Interl
nationale zoektocht naar
ideale online toegang
Het Gemeentearchief Tilburg streeft er naar de
web-site uit te bouwen tot centraal informatiepunt
voor zijn medewerkers en de virtuele en fysieke
bezoekers
GM
Archiefgidsen
12
Door Jan Folkerts
13
Het on-line aanbieden van fotocollecties van archiefdiensten
is evenmin werkelijkheid. Voorlopig moeten we ons beperk
en tot het aanbieden van toegangen in de vorm van inventa
rissen en indexen. Het recente succes van het Gemeentear
chief Zwolle met hun index op de akten van de burgerlijke
stand laat nog eens zien dat er grote behoefte bestaat aan dit
soort gegevens op het Internet. Met behulp van deze toe
gangen kan de bezoeker op afstand zien of het de moeite
loont om een archiefdienst te bezoeken, of op afstand
kopieën van akten e.d. te bestellen (zoals Delft dat op dit
moment al heeft uitgewerkt). De ontwikkelingen van met
name I-pay (het direct betalen via Internet met behulp van
een rekening bij een 'Internet-bank') zullen hierin van groot
belang zijn. Betalingsgemak werkt voor de consument
drempelverlagend. De administratieve rompslomp die de
bestelling van reproducties nu nog met zich meebrengt (met
name aan de archiefkant) zal dan tot het verleden behoren.
In de nabije toekomst zullen we ons moeten gaan bezighou
den met de vraag wat de virtuele bezoeker van een archief
nu precies van ons verwacht. Sinds kort is daarvoor een
mogelijk instrument gratis beschikbaar: NedStat rating. Met
behulp van een score kan de bezoeker zijn waardering uit
spreken over een site, maar kan hij tevens op tekortkomin
gen en dergelijke wijzen. De communicatie met de surfgast
zal veel interactiever moeten. In feite is iedereen die via
e-mail een vraag stelt of een bestelling plaatst een bezoeker
die gevraagd zou kunnen worden naar suggesties of opmer
kingen. Het Gemeentearchief Tilburg streeft er naar de web
site uit te bouwen tot centraal informatiepunt voor zijn
medewerkers en de virtuele en fysieke bezoekers. Uiteinde
lijk zullen de verschillen in informatieaanbod tussen de
fysieke en de virtuele bezoeker geheel moeten verdwijnen.
Voor het zover is, zullen er nog heel wat bits over de digitale
snelweg moeten schieten.
Wat hebben wij nu de afgelopen twee jaar geleerd en welke
aanbevelingen zijn te geven?
De leiding en de medewerkers moeten het belang van een
site ten volle waarderen en ondersteunen.
De medewerkers moeten vertrouwd zijn met het medium
Internet en actief kunnen meedenken.
Doelen en verwachtingen moeten vooraf geformuleerd zijn
en dienen eventueel steeds te worden bijgesteld.
Er moet vooraf een goed
marketingplan worden
opgesteld, waarin duidelijk
staat aangegeven welke
archiefproducten via de site
moeten worden aangeboden.
Het is niet noodzakelijk te
wachten tot
alles af is. Een website in
beweging is interessanter dan een site waar maandenlang
niets gebeurt.
ARCHIEFGIDSEN
In deze archiefgidsen staan alle
archieven, collecties en
verzamelingen opgesomd, die het
Gemeentearchief Tilburg in beheer
heeft U kunt hier tevens de
bijbehorende toegangen
(inventarissen en plaatsingslijsten)
online raadplegen, voorzover
(digitaal) aanwezig.
U kunt de archiefgidsen
en inventarissen doorzoeken met
behulp van een zoekmachine
I Zoeken! 1
U vindt hier de archiefgidsen van:
de gemeente Tilburg
de voormalige gemeente Berkel-Enschot
de voormalige gemeente Udenhout
de gemeente Goirle
de gemeente Hilvarenbeek
de voormalige gemeente Diessen
de gemeente Loon op Zand
de gemeente Olsterwilk
de voormalige aemeenteMoeraestel
Leest u ook even de Informatie o
HOMEPAGE I RECEPTIE Mi
ir de openbaarheid van de archieven.
Wat hebben wij geleerd?
Het zal u duidelijk zijn geworden dat we bij de realisatie van
de website van het Gemeentearchief Tilburg eigenlijk de
omgekeerde weg hebben bewandeld. We hebben ons
blindelings op de digitale snelweg gestort met alle gevolgen
van dien. Dat het Gemeentearchief aanvankelijk binnen de
website van de gemeente Tilburg als een soort pilot fungeer
de, wil niet zeggen dat daarmee de weg zomaar open bleef
voor verdere ontwikkeling van de archiefsite. Met name de
financiële gevolgen van onze enthousiaste aanpak dienen nu
nader geanalyseerd en gestroomlijnd te worden.
Met de gemeentelijke herindeling ging de site steeds grotere gebieden bedienen
Ontwikkel een procedure voor het onderhoud van de site
en zorg dat er een adequaat financieel dekkingsplan ligt.
Probeer in contact te komen en te blijven met zoveel
mogelijk gebruikers van de site.
Hoewel een archief uitsluitend met het verleden werkt, is
de actualiteit van de informatie ontzettend belangrijk.
http:llwww.tilburg. nllarchieflindex.htm
De zoektocht naar nieuwe wegen om archieftoe
gangen via internet online beschikbaar te stellen
lijkt tot een nieuwe internationale standaard te
leiden. Tijdens mijn bezoek aan een colloquium
van de Duitse Archivschule in Marburg vroeg ik
mij af welke rol Nederland hierin kan en wil
spelen.
'Theorie en praktijk van de online beschikbaarstelling van
toegangen' was het centrale thema tijdens een internationaal
colloquium dat op 3 maart 1998 plaatsvond op de federale
Duitse Archiefschool in het Hessische Marburg. Van de
twintig deelnemers was het merendeel afkomstig uit (alle
delen) van de Bondsrepubliek. Daarnaast was een klein
aantal buitenlandse collega's uitgenodigd, onder meer uit de
Verenigde Staten, Engeland en Zwitserland.
De Archivschule zelf presenteerde een project met als
belangrijke aanleiding de constatering dat het omzetten van
gewone digitale toegangen in database of tekstformat naar
de web-opmaaktaal HTML (Hyper Text Markup Language)
te tijdrovend en te arbeidsintensief is. Het project wil
bereiken dat er onderhoudsarme software beschikbaar komt
waarmee zowel online via Internet als offline in de leeszaal
toegangen kunnen worden gepresenteerd. Dit nieuwe
instrument moet de voordelen van de papieren toegang
(zoals associatief zoeken, bladeren) combineren met de
voordelen van het nieuwe medium, zoals snelheid en
efficiency. In feite is hiermee de klassieke archiefinventaris,
met titelblad, inleiding, systematische ordening, beschrijvin
gen en index het uitgangspunt van het Duitse programma
en niet de zoekstrategie van de gebruiker. Voordelen van het
nieuwe medium worden ten volle benut: zo kan de gebruiker
al zoekend op elk gewenst moment in het linkerframe zien
waar hij zich in de systematiek van de inventaris bevindt.
Om archivalia te bestellen is het in de toekomst slechts
nodig de signatuur aan te klikken. Op dit moment krijg je
de oorspronkelijke (klad-)beschrijving te zien, wanneer je op
het inventarisnummer bij de beschrijving drukt. Soms bevat
het oorspronkelijke record extra informatie, zoals een oude
signatuur. Naar wens kun je (delen van) de toegang down
loaden, printen, of voorzien van eigen aantekeningen. In het
linkerframe kun je ook weer terug naar het archievenover
zicht.
Encoded Archival Description (EAD) DTD
The EAD Document Type Definition (DTD) is a standard for encoding archival finding aids using the
Standard Generalized Markup Language (SGML). The standard is maintained in the Network
Development and MARC Standards Office of the Library of Congress (LC) in partnership with the
Society of American Archivists.
General Information
Background Information on EAD
EAD Overview
EAD Listserv fHow to subscribe)
LC Finding Aids Web page, including those encoded using the EAD DTD
News and Announcements
"Beta" Test Version of EAD DTD available
EAD DTD Documentation
EAD DTD via [FTP]
EAD Application Guidelines and Tag Library Preliminary draft)
EAD Retrospective Conversion Guidelines
Go to
Standards Home Page
Library of Congress Home Page
Commentslcweb(a).loc. gov (10/30/97)
De techniek en de praktijk
Voor de technische realisering van het project is de firma
Startext verantwoordelijk. Startext en de Archivschule
hebben samen gezocht naar een manier om de bestaande
gedigitaliseerde toegangen automatisch naar een voor het
World Wide Web geschikt format te converteren en hebben
daarvoor een schijnbaar omslachtige weg gekozen. Vanuit
een bestaand digitaal gegevensbestand, bijvoorbeeld
opgebouwd in DBase, wordt een tekstbestand vervaardigd
volgens Common Separation Values (CSV). Vanuit dit bestand
is het mogelijk met een - door Startext vervaardigde - gene
rator een ruwe HTML-versie te produceren. Deze bestaat
enerzijds uit afzonderlijke records en anderzijds uit bijzonde
re onderdelen van de inventaris, zoals de inleiding.
In de praktijk moet je je dit als volgt voorstellen: een bestand
opgebouwd in MIDOSA95 (de ontsluitingssoftware van de
Archivschule) wordt via Perl geconverteerd naar ASCII. Vanuit
dit bestand wordt dan -met behulp van die generator- een
102/4 mei 1998