code ligt. Hij memoreert tevens het vele
werk dat mevrouw Y. Bos-Rops en onze Belgische collega G.
Jansen hebben gehad bij de vertaling ervan. Verschillende
verenigingen hebben de code inmiddels geadopteerd. Hij
vraagt of de vergadering deze code adopteert. Th. Tho
massen wijst op de betekenis van een dergelijk besluit. Zo
zal de code voor de vereniging een kader dienen te zijn, dat
bijvoorbeeld in conflictsituaties gehanteerd moet worden. De
voorzitter wijst er op dat de code een gezaghebbende rol zal
krijgen, maar geen machtsregel is die in de plaats kan treden
van wettelijke regels. Thomassen vindt dit te mager. Hij
meent dat de vereniging i.e. het bestuur de intentie moet
uitspreken dat de code in ieder geval moet leiden tot 'morele
steun' aan collega's, bijvoorbeeld bij conflicten met de
archiefvormer. De voorzitter spreekt uit dat het bestuur de
code als zodanig wil hanteren; een rol als moreel instrument
ligt voor de hand. Thomassen onderstreept het belang van
die uitspraak. Deze code zal moeten uitgroeien tot een
belangrijk handvat voor archivarissen binnen hun werk
kring.
F. Hoving mist in de code een gedragslijn ten aanzien van
onder meer het afstoten van archieven. Wat doet een
archivaris bijvoorbeeld in het geval een archief vernietigbaar
is, maar hij/zij bereid is het naar elders (bijvoorbeeld een
andere archiefinstelling) te vervreemden? De voorzitter wijst
er op dat het hier gaat om een internationaal aanvaarde
code, die uiteraard niet op specifieke (Nederlandse) zaken
kan ingaan. Dergelijke zaken zullen binnen de Nederlandse
kaders moeten worden opgelost. D. de Vries wijst op een
mogelijke rol van het Topoverleg bij een dergelijk probleem.
Thomassen wijst nogmaals op het belang van het adopteren
van de code. De KVAN moet het als een taak zien om deze
code verder uit te werken en toepasbaar te maken op de
Nederlandse situatie. Hij meent dat het Topoverleg hiervoor
niet de juiste weg is; de code heeft een individueel karakter
(archivarissen) en gaat niet over instellingen (archieven).
De voorzitter beaamt deze opmerking en geeft aan dat het
bestuur de gevolgen overziet alsmede het belang van de
werking van de code.
De vergadering adopteert vervolgens de Ethische Code.
10. Rondvraag
In de rondvraag deelt de secretaris mee dat op korte termijn
de site van de vereniging op Internet actief zal zijn
(www.kvan.nl). Ook meldt hij dat de Almanak 1998 half
mei verwacht wordt.
De voorzitter sluit de vergadering om 12.10 uur. In verband
met de geluidsoverlast werd de dag na de lunch voortgezet
in de Koninklijke Bibliotheek met een studiemiddag over
het belang van wetenschapsarchieven.
De presentielijst werd getekend door 41 personen.
KVAN en het Archievenblad openen gezamenlijk jjB-jpf
een discussiepagina over de Ethische Code. De fsf C.-
KVAN en haar leden hebben deze internationale
beroepscode van archivarissen geadopteerd. Wij willen graag
weten hoe u als archivaris of archiefmedewerker aankijkt
tegen de Code. Past u de Ethische Code toe in uw archiefin
stelling? Hierover kunt u met anderen van gedachten wis
selen op de discussiepagina Ethische Code op de website van
de KVAN.
Website: www.kvan.nl
E-mail: bureau@kvan.nl of redactie@kvan.nl (voor
reacties op het Archievenblad)
De eerste algemen ledenvergadering en studiemiddag van de
sectie Particuliere Archieven zal plaatsvinden op donderdag
12 november 1998 in het gemeentearchief te Amsterdam.
Tijdens de ledenvergadering wordt het bestuur van de sectie
benoemd en het activiteitenplan besproken. Uiteraard kunt
u nog punten voor de agenda inbrengen bij de secretaris,
Wil Beckers (045) 5782515 of
e-mail: wilmg.beckers@dsm-group.com).
U kunt tijdens de studiemiddag zelf een vergelijkende test
van selectiemethoden uitvoeren, waarbij u de gelegenheid
krijgt om in kleine groepjes de voor- en nadelen van de
verschillende methoden te bespreken.
Na aanmelding ontvangt u een korte instructie en beschrij
ving van de methoden. De kosten van de studiemiddag en
borrel bedragen 30,-. Het deelnemen aan de algemene
ledenvergadering is kostenloos. U kunt zich opgeven bij het
bureau van de KVAN met de aanmeldingsbon uit het
Archievenblad van september.
Eerste algemene ledenvergadering SPArc
12.00 - 13-30 Lunch (op eigen kosten) aan de SPArc-tafel in
het restaurant van Gemeentearchief
13.00 - 13-30 Ontvangst met thee, koffie en koekjes
13.30 14.20 Algemene ledenvergadering SPArc
14.20- 14.30 Thee
Lezingen en workshops selectiemethoden
14.30 14.40 Opening studiemiddag door de dagvoorzitter
14.40 15.05 lezing Jos de Jong: Drie benaderingen van de
selectie van het historisch NS-archief
15.10- 15.30 lezing Ingrid Elferink: Selectie van de archieven
van de Postbank en de NMB
15.30— 16.15 Workshops: drie benaderingen van selectie in uw
eigen archief
16.15 16.45 Plenaire bespreking van de resultaten en
slotdiscussie
16.45 - 18.0 Borrel
Mutaties in de gegevens van de Almanak van het Neder
lands Archiefwezen kunt u doorgeven aan het bureau van de
KVAN, Postbus 11645, 2502 AP Den Haag,
bureau@kvan.nl. Wijzigingen worden opgenomen in
'Archiefnieuws'.
5. 10.4 Gemeentearchiefdienst Helmond
Telefoon: (0492) 58 79 79, fax: (0492) 58 79 87
5.12.2 Landelijk Overleg Regionale Geschiedbeoefening
Vereniging Cultureel Erfgoed Zuid-Holland
Provinciaal Historisch Consulent Zuid-Holland
Bezoekadres: Garenmarkt lb, Leiden
Postadres: Postbus 11187, 2301 ED Leiden
telefoon (071) 5134144, fax (071) 5134144,
e-mail VCEZ@euronet.nl
