De teleurstelling
10
viL S Ég SI <tL g
5
11
Tilburg heeft daarvoor een afdeling Media waar een mede
werker belast is met het opmaken van de pagina's in HTML
en het onderhouden daarvan, de zogenaamde 'webmaster'.
Dat bleek nogal kortzichtig. In ons enthousiasme kwamen
we in eerste instantie dan ook niet verder dan het digitaliser
en van folders en ander reeds gepubliceerd materiaal. Een
benadering die je op veel plaatsen tegenkomt en die onrecht
doet aan het medium.
In oktober 1996 was de grote dag waarop de website van de
gemeente Tilburg officieel geopend zou worden. Al gauw
kwamen we echter tot het inzicht dat de door ons bewandel
de weg niet de goede was. De vormgever was blijven steken
in het stereotype beeld van het archief: in de virtuele kelder
van het virtuele stadhuis. Een situatie die absoluut niet
overeenkomt met de werkelijkheid. Het Gemeentearchief
Tilburg beschikt over een eigen monumentaal gebouw (het
voormalige stallencomplex van de kazerne van koning
Willem II) dat qua interieur en sfeer in het geheel niet
strookte met het geschetste beeld. We besloten daarom al na
korte tijd een nieuwe vormgeving te kiezen, die recht deed
aan de werkelijkheid.
Een volgende tekortkoming had te maken met de actualiteit
van de site van het Gemeentearchief. Aangezien we afhan
kelijk waren van een webmaster van buiten het Gemeentear
chief, moesten we voor elke wijziging of aanvulling met hem
contact opnemen. Dat bleek in de praktijk niet ideaal. Het
leek ons daarom beter te proberen het onderhoud van de
website in eigen beheer te nemen, mede vanwege de kosten.
Het eerste ontwerp van de site heeft het Gemeentearchief
geen geld gekost, maar de veranderingen die wij later
wensten, werden wel doorberekend, conform het Tilburgs
model. Ook voor het onderhouden van de site zou voortaan
een rekening gepresenteerd worden.
De tweede versie
We besloten de nieuwe vormgeving en inhoud in overleg
met de webmaster van de gemeente Tilburg te bepalen.
Deze zou ook een aanzienlijk deel van de invulling voor zijn
rekening nemen, maar als de site eenmaal gestalte had
gekregen, zou het Gemeentearchief het verder inhoud geven.
Inmiddels waren we zelf wat beter op de hoogte geraakt van
wat het Internet te bieden heeft. Door het domweg bekijken
van sites, zowel van Nederlands archiefdiensten als van
talloze andere sites, kregen we een idee van wat er zoal mo
gelijk is. Met deze kennis gingen we rond de tafel zitten en
in overleg kwamen we tot een nieuwe lay-out en structuur
van de site. We wilden als binnenkomer een plaatje van het
gebouw waarin we gehuisvest zijn. De overige aspecten van
de werkzaamheden in het archief groepeerden we rond een
plaatje van de receptie (tentoonstelling, geschiedenis van
Tilburg en van het kazernecomplex, publicaties, e-mail-mo-
gelijkheid) en één van de studiezaal (archiefgidsen, biblio
theek en documentatie, fotocollectie, microficheoverzicht en
de mogelijkheden om bij ons genealogisch onderzoek te
doen).
De site laat als welkom het karakteristieke gebouw van het Gemeentearchief
Tilburg zien (foto's: Frans van Ameyde).
De gekozen werkwijze bleek vruchtbaar. We kregen precies
wat we wilden en vanaf dat moment konden we inderdaad
zelf de site in beheer nemen. Sindsdien zijn er vele kilobytes
informatie via de site van het Gemeentearchief beschikbaar
voor de geïnteresseerde surfer.
De inhoud: prioriteiten
De meeste archiefsites in die periode waren amper verder
gekomen dan het plaatsen van een archievenoverzicht. Echte
inhoud (content) ontbrak vrijwel helemaal, laat staan
informatie waar een onderzoeker, hetzij wetenschappelijk,
hetzij genealogisch mee aan de gang kon. Wij wilden in de
site van het Gemeentearchief Tilburg de diverse aspecten
van de dienstverlening naar voren laten komen. Gezien de
hoeveelheid materiaal die beschikbaar is, werd het tijd om
prioriteiten te stellen.
We besloten in eerste instantie de archiefgidsen on-line te
brengen. Daarnaast zouden de inventarissen, voorzover
digitaal, een plaats moeten krijgen. Op die manier zou de
site in ieder geval een inhoud met waarde voor onderzoekers
hebben.
Inmiddels had een aantal andere ontwikkelingen ons
ingehaald. Vanaf 1 januari 1997 gingen Berkel-Enschot en
Udenhout deel uitmaken van de gemeente Tilburg als
gevolg van de gemeentelijke herindeling in onze regio. Mede
als gevolg daarvan was ook een fusie met het Streekarchief
Oisterwijk aanstaande. Dat betekende dat ook de archiefgid-
sen en inventarissen van de daarbij nog aangesloten gemeen
ten Goirle, Hilvarenbeek, Loon op Zand en Oisterwijk, een
plaats zouden krijgen op onze site. In betrekkelijk korte tijd
ging het Gemeentearchief Tilburg en dus ook de site een
steeds groter gebied bedienen. De aanvankelijke planning
was niet meer haalbaar en het was pas in oktober 1997 dat
de archiefgidsen met inventarissen in hun geheel on-line wa
ren. Daarmee was in elk geval de eerste doelstelling gehaald.
t&frd Éc-i'-'.n
(«fe tM,
Resultaten
Pp***' MM» Ubix*
pew Qj/tcra Hete
MSWtfcMl
mÊÊÊÊÊCS
pp\v5_FTP% wwi'fcmgnl
^5 1022
voorzien van nieuwe computers met de mogelijkheid om de
eigen website te bekijken. Het zal nog tot oktober 1998
duren voordat alle medewerkers van het Gemeentearchief
Tilburg deze toegang hebben. Dat is noodzakelijk om het
draagvlak in de organisatie te vergroten. Door het gebruik
van de website (en Internet in het algemeen) zal het nut en
het belang daarvan steeds meer onderkend worden. Voor het
aanleveren van materiaal, het wijzen op fouten of tekortko
mingen ben je aangewezen op de gebruikers. Het dagelijks
raadplegen van de website c.q. Internet levert deze waarde
volle informatie.
In een later stadium zouden
nadere toegangen (met name
genealogische) een plaats moe
ten krijgen. Het eerste onder
deel daarvan is op vrijdag 13
maart jl. gerealiseerd met het
plaatsen van een index van
50.000 bidprentjes on-line.
Maar onze wensen reiken ver
der. Uiteindelijk willen we het
sinds september 1997 operatio
nele Studiezaal Informatie Systeem (SIS), waarin alle genea
logisch interessante indexen (in totaal zo'n 1.000.000 vermel
dingen) van alle aangesloten gemeenten zijn opgenomen, via
onze website de wereld aanbieden. Het zelfde zal moeten gaan
gebeuren met de 100.000 foto's in onze rijke fotocollectie.
De organisatie
Het was de gemeenteraad van Tilburg die in 1996 besloot
dat de gemeente een eigen website zou gaan bouwen. De
leiding van het Gemeentearchief stond volledig achter dit
initiatief maar ervaring met dit nieuwe medium ontbrak.
Achteraf moeten we constateren dat dit een tekortkoming is.
De website van het Gemeentearchief was eigenlijk een
tweemansactie. In de eerste paar maanden had zelfs het
eigen archiefpersoneel nog geen toegang tot de site vanaf de
eigen werkplek. Een bizarre situatie. In het voorjaar van
1997 zijn daarom alle medewerkers in de dienstverlening
De site-bezoeker kan thuis zoveel mogelijk zijn onderzoek voorbereiden: hij zit
zelfs gewoon in de studiezaal en kan zijn keuzes maken (foto's: Frans van
Ameyde).
De website van het Gemeentearchief Tilburg staat nu zo'n
15 maanden op het Internet. Het bereiken van potentiële
klanten die niet naar het archief kunnen komen op de
openingstijden was één van de doelen van onze website. Pas
vanaf 16 september 1997 zijn
gegevens beschikbaar over de
bezoekers van de website van
het Gemeentearchief Tilburg.
Wat vertellen deze cijfers?
De website had de afgelopen
zes maanden ruim 5300
bezoekers. Dat betekent een
gemiddelde van ca 29 per
dag; een mooi begin. Veruit
de meeste bezoekers komen
uit Nederland, zo'n 80 De
USA is een goede tweede
(4,6%), gevolgd door België
(2,4%), Australië (1% samen
met Nieuw-Zeeland 1,3%),
Canada (0,8%) en Duitsland
(0,7%). Hieruit blijkt dat de
landen waar in het verleden
nogal wat Nederlanders naar zijn geëmigreerd in de top van
de lijst staan. In totaal kreeg de website bezoek van mensen
uit 38 landen, Nederland niet meegerekend.
Wanneer we kijken naar de spreiding van de bezoeken per
dag blijkt het volgende: ca 57% van de bezoeken vindt
plaats in kantooruren tussen 8.00 en 17.00 uur. De boven
genoemde doelstelling is dus voor een belangrijk deel
gehaald: 43% 2270 bezoeken/personen) van de website
bezoekers komt buiten de uren dat de dienst is geopend.
Bovendien zijn er nogal wat mensen die de mogelijkheid van
e-mail binnen de website gebruiken.
Toekomstige uitdagingen
De nieuwe technologieën maken steeds meer mogelijk. Het
daadwerkelijk plaatsen van bronnen op het Internet (zoals de
RAD nu van plan is met de digitaliseren van huwelijksakten)
is op dit moment nog nergens in Nederland gerealiseerd.
102/4 mei 1998
