Interl nationale zoektocht naar ideale online toegang Het Gemeentearchief Tilburg streeft er naar de web-site uit te bouwen tot centraal informatiepunt voor zijn medewerkers en de virtuele en fysieke bezoekers GM Archiefgidsen 12 Door Jan Folkerts 13 Het on-line aanbieden van fotocollecties van archiefdiensten is evenmin werkelijkheid. Voorlopig moeten we ons beperk en tot het aanbieden van toegangen in de vorm van inventa rissen en indexen. Het recente succes van het Gemeentear chief Zwolle met hun index op de akten van de burgerlijke stand laat nog eens zien dat er grote behoefte bestaat aan dit soort gegevens op het Internet. Met behulp van deze toe gangen kan de bezoeker op afstand zien of het de moeite loont om een archiefdienst te bezoeken, of op afstand kopieën van akten e.d. te bestellen (zoals Delft dat op dit moment al heeft uitgewerkt). De ontwikkelingen van met name I-pay (het direct betalen via Internet met behulp van een rekening bij een 'Internet-bank') zullen hierin van groot belang zijn. Betalingsgemak werkt voor de consument drempelverlagend. De administratieve rompslomp die de bestelling van reproducties nu nog met zich meebrengt (met name aan de archiefkant) zal dan tot het verleden behoren. In de nabije toekomst zullen we ons moeten gaan bezighou den met de vraag wat de virtuele bezoeker van een archief nu precies van ons verwacht. Sinds kort is daarvoor een mogelijk instrument gratis beschikbaar: NedStat rating. Met behulp van een score kan de bezoeker zijn waardering uit spreken over een site, maar kan hij tevens op tekortkomin gen en dergelijke wijzen. De communicatie met de surfgast zal veel interactiever moeten. In feite is iedereen die via e-mail een vraag stelt of een bestelling plaatst een bezoeker die gevraagd zou kunnen worden naar suggesties of opmer kingen. Het Gemeentearchief Tilburg streeft er naar de web site uit te bouwen tot centraal informatiepunt voor zijn medewerkers en de virtuele en fysieke bezoekers. Uiteinde lijk zullen de verschillen in informatieaanbod tussen de fysieke en de virtuele bezoeker geheel moeten verdwijnen. Voor het zover is, zullen er nog heel wat bits over de digitale snelweg moeten schieten. Wat hebben wij nu de afgelopen twee jaar geleerd en welke aanbevelingen zijn te geven? De leiding en de medewerkers moeten het belang van een site ten volle waarderen en ondersteunen. De medewerkers moeten vertrouwd zijn met het medium Internet en actief kunnen meedenken. Doelen en verwachtingen moeten vooraf geformuleerd zijn en dienen eventueel steeds te worden bijgesteld. Er moet vooraf een goed marketingplan worden opgesteld, waarin duidelijk staat aangegeven welke archiefproducten via de site moeten worden aangeboden. Het is niet noodzakelijk te wachten tot alles af is. Een website in beweging is interessanter dan een site waar maandenlang niets gebeurt. ARCHIEFGIDSEN In deze archiefgidsen staan alle archieven, collecties en verzamelingen opgesomd, die het Gemeentearchief Tilburg in beheer heeft U kunt hier tevens de bijbehorende toegangen (inventarissen en plaatsingslijsten) online raadplegen, voorzover (digitaal) aanwezig. U kunt de archiefgidsen en inventarissen doorzoeken met behulp van een zoekmachine I Zoeken! 1 U vindt hier de archiefgidsen van: de gemeente Tilburg de voormalige gemeente Berkel-Enschot de voormalige gemeente Udenhout de gemeente Goirle de gemeente Hilvarenbeek de voormalige gemeente Diessen de gemeente Loon op Zand de gemeente Olsterwilk de voormalige aemeenteMoeraestel Leest u ook even de Informatie o HOMEPAGE I RECEPTIE Mi ir de openbaarheid van de archieven. Wat hebben wij geleerd? Het zal u duidelijk zijn geworden dat we bij de realisatie van de website van het Gemeentearchief Tilburg eigenlijk de omgekeerde weg hebben bewandeld. We hebben ons blindelings op de digitale snelweg gestort met alle gevolgen van dien. Dat het Gemeentearchief aanvankelijk binnen de website van de gemeente Tilburg als een soort pilot fungeer de, wil niet zeggen dat daarmee de weg zomaar open bleef voor verdere ontwikkeling van de archiefsite. Met name de financiële gevolgen van onze enthousiaste aanpak dienen nu nader geanalyseerd en gestroomlijnd te worden. Met de gemeentelijke herindeling ging de site steeds grotere gebieden bedienen Ontwikkel een procedure voor het onderhoud van de site en zorg dat er een adequaat financieel dekkingsplan ligt. Probeer in contact te komen en te blijven met zoveel mogelijk gebruikers van de site. Hoewel een archief uitsluitend met het verleden werkt, is de actualiteit van de informatie ontzettend belangrijk. http:llwww.tilburg. nllarchieflindex.htm De zoektocht naar nieuwe wegen om archieftoe gangen via internet online beschikbaar te stellen lijkt tot een nieuwe internationale standaard te leiden. Tijdens mijn bezoek aan een colloquium van de Duitse Archivschule in Marburg vroeg ik mij af welke rol Nederland hierin kan en wil spelen. 'Theorie en praktijk van de online beschikbaarstelling van toegangen' was het centrale thema tijdens een internationaal colloquium dat op 3 maart 1998 plaatsvond op de federale Duitse Archiefschool in het Hessische Marburg. Van de twintig deelnemers was het merendeel afkomstig uit (alle delen) van de Bondsrepubliek. Daarnaast was een klein aantal buitenlandse collega's uitgenodigd, onder meer uit de Verenigde Staten, Engeland en Zwitserland. De Archivschule zelf presenteerde een project met als belangrijke aanleiding de constatering dat het omzetten van gewone digitale toegangen in database of tekstformat naar de web-opmaaktaal HTML (Hyper Text Markup Language) te tijdrovend en te arbeidsintensief is. Het project wil bereiken dat er onderhoudsarme software beschikbaar komt waarmee zowel online via Internet als offline in de leeszaal toegangen kunnen worden gepresenteerd. Dit nieuwe instrument moet de voordelen van de papieren toegang (zoals associatief zoeken, bladeren) combineren met de voordelen van het nieuwe medium, zoals snelheid en efficiency. In feite is hiermee de klassieke archiefinventaris, met titelblad, inleiding, systematische ordening, beschrijvin gen en index het uitgangspunt van het Duitse programma en niet de zoekstrategie van de gebruiker. Voordelen van het nieuwe medium worden ten volle benut: zo kan de gebruiker al zoekend op elk gewenst moment in het linkerframe zien waar hij zich in de systematiek van de inventaris bevindt. Om archivalia te bestellen is het in de toekomst slechts nodig de signatuur aan te klikken. Op dit moment krijg je de oorspronkelijke (klad-)beschrijving te zien, wanneer je op het inventarisnummer bij de beschrijving drukt. Soms bevat het oorspronkelijke record extra informatie, zoals een oude signatuur. Naar wens kun je (delen van) de toegang down loaden, printen, of voorzien van eigen aantekeningen. In het linkerframe kun je ook weer terug naar het archievenover zicht. Encoded Archival Description (EAD) DTD The EAD Document Type Definition (DTD) is a standard for encoding archival finding aids using the Standard Generalized Markup Language (SGML). The standard is maintained in the Network Development and MARC Standards Office of the Library of Congress (LC) in partnership with the Society of American Archivists. General Information Background Information on EAD EAD Overview EAD Listserv fHow to subscribe) LC Finding Aids Web page, including those encoded using the EAD DTD News and Announcements "Beta" Test Version of EAD DTD available EAD DTD Documentation EAD DTD via [FTP] EAD Application Guidelines and Tag Library Preliminary draft) EAD Retrospective Conversion Guidelines Go to Standards Home Page Library of Congress Home Page Commentslcweb(a).loc. gov (10/30/97) De techniek en de praktijk Voor de technische realisering van het project is de firma Startext verantwoordelijk. Startext en de Archivschule hebben samen gezocht naar een manier om de bestaande gedigitaliseerde toegangen automatisch naar een voor het World Wide Web geschikt format te converteren en hebben daarvoor een schijnbaar omslachtige weg gekozen. Vanuit een bestaand digitaal gegevensbestand, bijvoorbeeld opgebouwd in DBase, wordt een tekstbestand vervaardigd volgens Common Separation Values (CSV). Vanuit dit bestand is het mogelijk met een - door Startext vervaardigde - gene rator een ruwe HTML-versie te produceren. Deze bestaat enerzijds uit afzonderlijke records en anderzijds uit bijzonde re onderdelen van de inventaris, zoals de inleiding. In de praktijk moet je je dit als volgt voorstellen: een bestand opgebouwd in MIDOSA95 (de ontsluitingssoftware van de Archivschule) wordt via Perl geconverteerd naar ASCII. Vanuit dit bestand wordt dan -met behulp van die generator- een 102/4 mei 1998

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 1998 | | pagina 7