rDeze advertentie is
voor uw archief.
Papier-
Boekrestauratoren
Een
Geografisch
Informatiesysteem
geïnspecteerd}
Juridische
N
door Arnold den Teuling
Zij gebruikten en gebruiken ook wel eens dossiers
uit het archief maar die worden door het type
beleidsvoorbereiders dat zich met ruimtelijke zaken
bezighoudt toch duidelijk minder belangrijk
gevonden
Hamag Magazijninrichting
Detachering- en uitzendbureau
Wie zijn wij?
Documentatie Postkamer
Kantoor Repro
I STERKEN 73
I m
Een archiefsysteem
leveren is de kunst niet.
Adviseren en meeden
ken over efficiënte
oplossingen is veel
moeilijker. Hamag
Magazijninrichting is
gespecialiseerd in opti
male benutting van
elke ruimte, groot en
klein. Hamag is onder
andere exclusief vertegenwoordiger van Tixit, een
archiefsysteem dat zich in de praktijk méér dan bewe
zen heeft. Montage is in handen van vakmensen met
jarenlange ervaring. Met geld- en ruimtebesparende
oplossingen van Hamag haalt u meer uit uw archief.
Vraag vrijblijvend advies.
GEEF ONS DE RUIMTE EN WIJ MAKEN ER MEER VAN.
Hamag Magazijninrichting b.v., Govert van Wijnkade 43, 3144 EG Maassluis.
520, 3140 AM Maassluis. Telefoon (010) 592 76 39, Telefax (010) 592 91
ArchiFlex is een landelijk werkende organisatie.
Wij bieden per direct ervaren en enthousiaste
medewerkers door geheel Nederland.
Voor wie werken wij?
Wij werken overwegend voor gemeenten, de rijks
overheid, waterschappen, provincie en bedrijven.
Wat bieden wij u?
Wij zijn gespecialiseerd in de volgende sectoren:
Archief Bibliotheek
Meer informatie?
Bel voor nadere informatie of een vrijblijvende
afspraak met onze intercedent IJsbrand Oost.
ArchiFlex, Postbus 10065,
9400 CB ASSEN Tel: 0592 - 341079
Cr,
I I
1 ATELIER m
RESTAURATIE ATELIER
STERKEN BV
Atelier voor conservering en
restauratie van papier en per
kament zoals boeken, prenten,
tekeningen, grafiek,
(wand)kaarten,
charters zegels etc.
De Cloese 7-9
7339 CM Ugchelen
Tel. 055 - 5 42 3147
Fax 055 - 5 43 06 14
Mobiel 06 - 53 93 93 53
DOCUMENTENWACHT
Documentenwacht omvat een
24 uurs calamiteitenservice en
collectie inspectie met schade
preventie als uitgangspunt.
Telefoon: bovenstaande
nummers en:
Mobiel 06 - 53 93 93 53
Semafoon 06 - 59 28 48 55
Het afgelopen jaar had in het kader van mijn gewone werk als provinciaal archiefinspecteur het informa
tiebeheer van de provincie Drenthe mijn aandacht. Vooral dat deel van de informatie dat in de Archiefwet
1995 als archiefbescheiden wordt gedefinieerd, dus ook het beheer van digitale archiefbescheiden. In
1995 was op dezelfde manier het archiefbeheer van de provincie Groningen aan de beurt en in het ko
mende jaar dat van de provincie Friesland.
Ook onder de oude archiefwet kon digitale informatie als
archiefbescheiden worden aangemerkt, vandaar dat er al bij
de inspectie in Groningen de nodige aandacht aan werd
besteed. De provincie Groningen had op dat moment echter
het Geografisch Informatiesysteem nog niet zo ver opera
tioneel dat er vanuit het ambtelijk apparaat gecreëerde
gegevens aan konden worden toegevoegd. In Drenthe is dat
nu wel het geval, evenals in bijna alle andere provincies. In
de rest van dit artikel wordt het Geografisch Informatiesys
teem aangeduid met de magische afkorting GIS. Iedere
overheidsdienst of andere rechtspersoon schaft zich een eigen
GIS aan, met de componenten die iedere afnemer nodig
denkt te hebben.
Waarom inspectie nu?
Er is een belangrijke reden waarom er beter nu dan in 1995
geïnspecteerd en dus ook gepubliceerd kan worden. Dat is
de in de Archiefwet 1995 vervatte eis dat archiefbescheiden
niet meer alleen in goede en geordende staat moeten worden
bewaard, maar ook in een
nodig nadere toegangen. Voor digitale archiefbescheiden
komt daar tenminste bij dat in deze vorm opgeslagen
archiefbescheiden door archiefonderzoekers opgeroepen
moeten kunnen worden op een wijze die overeenkomt met
de oorspronkelijke vorm. In détail moeten de eisen daarvoor
nog worden uitgewerkt; daarmee houdt onder meer het
Programmabureau Digitale Duurzaamheid zich bezig.
Wat is het GIS?
De definitie luidt: een hulpmiddel voor het invoeren, be
werken, analyseren en presenteren van ruimtelijke gegevens,
ter ondersteuning van beleidsprocessen.2 Dit zegt dus niets
over de herkomst of de status van die gegevens, maar wel
dat deze evenals archiefbescheiden iets te maken hebben met
beleidsprocessen. Dat is de aanleiding om mij als inspecteur
in dit systeem te verdiepen. Dat het digitaal werkt is, ook
zonder dat het in de naam voorkomt, vanzelfsprekend.
Eenvoudig gezegd ziet het GIS er als volgt uit: Na installatie
van de systeem-software wordt er een geografische basis
toegankelijke. Permanent te
bewaren archiefbescheiden
moeten mettertijd bovendien
in deze goede, geordende en
toegankelijke staat worden
overgebracht naar de archief
bewaarplaats. In het geval van
provinciale archiefbescheiden is
dat het Rijksarchief in de
provinciehoofdstad. Dat
betekent voor conventionele archiefbescheiden dat zij op
permanent houdbare dragers moeten zijn gesteld in deug
delijke verpakking en voorzien van een inventaris en zo
(topografische hoofdstructuur) ingevoerd in het computer
systeem. Deze is te koop bij de Topografische Dienst in
Emmen of een andere leverancier, bijvoorbeeld Teleatlas te
102/4 mei 1998
