Wij moeten dan ook iedere laag binnen het GIS
onderzoeken op het criterium op welke wijze het
bestanddeel voortvloeit uit of gebonden is aan de
activiteiten van de provincie
4
YQWnn/t
zono van 5'
uit as N37
's Hertogenbosch of de Adviesdienst Verkeer en Vervoer van
Rijkswaterstaat te Rotterdam/Heerlen. Je kunt ook luchtfo
to's als basis gebruiken, die eveneens in digitale vorm
kunnen worden geleverd. De gegevens worden ingevoerd
volgens een coderingssysteem, aangemaakt door de leveran
(1) Grafische voorstelling van de lagen coveragesin een Geografisch
informatiesysteem (uit: GIS-jaanverkplan 1996, provincie Drenthe)
cier. Het werkt met zogenaamde vectoren die elke lijn en
punt definieren. Scannen is dus niet nodig. De luchtfoto's
zijn wel gescand en daar moet je zelf de interpretatie van de
beelden aan toevoegen. Dat kan door bijvoorbeeld een of
meer elementen uit een topografische kaart over een
luchtfoto te leggen. Voor vakgenoten is het duidelijk, dat
dergelijke aangekochte sets gegevens geen archiefbescheiden
zijn. Tot voor kort werd het GIS bij de provincies alleen
uitgebreid met aangekochte bestanden, bijvoorbeeld
bevolkingscijfers per gemeente of woonkern en economisch-
statistische gegevens, vaak afkomstig van het Centraal
Bureau voor de Statistiek. Vóór het GIS-tijdperk gebruikten
de beleidsontwerpers natuurlijk de papieren versies van de
topografische kaart, het Statistisch Zakboek en wat er nog
meer op dit gebied te beleven is. Zij gebruikten en gebrui
ken ook wel eens dossiers uit het archief, maar die worden
door het type beleidsvoorbereiders dat zich met ruimtelijke
zaken bezig houdt toch duidelijk minder belangrijk gevon
den.
Laagje voor laagje
De gebruikers van het GIS manipuleren de verschillende
bestanden in het systeem, door ze als het ware over elkaar te
leggen (1). De verschillende gegevensbestanden of datasets
worden dan ook wel als lagen of covers aangeduid. Zo kun je
beleidsalternatieven op het beeldscherm oproepen, en de
consequenties van beslissingen op ruimtelijk gebied zicht
baar maken.
Voorbeeld: om te beslissen of in de buurt van een snelweg
een industriegebied of een woonwijk kan worden aange
legd, legt men over de topografische kaart het streek
plan, een dataset met geluidscontouren, een met hoog
spanningskabels en de corridors die tot een bepaalde
hoogte vrij moeten blijven voor de straalverbindingen
van de telecommunicatie (2). Desgewenst kunnen ook
kaarten met beschermde natuur- en archeologische
terreinen worden toegevoegd. Het systeem kan dus als
uitkomst hebben dat er op een bepaalde plaats helemaal
niet gebouwd kan worden. De beleidsvoorbereider mag
T grutto
kievit
scholekster
A tureluur
watersnip
wulp
watersnip
(2) Selectie van weidevogels met topografische ondergrond, maar zonder
kilometerraster, vervaardigd door de Produktgroep landelijk gebied, in
samenwerking met GlS-kartografie van de Produktgroep Ruimte en water van
het Provinciaal bestuur Drenthe. De selectie wordt gemaakt in verband met de
voorgenomen verdubbeling van de autoweg N34(Hoogeveen-Duitse grens).
dan creatieve ideeën spuien zoals het aanleggen van
geluidswallen, of het risico nemen in maatschappelijke
conflicten te verzeilen. Dat zijn dus beleidbeslissingen.
Het systeem is gekoppeld aan een grafisch programma
waarmee je afdrukken van geselecteerde gegevensbestanden,
afzonderlijk of gecombineerd, kunt gebruiken in een rapport
of een ander type beleidsstuk. Er worden nog geen beslissin
gen genomen louter op grond van digitale gegevens. Ter
verhoging van de bruikbaarheid van het GIS voegt men er
uiteraard de eigen gegevens aan toe zodra daarvoor de
deskundigheid in huis is. Het invoeren van een laag digitale
gegevens in het GIS is tijdrovend specialistenwerk; daarom
wordt lang niet alle in deze vorm aanwezige geografische
informatie in het GIS ingevoerd. In principe gebeurt dat
slechts met dat deel dat voor meer dan één afdeling van het
provinciaal apparaat bruikbaar is. Bijvoorbeeld de al ge
noemde digitale versie van het streekplan.
Eens per 10 jaar stellen provinciale staten op grond van de
Wet op de Ruimtelijke Ordening het streekplan vast, onder
meer ter toetsing van gemeentelijke bestemmingsplannen.
De authentieke, vastgestelde versie bevindt zich in een
papieren dossier, en dat is met nog veel meer gegevens in het
GIS het geval. Wij zullen echter zien, dat de aanwezigheid
van geheel of gedeeltelijk identieke gegevens op papier op
zichzelf niet beslissend is voor de toekenning of onthouding
van de status archiefstuk.
bovendien in een toegankelijke staat. Dat betekent dat de
provincie de voor het beheer noodzakelijke software mèt
licenties eveneens gratis aan de rijksarchiefdienst zou moeten
bijleverend Niet alleen de programmatuur, maar ook de
aangekochte databestanden, te beginnen met de topografi
sche basis van het systeem.
De archiefwetgeving is alleen van toepassing op archiefbe
scheiden. Wij moeten ons dus eerst verdiepen in de vraag of
het GIS als geheel of één of meer van zijn onderdelen dat
zijn. Wij hebben al gezien dat het GIS als basis wordt
aangeschaft op de vrije markt. Als zodanig valt het dus niet
onder de wettelijke definitie:
bescheiden door de overheids
organen ontvangen of opge
maakt en naar hun aard
bestemd om daaronder te
berusten. De aard van de
archiefbescheiden bestaat
daaruit, dat ze ten eerste hun
ontstaan te danken moeten
hebben aan de activiteiten of
werkprocessen in ruime zin van een overheidsorgaan, in dit
geval de provincie. Ook eigendomsbewijzen waarmee geen
werkprocessen in strikte zin zijn gemoeid, zijn archiefbe
scheiden. Ten tweede moeten de bescheiden enig eindstadi
um of definitieve vorm bereikt hebben; ambtelijk klad
papier is nooit als archiefstuk beschouwd. Het is echter ook
niet zo, dat alleen de definitieve versie van een tekst een
archiefstuk is. Wij moeten dan ook iedere laag binnen het
GIS onderzoeken op het criterium op welke wijze het
bestanddeel voortvloeit uit of gebonden is aan de activiteiten
van de provincie. Voor de status van het GIS als geheel
tenslotte is van belang of de ingevoerde onderdelen bruik
baar of toegankelijk zijn zonder de aangekochte basis.
Gegevenslagen in het GIS
Financiële consequenties
Het belang van de toekenning van de status archiefbeschei
den is niet alleen een kwestie van archiefwetgeving respecte
ren of niet; er kunnen ook aanzienlijke financiële belangen
meespelen. Het GIS als geheel en de ingevoerde gegevensbe
standen afzonderlijk vertegenwoordigen een miljoeneninves
tering. De eerste fase kostte in Drenthe ongeveer 1,5 miljoen
gulden, waarvan de helft vanwege de samenwerking met
Duitse partners in de Eems-Dollard Regio met Europees
geld is gesubsidieerd. De tweede fase gaat bijna evenveel
kosten.1 Wanneer dit alles onder de archiefwetgeving zou
vallen, zou het provinciaal bestuur het geheel dus na twintig
jaar -na ettelijke conversies en met behoud van mutaties (die
thans in enkele gevallen worden gewist, maar het criterium
wissen of bewaren is niet archivistisch bepaald)- aan de
rijksarchiefdienst ter beschikking moeten stellen. Gratis en
In het Drentse GIS bevinden zich afgezien van het Informa
tiesysteem Natuur ongeveer 250 provinciedekkende lagen.
De GIS-beheerders hebben voor iedere laag een beschrijving
gemaakt ten behoeve van hun eigen beheer. Naar archivis-
tische maatstaven is deze niet compleet. Zo hanteren zij als
datering het moment van opname in het systeem, en niet de
datum waarop de oorspronkelijke gegevens tot stand zijn
gekomen, in digitale of papieren vorm. De medewerkers
natuurbehoud hebben daarnaast een aparte set gegevens
(metadata) over de circa 200 lagen die op hun verzoek in het
systeem zijn ingevoerd: een laag voor iedere planten- of
dierensoort waarvan de geografische verspreiding relevant
genoeg is om de extra moeite voor de opname in het GIS te
nemen. Ik kom hier nog op terug.
De lagen zijn in zes categorieën te onderscheiden:
le De topografische basis. Deze wordt aangekocht. Tot 1
maart 1998 hanteerde de provincie Drenthe de Tele-
102/4 mei 1998
