raJBBBBBmEB
I1 I"
h i "Wa ii 11 .1 - waigiara
16
17
archiefstuk te geven. Met behulp van
het veld "Name" is het mogelijk series
en reeksen alfabetisch te sorteren op
andere woorden binnen de beschrijving
dan het eerste. Bijvoorbeeld: de
beschrijving "stukken betreffende het
vernieuwen van het wegdek aan de
Maliebaan" kan door het invullen van
het begrip "Maliebaan" in het veld
"Name" op dit begrip gesorteerd
worden. Verwijzingen kunnen in een
speciaal veld worden ingevoerd; bij
hernummering moet je de gegevens in
dit veld echter met de hand aanpassen.
Als een inventarisnummer nog niet
openbaar is, kun je door het invoeren
van een datum het stuk blokkeren. De
bezoeker krijgt bij het zoeken de
beschrijving van dit stuk dan niet op het
scherm. Zinvoller lijkt mij dat hij de
beschrijving wel te zien krijgt met de
vermelding dat het stuk nog niet
openbaar is.
In het veld "Erhaltung" is ruimte voor
opmerkingen over de materiële
toestand. De archiefmedewerker kan
een lijst van alle beschadigde stukken
met een paar commando's uitdraaien.
In het "Verzeichnungsprotokoll" kan
de inventarisator opmerkingen voor
intern gebruik kwijt. De mogelijkheid
die Mais biedt om verzamelbeschrijvin-
gen in te voeren, heeft Augias-Archiv
niet. Daarin moeten bij reeksen en
series gegevens, die eigenlijk achter
wege gelaten kunnen worden, worden
herhaald. Er is wel een truc (bijvoor
beeld het aanleggen van een rubriek
"notulen" of "brievenboeken"), maar
aangezien iedere beschrijving buiten
ieder verband op het scherm gepresen
teerd kan worden (zie verderop), is het
toch beter de gegevens te herhalen.
Nut voor de bezoeker
Het programma is niet simpelweg een
hulpmiddel om inventarissen te
vervaardigen. Dit blijft natuurlijk
mogelijk maar het programma biedt
volop zoekmogelijkheden op de
studiezaal. Indien de archiefmedewer
kers de ingevoerde gegevens na afloop
van de inventarisatie niet wissen (en
waarom zou hij ook?), dan bouwt men
gaandeweg een grandioos zoeksysteem op
Maar wat kan de bezoeker nu met
Augias-Archiv? Hij kan zich in het
systeem als gast aanmelden en heeft
daarmee toegang tot het zoekscherm.
Hij heeft de keuze tussen zoeken in alle
bestanden of in een enkel. Na het
invoeren van een zoekterm en
eventueel een datumsaandui
ding komen alle beschrijvingen
die beantwoorden aan het
zoekcriterium op het scherm.
Woorden uit de rubriektitels
worden bij het zoeken meege-
te vervaardigen. Wie dit echter wil,
kan ruim uit de voeten. Het program
ma beschikt over een meegeleverde
layout voor de te printen uitvoer, die
tot op zekere hoogte aan te passen is.
Interessanter is de aanschaf van een
extra layout-module Herakles, die
geleverd wordt door de firma InterAr-
-|g|x|
(«sa [SS~r~
Meun
Dr. Paul Peuckor
August.Bebel-Stias
02747 Hminhut
Sehr geehrler Hon Dl Peuckei,
Boiuf
Archival
Telefon Telefax
035873-42284
er MfgUederrahlen li
A. Ingevuld inventarisatieformulier
B. Formulier voor de beschrijving op
bestandsniveau
C. Formulier voor bezoekersgegevens
nomen en de rubriek wordt ook bij het
zoekresultaat aangegeven. Echt gestruc
tureerd zoeken is dit natuurlijk niet.
Daarvoor blijft de inventaris en in ieder
geval het archiefschema noodzakelijk. Een
groot voordeel is evenwel dat bij deze zoek
methode de bezoeker werkelijk alles voor
geschoteld krijgt dat aan zijn zoekopdracht
voldoet. Zo wordt hij op bestanden en
verzamelingen gewezen die hij anders
misschien zou laten liggen. De inventarisa
tor moet dus wel beseffen dat de beschrij
vingen buiten het verband van de inven
taris op het scherm gepresenteerd kunnen
worden en daarom ook afzonderlijk vol
doende inhoud moeten hebben. De bezoe
ker kan zijn zoekresultaat afdrukken. De
ingebouwde paginabegrenzer houdt daar
bij de omvang van de uitdraai in de hand.
Lay-out inventarissen
Augias-Archiv is dus meer dan een
hulpmiddel om inventarissen op papier
ia Bip. EKweth 0i. Walbaud
uchausschuss 1960
lalbuchausschuss steilte üas dcutsche1
Nachfolgei
Abgebende Stelle
EischlIeOungszustand
VeiOITentllchungen
chiv software in Zierenberg. De
layoutmodule maakt een verbinding
met Wordperfect 6.1 of Word 6.0/7.0.
Binnen deze programma's staan alle
tekstverwerkingsfuncties ter beschik
king. En wie niet tevreden is met de
standaard-layout kan met enige
handigheid zijn eigen layout maken.
Daarvoor is wel kennis nodig van de
WordPerfect commando's. Ik werk
met een eigen layout die overeenkomt
met de indeling zoals die in Nederland
gebruikelijk is. Een beknopte inventa
ris met de basisgegevens voor bezoe
kers of een uitvoerige inventaris met
alle gegevens voor de studiezaalmede
werkers zijn, als eenmaal de layout is
vastgesteld, met een paar muisklikken
te printen.
Naast inventarissen is het mogelijk
etiketten (met een korte beschrijving
van het archiefstuk indien gewenst),
een lijst van beschadigde stukken, een
concordantie, een lijst van niet
vergeven nummers of een overzicht
van nog uit te voeren werkzaamheden
te maken. Ook deze zijn geheel aan de
eigen wensen aan te passen. Aan de
titelbeschrijvingen kun je grafische
afbeeldingen koppelen. Nu de schilde
rijenverzameling van het Uniteitsar-
chief met Augias is geïnventariseerd,
hopen we in de toekomst afbeeldingen
van de schilderijen aan de beschrijvin
gen te verbinden, om zodoende via het
beeldscherm een eerste indruk van het
schilderij te krijgen. Voor een fotover
zameling of voor een collectie kaarten
en tekeningen is dit eveneens een
interessante mogelijkheid.
Augias-BBV beheert bestand en
bezoekers
Behalve Augias-Archiv is er Augias-
BBV voor bestands- en bezoekersbe-
heer. Deze kan onafhankelijk van
Augias-Archiv aangeschaft worden (en
omgekeerd), maar wie besluit tot het
volledige pakket is niet veel duurder
uit. De Bestandsverwaltung geeft de
mogelijkheid gegevens over ieder
bestand op te nemen. Dat kunnen
gegevens over de context zijn (inhoud,
korte beschrijving, rechtsvoorganger of
-opvolger), over de fysieke toestand
van het bestand en andere relevante
administratieve gegevens (omvang,
standplaats, datum van overdracht,
wijze van citeren, toegankelijkheid,
naam van de voor het bestand deskun
dige archiefmedewerker en voor
gedeponeerde archieven gegevens over
de eigenaar van het bestand). Het
bestandsbeheer is gekoppeld aan een
Tektonikeen archiefschema op be
standsniveau. Het maken van systema
tisch geordende bestandsoverzichten is
mogelijk door aan ieder bestand een
plaats binnen de Tektonik toe te
kennen. Bij de invoer van bestanden
kun je teruggrijpen op hetgeen tijdens
het inventariseren al in Augias-Archiv
is ingevoerd.
Augias-BBV staat echter geen gastge
bruik toe. Een bezoeker kan zich
zonder wachtwoord dus niet aan
melden en op zoek gaan naar een
bestand. Dit is zeker een gemis hij
zal weer naar het gedrukte bestands
overzicht moeten grijpen. Onder
begeleiding van een studiezaalmede
werker kan hij overigens wel zoeken.
Evenmin heeft Augias-BBV een
functie voor depotbeheer. Dit is voor
een klein archief als het onze (800 m)
geen gemis, voor een groter misschien
wel. De Benutzerverwaltung is ook een
onderdeel van Augias-BBV en
registreert bezoekersgegevens die
verbonden zijn met het doel van het
onderzoek. Indien het onderwerp niet
is ingevoerd telt Augias de bezoeker in
de statistiek niet mee. Hoewel Augias-
BBV aanvraagbriefjes kan afdrukken,
is er niet echt sprake van geautomati
seerde aanvraag van stukken, zoals bij
Archeion. Wel is er de optie hand
matig uitgifte en teruggave van
archiefstukken in te voeren zodat er
altijd een overzicht van de stukken is,
die niet in het depot zijn. Aan de hand
van deze gegevens stelt Augias-BBV
een frequentielijst van geraadpleegde
bestanden samen. Met Augias-BBV is
het dus heel eenvoudig om lijsten van
bezoekers, aangevraagde archiefstuk
ken, onderzochte thema's etc. op te
stellen. Helaas heeft de archivaris niet
de mogelijkheid zelf lijsten te definië
ren. Ik zou bijvoorbeeld graag aan het
einde van het jaar een lijst willen
hebben met de herkomstlanden van de
bezoekers of met standplaatsen van de
archiefbestanden. De mogelijkheid tot
het zelf formuleren van lijsten is zeer
welkom. Navraag bij Augias Data
leerde mij dat zij op verzoek en zonder
extra kosten bijzondere lijsten kunnen
leveren.
U niteitsarchief
Het Uniteitsarchief is sinds 1764 het centrale archief van de Herrnhutter
Broedergemeente en de Europees-Continentale Broederuniteit. Het beheert
het familiearchief van de Graaf von Zinzendorf, de archieven van de centrale
kerkbesturen en synodes, het archief van de zendingsdirectie en verschillende
persoonsarchieven (800 strekkende meter). Bovendien is hier een bibliotheek
van 100.000 banden ondergebracht, een schilderijencollectie (600 stuks),
kaarten, tekeningen en voorwerpen uit de geschiedenis van de Broederge
meente. Capaciteit van de depots 1000 m.
In het Uniteitsarchief werken 11 personen, sinds 1997 onder leiding van de
Nederlander Paul Peucker. De bezoekersaantallen waren na de val van de
Muur eerst gedaald, maar vertonen nu weer een stijgende tendens:
1996: 1997:
bezoeken in 275 446.
bezoekers 120; 137
In 1997 nam het aantal bezoeken ten opzichte van het voorgaande jaar met
62% toe.
102/3 april 1998
