Plannen en plantekeningen blijken meer te zijn dan
alleen een kwestie van tekentechniek. Ze maken
gedachtenwerelden kenbaar en openen kansen voor
een toekomst
12
13
archieven op papier uitstekend geregeld is, biedt de praktijk
van selectie en vernietiging een minder rooskleurig beeld.
'Bedrijfsongelukken' zoals het LiRo-archief en de archieven
van de veiligheidsdiensten doen zich met enige regelmaat
voor bij de archieven van ministeries, provincies en gemeen
ten. Geldgebrek, gebrek aan menskracht en ruimte, en
gebrek aan kennis kunnen niet worden uitgebannen door de
Archiefwet. De angst voor een vloedgolf van papier noopt (al
te) vaak tot arbitraire
beslissingen. Daarbij
wreekt zich naar de mening
van de leden van de
werkgroep PSVA het feit
dat er te weinig onderzoek
wordt verricht naar de
structuur en waarde van de
informatie in archieven. De
werkgroep PSVA hangt
incidenten die haar ter ore komen niet aan de grote klok. Er
wordt steeds gepoogd om via een netwerk van praktiserende
vakgenoten en archivarissen op discrete wijze actie te
ondernemen. Soms in de vorm van een onderhoud met een
directeur van een dienstonderdeel of een brief als ondersteu
ning voor een ambtelijke notitie. Het is anderzijds de taak
van de archivarissen in de werkgroep om overijverige
vakhistorici ervan te doordringen dat selectie en vernietiging
een onvermijdelijk kwaad zijn.
Doelstelling verruimen
De doelstelling van de PSVA behelst meer dan het spelen
van de rol van bemiddelaar en waakhond. De werkgroep wil
ook een bijdrage leveren aan het toegankelijk maken van
archieven en het stimuleren van het gebruik ervan door
onderzoekers. Voor de laatstgenoemde activiteiten zijn een
paar publicatiereeksen in het leven geroepen. Tevens worden
er jaarlijks een of enkele studiebijeenkomsten met een
gemengd publiek van planologen, stedenbouwkundigen,
historici en archivarissen belegd. Op de studiemiddag in het
Ministerie van VROM op 3 december werd een bont
gezelschap van archivarissen, documentalisten, beleidsamb
tenaren en informatiedeskundigen getracteerd op drie
lezingen. Wederopbouwplannen, een noodprocedure die is
toegepast bij de selectie en vernietiging van kaarten uit het
archief van de Rijksplanologische Dienst en, tenslotte, het
beheer van digitale archieven waren de onderwerpen.
Wederopbouwplannen
Ruimtelijke plannen leiden niet vanzelfsprekend tot uitvoe
ring. Er moet van de zijde van de opstellers een duidelijke
wil tot uitvoering zijn en daartegenover een reële mogelijk
heid: ruimte, geld en een maatschappelijk draagvlak. Pas als
'willen'en 'kunnen' in overeenstemming zijn, is de verwer
kelijking verzekerd. Tegen de achtergrond van dit span
ningsveld zijn de plannen uit de wederopbouwperiode (1940
tot ca. 1965) bezien. Nederland had in 1940 al een lange en
goede traditie op planninggebied. Als voorbeelden kunnen
gelden het plan voor Rotterdam-Vreewijk en het Algemeen
Uitbreidingsplan van Amsterdam. Bij de wederopbouw werd
die traditie voortgezet. Er werd in zoverre een nieuwe weg
ingeslagen, dat allereerst de aard van de bestemmingen in
een logische structuur werd vastgelegd. De overheid had
voorts zowel de gronduitgifte als de financiering in de hand
en stuurde zo de uitvoering tot in details, ook wat de vorm
aangaat.
Na het oorlogsherstel komt er wat de woningproductie
betreft een inhaalmanoeuvre van grote omvang, met talloze
plannen voor de periferie van steden en dorpen. Steden
bouwkundigen bepaalden bij de planning in hoge mate de
verschijningsvorm. Het plan voor Rotterdam-Pendrecht
stoelde bijvoorbeeld op bepaalde maatschappelijke idealen,
maar had feitelijk een vrij autoritair karakter. In de jaren
zestig krijgen ook de burgers inspraak en de zorgvuldigheid
van de procedures krijgt daardoor meer nadruk dan de
precisie van de plannen. In de jaren tachtig vindt een
terugkeer plaats naar een duidelijker evenwicht tussen
planidee en uitvoering.
Zo toont de geschiedenis een golfbeweging in de planning,
tussen meer precisie en minder vrijheid bij de uitvoering
enerzijds en globaler planning met grotere vrijheid ander
zijds. Plannen en plantekeningen blijken meer te zijn dan
alleen een kwestie van tekentechniek. Ze maken gedachten-
werelden kenbaar en openen kansen voor een toekomst. Met
dit voor ogen moet men ze dus bezien.
Kaarten en tekeningen van de RPD
De oude collectie kaarten en tekeningen van de Rijksplano
logische Dienst (RPD) beslaat de periode 1935-1970.
Voorloper van de RPD is de Rijksdienst voor het Nationale
Plan die in 1941 werd opgericht. Al tijdens de Tweede
Wereldoorlog werd begonnen met het verzamelen van
maatschappelijke en fysieke gegevens die van belang werden
geacht voor een nationaal ruimtelijk plan. Aangezien er geen
duidelijkheid bestond over de vorm en inhoud van dit plan,
werd er gekozen voor een zo breed mogelijke aanpak van
gegevensverzameling. De verzamelde data werden bij
voorkeur op kaarten ingetekend om de ruimtelijke relevantie
tot uiting te brengen. De tekenkamer van de dienst draaide
in de jaren veertig op volle toeren, getuige het grote aantal
met de hand vervaardigde kaarten. Met behulp van fiches
kon het verband worden gelegd met de bijbehorende
dossiers, maar deze fiches zijn helaas verloren gegaan.
Bij de bepaling welke kaarten en tekeningen voor blijvende
bewaring in aanmerking komen gold een combinatie van
criteria. Ten eerste de relevantie van het beeldmateriaal als
Randstad Holland 3 most important elements for planning
bounded urban zones central open area
agglomerations as independent elements
buffer zones
pig outward expansion
10. Schetskaart uit het statisch archief van de Rijksplanologische dienst.
Bedenker E. Wijers, ca. 1965
illustratie van de kernactiviteiten van de dienst. Daarbij kun
je denken aan kaarten die nauw verband houden met
nationale (facet)plannen, nationale (studie)nota's, structuur
schetsen en -schema's, en overzichten van meldingsgebieden
in het kader van natuurbescherming. Verder is gelet op de
uniciteit van het materiaal: cartografisch-statistisch basisma
teriaal en beeldstatistieken die met een grote waarschijnlijk
heid alleen in de collectie van de RPD zijn terug te vinden.
Tot slot zijn representatieve voorbeelden bewaard van
beeldmateriaal dat de dienst van belangrijke partners binnen
en buiten de overheid ontving.
Het geselecteerde kaartmateriaal is vanuit cultuurhistorisch
en onderwijskundig oogpunt belangwekkend en het zal in
dit tijdperk van visualisatie steeds belangrijker worden. Een
flink deel van het geselecteerde materiaal bestaat uit
afdrukken van calques op helaas vrij slecht papier. De
beheerder zal deze kaarten en tekeningen dan ook op andere
informatiedragers moeten overzetten, op straffe van teloor
gang van deze belangrijke collectie.
Digitale documenten
Met papieren archieven hebben we al een lange ervaring,
maar zoals hierboven al bleek, is het geen eenvoudige opgave
om al dat papier ook zorgvuldig te beheren. Als het al zo
moeilijk is met papieren archieven, hoeveel moeilijker moet
het dan wel niet gaan met digitale archieven? Daarbij gaat
het vernietigen bijna vanzelf. Een diskette van een jaar of
tien geleden is vaak niet meer leesbaar en dus zijn de
gegevens de facto vernietigd. Het is dus niet voor niets dat
de twee ministeries die een generale taak hebben op het
archiefgebied beleid ontwikkelen om de archieven van het
soort dat in de komende decennia gevormd gaat worden, zo
goed mogelijk te beheren. Daartoe is een programma
opgestart: Digitale Duurzaamheid, waarin onderzoek wordt
gedaan naar authenticiteit van digitale documenten, naar de
beste technologieën om ze zo lang te bewaren als nodig is,
en naar methoden om te voorkomen dat digitale bestanden
zoek raken, verwaarloosd worden en onterecht verloren
gaan.
Recordkeeping System
Het geheel van methoden, technieken en middelen waarmee
een organisatie haar archieven beheert, wordt in de Engelsta
lige literatuur samengevat onder de noemer 'Recordkeeping
System'. Een Recordkeeping System zorgt ervoor dat
documenten onder beheer komen, dat ze zodanig worden
opgeslagen dat ze niet kunnen worden gewijzigd, dat ze
beschreven worden, geordend, geselecteerd, verwijderd of
juist langdurig bewaard, en natuurlijk steeds beschikbaar
zijn voor hen die daartoe bevoegd zijn. De functies van een
Recordkeeping System zijn op zichzelf niet nieuw. Wat er nu
vooral gebeurt is een zorgvuldige formulering om voor elk
van die functies nauwkeurig vast te stellen aan welke eisen
en kwaliteitsnormen ze moeten voldoen, welke de beste
technieken zijn en welke waarborgen gesteld moeten
worden. Resultaten van wetenschappelijk en praktisch
onderzoek op het gebied van digitale archieven moeten
uiteindelijk omgezet worden in concrete eisen of maatrege
len. Het concept 'Recordkeeping System' biedt daarvoor een
raamwerk.
Wanneer het archief de antwoorden bevat op een gestelde
vraag, zal het Recordkeeping System de betreffende docu
menten in hun oorspronkelijke samenhang presenteren, en
moet de vrager er in elk geval van op aankunnen dat ze
volledig, authentiek en leesbaar zijn. In de wereld van
digitale documenten is dat geen sinecure, en veel van de
organisatorische, juridische, archivistische en technische
vragen zijn nog niet afdoende beantwoord. Het Programma
bureau Digitale Duurzaamheid probeert (overheids)organisa-
ties zoveel mogelijk te helpen bij het vinden van oplossingen.
Samenwerking is daarbij onmisbaar. Ideeën en theorieën
moeten immers getoetst worden aan de praktijk. De theorie
is geen doel, maar een middel om uiteindelijk tot een
adequaat digitaal archiefbeheer te komen. 3
Met dank aan Kees de Cler en Peter Horsman voor hun bijdragen.
102/3 april 1998
