De
onmisbare skills van
de av-documentalist
De toekomst is digitaal
"Digits have no nameshad een van de spre
kers al vastgesteld. Juist dat kenmerk be
moeilijkt het identificeren van digitale data
Het archief als spin in het web van de digitale produktie
Door Annemieke de Jong*)
24
2f>
De wereld wordt digitaal en ook audiovisuele archieven merken dit, vooral als ze in de buurt zitten van
een productieproces. De stroom enen en nullen in en om archiefinstellingen die opereren in een av-
omgeving neemt verontrustende proporties aan. Hoe denken omroeporganisaties en andere grote produ
centen de explosie van digitale multimedia te gaan beheersen? Welke technieken worden er ontwikkeld
om 'mediaobjecten' op te slaan, te verzenden en vooral: weer terug te kunnen vinden?
En - heel belangrijk welke rol gaan de archieven spelen?
gri'ntegmertje NAA-catttogiis. Via datalijnen kunnen - -verspreid
ovei hel hele land me<8acentra, unwrsiteitsbitjltotheken en
zendgemachtigden op deze catalogi» «orden aangesloten.
Het NAA is zich ten 2ee»ste bewust van de enorme mogelijkheden
die de mode me Informatietechnologie ons biedt
De collecties worden langzamerhand overgezet op digitate dragers.
Zowel voor opslag als voor distributie ("video on demand*) Iteeft da
grote consequenties.
toegang tot eikaars bestanden. De ontwikkeling van een geautomatiseerd
gemeenschappelijk informatiesysteem zat de basis vormen voor een
Op let moment van de fusie werkt bet NAA vanuit zes locaties. Amsterdam,
Hilversum (drie locaties), Oen Haag en Rijswijk krijgen via netwerkverbindingen
Het wordt steeds duidelijker dat het in
de digitale wereld niet alleen meer
gaat om technologische problemen,
maar vooral om complexe documenta
tie vraagstukken. Deze raken recht
streeks aan de specifieke kennis en
kunde die is opgebouwd binnen een
av-archief. De Documentatiecommissie
van de FIAT/IFTA (de Internationale
Federatie van Omroeparchieven) wijd
de onlangs in Londen een speciaal
seminar aan dit onderwerp Informa
tiemanagement in een audiovisuele
productieomgeving oftewel 'Digital
Workflow through Production and
Documentation'.
Het (eerste) Documentatieseminar
ontstond uit de Open Commission
Meetings, een populair onderdeel van
de grote jaarlijkse FIAT-conferentie.
Deze Open Meetings groeiden uit tot
drukbezochte platforms waarop de
Commissie vakgenoten - via informele
presentaties en discussies - aanmoedigt
om zich te bezinnen op de veranderen
de positie van de av-archieven. Ruim
100 av-archivarissen, documentalisten
en informatiespecialisten uit 12 Euro
pese landen en de VS, hadden hun weg
naar het BBC Conference Centre
weten te vinden. Opvallend was de
vertegenwoordiging van zowel
nationale av-archieven als publieke,
commerciële en regionale omroepar
chieven. Ook meer gespecialiseerde av-
archieven bleken geïnteresseerd.
Productieketen
Als het bij een productieproces gaat
om grotendeels digitaliseerde docu
menten is het logisch om te zoeken
naar een koppeling van de losse scha
kels in de produktieketen. Door het
verbinden van de technische-, de re
gistratie- en documentatiesystemen en
de archiefcatalogi kan een virtueel
'totaalsysteem' ontstaan. Iedere
informatie over een programma wordt
in dit systeem maar één keer inge
bracht of (automatisch) gegenereerd en
dit gebeurt op alle 'locaties' volgens
een uniforme systematiek. Dit concept
is een vorm van 'digitale workflow'.
Idealiter bestaat deze vloeiende stroom
bits uit allerlei soorten multimedia
informatie, afkomstig uit talloze in- en
externe bronnen. Via een netwerk zijn
ze voor de hele organisatie (en daar
buiten) toegankelijk. Alle stukjes data
zijn losgewikkeld uit hun oorspronke
lijke context en worden als 'media-
object' gestructureerd opgeslagen om
in flexibele samenstellingen steeds
weer opnieuw te kunnen worden
opgevraagd en (her)gebruikt.
Supervisie en beheersbaarheid
Het archief van de Zweedse publieke
omroeporganisatie SVT presenteerde
een eerste case study over dit onder
werp: het plan voor een 'Coordination
System'. Een groot aantal bestaande
eilandsystemen binnen de organisatie
zal hierbij middels een omvangrijk
netwerk aan elkaar worden gekoppeld.
De bestaande informatie over de SVT-
programma's wordt deels opnieuw
gestructureerd, waarbij het de bedoe
ling is de ontsluiting te laten verlopen
volgens hetzelfde format en een
uniforme terminologie. Ook het
archief droeg bij aan de ontwikkeling
van de informatiestrategie die aan dit
ontwerp ten grondslag ligt. Na de
implementatie blijft het de algehele
supervisie houden over de regelgeving
en de kwaliteit van de invoer.
De BBC toonde maar liefst drie ver
schillende benaderingen van datama-
nagement binnen een organisatie. In
het Media Data Exchange Project ligt
de nadruk niet alleen op het integreren
•"en stroomlijnen van informatie uit ver
schillende bronnen, maar vooral op het
beheersbaar maken van het digitaal
geproduceerde BBC-radio en televisie
materiaal zelf. Speciale 'labels' moeten
alle soorten opgeslagen digitale 'me
dia-objecten' terugvindbaar maken.
Invoer geschiedt uniform, volgens een
'Standard Media Exchange Format' en
een uitgekiend datamodel brengt de
programma-onderdelen (shots, items,
geluid, tekst, stills en graphics) terug
tot losse, herkenbare elementen. Een
initiatief dat de systeemverbindingen
op een andere manier gebruikt is het
'BBC Digital Media Asset Manage
ment Centre Project', dat alle digitale
archiefcatalogi (muziek, beeld en
geluid) linkt aan de systemen die
managmentinformatie verschaffen over
conserverings- en overschrijfprojecten.
Geïntegreerd zoeken kan via een web-
browser op het BBC Intranet. Zoeken
en vinden was ook het voornaamste
doel waarmee BBC journalisten het
geavanceerde 'Electronic News Pro
duction System' (ENPS) ontwikkelden.
Dit informatiesysteem verschaft ver
bluffend snel en overzichtelijk toegang
tot allerlei interne en externe multime
diale informatiebronnen.
Standaardisatie voorkomt chaos
"Digits have no names" had een van de
sprekers al vastgesteld. Juist dat ken
merk bemoeilijkt het identificeren van
digitale data. Vandaar dat alom het
belang van eenduidige afspraken over
de registratie van contextinformatie
rond een digitaal document erkend
wordt. Ook buiten de archief- en
bibliotheekwereld. De techniek, de
industrie en de producenten doen - al
dan niet in Europees en mondiaal
verband - serieuze pogingen om te
voorkomen dat we in chaos ten onder
gaan. Standaardisatie is hierbij het
sleutelwoord, want de 'key condition'
voor een zinvolle uitwisseling van
opgeslagen data, binnen welke infra
structuur dan ook. We hebben het niet
over de informatie zelf, maar over de
informatie over de informatie: de meta
data. Tijdens het seminar - waar meer-
Over het onderwerp. Veel av-archieven
maken direct of indirect deel uit van
een productieproces, bijvoorbeeld van
radio- en televisieprogramma's. Tij
dens dit proces worden stapsgewijs
(clusters van) documenten vervaar
digd, die kunnen bestaan uit video,
audio, graphics, foto's, tekst of een
combinatie daarvan. Simpel voorge
steld: ergens ontstaat een programma
idee dat vervolgens zijn weg vindt
langs redactieleden en journalisten,
producers, technici, planning- en pro
ductie-afdelingen, vertalers, newsedi-
ting systemen, documentatiediensten,
bandendepots en boekhoudsystemen.
In elke fase wordt nieuwe informatie
rond het programma gegenereerd en
vastgelegd in gedistribueerde databa
ses of gewoon op papier. Het fysieke
en/of digitale eindprodukt tenslotte,
belandt - inclusief bijlagen - in het ar
chief, waar nog weer meer informatie
ontstaat: de catalogusbeschrijving. De
archiefdata wordt vaak ook weer 'te
ruggepompt' in het systeem, namelijk
bij hergebruik van een programma of
een fragment in een nieuwe produktie.
102/6 Augustus 1998
