Art Conservation
10
imm
S CONSERVEREN
uj RESTAUREREN
ADVISEREN
3. De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens,
uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van
baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager
worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging
geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens
en deze gegevens gedurende de volledige bewaartermijn
beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar
kunnen worden gemaakt.
Artikel 15 a, Boek 3 BW
1. Een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep
uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en
van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen
van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een admini
stratie te voeren en de daartoe behorende boeken,
bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze
te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtin
gen kunnen worden gekend.
2. De leden 2 tot en met 4 van artikel 10 van Boek 2
zijn van overeenkomstige toepassing.
Inzicht positie rechtspersoon
Volgens de Memorie van toelichting (waaruit alle hierna
volgende citaten komen) 1) is de bedoeling van art. 10 "te
zorgen dat men snel inzicht kan krijgen in de debiteuren- en
crediteurenpositie op enig moment, en dat deze positie en
stand van de liquiditeiten gezien de aard en omvang van de
onderneming een redelijk inzicht geven in de vermogenspo
sitie (HR 11 juni 1993, NJ 1993, 713). Het voeren van de
administratie omvat niet alleen het te boek stellen van de
financiële resultaten van een onderneming. Het ziet ook toe
op de vastlegging van bestuurs- en beheersdaden, op de
interne organisatie in het algemeen, op het interne berich
tenverkeer en al wat daarmee samenhangt.
Als uitwerking van die algemene regel rust op het bestuur
van de rechtspersoon de verplichting de boeken, bescheiden
en andere gegevensdragers gedurende ten minste tien jaar te
bewaren. Veel voorschriften van zeer uiteenlopende aard
hebben te maken met die bewaarplicht, zoals in het rechts
personenrecht (artikelen 2:48 en 2:297 BW), in de Faillisse-
mentswet (artikelen 76 en 92), in sociale verzekeringswetten
(artikel 89 Organisatiewet sociale verzekeringen 1997), ten
behoeve van statistieken (artikel 7 Wet financiële betrek
kingen 1994) of in het intellectuele-eigendomsrecht (artikel
29 Wet op de naburige rechten)"
Ook eigenbelang
De rechtspersoon heeft ook zelf belang bij de bewaarplicht,
"vooral in verband met de in de loop der tijden steeds wis
selende samenstelling van de organen. Opvolgende bestuur
ders van een rechtspersoon kunnen zo uit de bescheiden
opmaken welke verplichtingen de rechtspersoon in het
verleden is aangegaan. Men denke daarbij aan de aansprake
lijkheid geregeld in de artikelen 342 en 343 van het Wet
boek van Strafrecht. Ook in de misbruikwetgeving speelt de
behoorlijke boekhouding een rol. Treft de curator in
faillissement geen boekhouding aan, dan heeft het bestuur
zijn taak onbehoorlijk vervuld en wordt vermoed dat
onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het
faillissement is. De bestuurders kunnen dan aansprakelijk
zijn op grond van artikel 138/248 van Boek 2. De gegevens
zijn voorts van belang voor een werknemer wiens loon
gedeeltelijk wordt gebaseerd op de omzet van het bedrijf
waarin hij werkt." De eisen "die voortvloeien uit de werk
zaamheden van de rechtspersoon (art.2:10 lid 1), onderschei
denlijk de eisen van het bedrijf of het beroep (art. 3:15a)
houden in de regel mede in dat zekere waarborgen worden
gecreëerd ten aanzien van de veiligheid der bewaarde
gegevens. Hierbij denke men vooral aan de technische en
organisatorische waarborgen die ten aanzien van de moderne
electronische gegevensdragers gebruikelijk zijn."
Versterken bewijspositie
De bewaarplicht staat los van de diverse verjaringstermijnen
in het BW. "De rechtspersoon kan en moet zelf beoordelen
welke bescheiden bewaard worden teneinde bijvoorbeeld een
bewijspositie te versterken. De waardering van het geleverde
bewijs is aan de rechter. De betekenis van de bewaarplicht
voor bewijs is overigens beperkt. In enkele gevallen wordt in
een procedure een beroep gedaan op de artikelen 843a en
843b Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Deze
artikelen maken het mogelijk in een procedure een weder
partij te dwingen stukken af te geven die zij beschikbaar
heeft en waarover men zelf niet langer beschikt, zoals
contracten. Er volgt echter niet uit dat men ook gehouden is
stukken voor dit doel te bewaren."
Elektronische dragers ook toegestaan
Sinds 1 januari 1994 (wet van 8 november 1993, Stb. 598)
hoeft de administratie (behalve de balans en staat van baten
en lasten) niet uit geschriften te bestaan, maar kan zij ook
elektronische dragers omvatten. Verder is het overnemen
van de gegevens van boeken en bescheiden op andere
gegevensdragers toegestaan, behalve die van de balans en
staat van baten en lasten. Voor het overige hoeven niet
langer de originele geschriften te worden bewaard. Voor de
wijze waarop voor de belastingheffing van belang zijnde
gegevens moeten worden opgeslagen, gelden bijzondere
voorschriften.
Verkorting ook in andere wetten
De verkorting van de bewaartermijn tot zeven jaren is ook
overgenomen in artikel 52 van de Algemene wet inzake
rijksbelastingen en in de Douanewet (volgens een circulaire
PC* UOEH VAN S>£ A"
ZATEAMO 'ME!
van Financiën uit 1996 mochten administratieplichtingen al
op de verkorting anticiperen). Volgens de Wet op de om
zetbelasting echter is de ondernemer verplicht boeken en
bescheiden over onroerende zaken en de rechten waaraan
Administratie- en bewaarplicht
beroep en bedrijf
indien
indien
subsidie
ontvanger
hulp
verlener
ja
nee
natuurlijk
persoon
3
5
+6
privaat
rechtelijke
rechts
2
3
2
-Eevt.
5
6
persoon
4
4
overheids
orgaan
3
4+
7
7
n.v.t.
+6
2: BW 2:10
3: BW 3:15a
4: AWR52
5: Awb4:69
6: BW 7:454-455
7: Archiefwet 1995
deze zijn onderworpen, negen jaren te bewaren. De kortere
termijn van zeven jaren is ook in de Algemene wet bestuurs
recht (artikel 4:69) opgenomen. Volgens de Awb moet de
ontvanger van een overheidssubsidie een zodanige admini
stratie voeren dat daaruit te allen tijde voor de vaststelling
van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen
alsmede de betalingen de ontvangsten kunnen worden
nagegaan. Deze administratie en de daartoe behorende
bescheiden moeten gedurende zeven jaren bewaard worden.
Eigen regels patiëntensossiers
Voor de volledigheid maak ik nog melding van de bewaar
plicht voor geneeskundige hulpverleners, zowel particulieren
als overheidsfunctionarissen: art. 454 van Boek 7 BW
schrijft voor dat het patiëntendossier tien jaren bewaard
moet blijven 'of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg
van een goed hulpverlener voortvloeit.' Als echter de patiënt
daarom vraagt, moet de hulpverlener het dossier binnen drie
maanden vernietigen (art. 455). Die vernietigingsplicht
geldt niet voor bescheiden 'waarvan redelijkerwijs aanneme
lijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een
ander dan de patiënt, alsmede voorzover het bepaalde bij of
krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.' Dit laatste
geldt voor de door een overheidsorgaan bijgehouden patiën
tendossiers: deze kunnen alleen vernietigd worden als is
voldaan aan de voorwaarden van de Archiefwet 1995.
1) Bijlagen Handelingen Tweede Kamer 1997-1998, 25 753, nr. 3
IkÖNL WILHELMINAHAVEN ZZ 19'
3134 KG VLAARDINGEN |k
TELEFOON 010 234 02 91
06 529 758 79 Wi
06 539 468 40
06 514 048 48
TELEFAX 010 460 34 37
|K.v.K. ROTTERDAM 190851
