Nieuws van Archieven
MLG, wat kun je ermee?
Reglement van de sectie Particuliere Archieven (SPArc) van de Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in Nederland
Indien u uw jaargang wilt completeren is dit uw kans. In de
maand april 1998 zijn oude nummers van het 'Nederlands
Archievenblad en Nieuws van Archieven gratis af te halen bij
het bureau van de KV AN (gevestigd in het Algemeen
Rijksarchief). Graag vooraf even contact opnemen met het
bureau, tel. 070-3478656.
Indien het artikel 'Een digitale doe-bijeenkomst' van Ma
rianne Loef Archievenblad102/2) uw aandacht heeft getrok
ken, leest u dan ook het rapport van het randstedelijke
MLG-project met digitale gegevensbestanden en beleidsaan
bevelingen. Het rapport heet Digitale Diagnose, naar een
remedie ter voorkoming van digitaal geheugenverlies bij de randstad
provincies Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht en is
verkrijgbaar bij de Provinciale Archiefinspectie in Zuid-
Holland, tel. 070-4416487, fax 070-4417813.
Voorstel tot oprichting van de sectie Particuliere Archieven tijdens de ledenvergadering op 23 april 1998.
Naam
Artikel 1
De sectie is genaamd: Sectie Particuliere Archieven van de
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (SPArc).
Doel en middelen
Artikel 2
De sectie heeft ten doel de behartiging van de belangen van het
particuliere archiefwezen. De sectie richt zich op alle particuliere
archieven, ongeacht of deze door particulieren dan wel door
overheidsinstanties worden beheerd.
Artikel 3
De sectie tracht dit doel te bereiken door:
het bieden van een forum voor de leden van de sectie;
deskundigheidsbevordering van de leden van de sectie,
onder meer door
het onderhouden van contacten met onderwijsin
stellingen;
het organiseren van bijscholingscursussen;
het organiseren van (studie)middagen en workshops;
het opstellen van algemene richtlijnen voor het
dagelijks beheer;
veiligstellen van particulieren archieven voor historisch
onderzoek, onder meer door
het bevorderen van de openbaarheid van particuliere
archieven;
het onder de aandacht brengen van de waarde van
historische archieven bij archiefvormers en anderen;
het bevorderen van de registratie van particuliere
archieven;
te fungeren als aanspreekpunt en informatiepunt voor
zorgdragers/beheerders van particuliere archieven en
anderen;
het initiëren en stimuleren van overige activiteiten.
Leden
Artikel 4
1 Leden kunnen zijn: personen belast met het beheer van
particuliere archieven en personen die anderszins bemoeienis
hebben met particuliere archieven.
2 Om lid te worden moet men zich schriftelijk aanmelden
bij het sectiebestuur, dat beslist over de toelating.
3 Om te kunnen worden toegelaten tot de sectie moet men
lid zijn van de Koninklijke VAN.
4 Bij weigering van de aanmelding kan de kandidaat schriftelijk
in beroep gaan bij het bestuur van de Koninklijke VAN.
Artikel 5
1 Het lidmaatschap eindigt door:
a beëindiging van het lidmaatschap van de Koninklijke
VAN;
b schriftelijke opzegging door het lid;
c schriftelijke opzegging door het sectiebestuur;
d ontzetting krachtens besluit van de ledenvergadering.
2 Opzegging door het lid is slechts mogelijk tegen het einde van
het kalenderjaar en met inachtneming van een opzegtermijn
van ten minste één maand.
3 Opzegging door het sectiebestuur kan plaatsvinden wanneer
een lid zijn verplichtingen tegenover de sectie niet nakomt en
wanneer van de sectie redelijkerwijze niet kan worden gevergd
dat het lidmaatschap voortduurt.
Tegen zulke opzegging kan het lid gedurende een maand in
beroep gaan bij het bestuur van de Koninklijke VAN.
4 Ontzetting uit het lidmaatschap kan geschieden door een
besluit van de ledenvergadering als een lid handelt in strijd met
het reglement of besluiten van de sectie, of als een lid de sectie
in aanmerkelijke mate benadeelt.
Geldmiddelen
Artikel 6
1De geldmiddelen van de sectie bestaan uit:
a. een evenredige bijdrage van de Koninklijke VAN, jaarlijks
door de algemene ledenvergadering van de Koninklijke
VAN vast te stellen;
b. buitengewone bijdragen door het bestuur van de Koninklij
ke VAN aan de sectie verleend;
c. andere inkomsten.
2. De geldmiddelen van de sectie maken deel uit van die van de
Koninklijke VAN.
3. Het boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
Bestuur
Artikel 7
1Het bestuur van de sectie bestaat uit ten minste drie en ten
hoogste zeven leden, die uit de leden worden gekozen door de
ledenvergadering van de sectie.
2. Kandidaat-bestuursleden worden voorgedragen door het
zittend bestuur of door ten minste vijf sectieleden.
3. Op de jaarlijkse ledenvergadering van de sectie treedt ten
minste één lid af volgens een door het bestuur op te stellen
rooster. Een aftredend bestuurslid is maximaal één maal
herkiesbaar. Een zittingsperiode duurt vier jaar.
4. De ledenvergadering van de sectie kan een bestuurslid te allen
tijde ontslag verlenen. Het bestuurslidmaatschap eindigt als het
lidmaatschap van de sectie wordt beëindigd.
5. Bij een vacature in het bestuur benoemt de eerstvolgende
ledenvergadering van de sectie een opvolger.
6. De voorzitter wordt door de ledenvergadering van de sectie in
functie gekozen; de overige functies, waaronder die van secre
taris en penningmeester, worden door het bestuur onderling
verdeeld.
7. De voorzitter van de sectie is lid van het bestuur van de
Koninklijke VAN.
8. Bestuursbesluiten worden genomen bij meerderheid van
stemmen. Bij het staken der stemmen is de stem van de
voorzitter doorslaggevend.
9. Van de bestuursvergaderingen wordt verslag gelegd, waarvan
binnen twee weken na de vergadering een exemplaar wordt
gezonden aan het bestuur van de Koninklijke VAN.
Artikel 8
1. Het bestuur is belast met het besturen van de sectie.
2. Het bestuur onderhoudt externe contacten. Wanneer daarbij
belangen van de Koninklijke VAN mede betrokken kunnen
zijn, wordt vooraf overleg gepleegd met het bestuur van de
Koninklijke VAN.
3. Voor het financieel beheer is het bestuur verantwoording
schuldig aan het bestuur van de Koninklijke VAN.
Daartoe houdt de penningmeester een boekhouding bij.
Goedkeuring door het bestuur van de Koninklijke VAN
van de door de ledenvergadering van de sectie vastgestelde
jaarrekening strekt het bestuur tot décharge.
Artikel 11
1. Het bestuur roept alle sectieleden ten minste twee weken
tevoren schriftelijk op voor de ledenvergadering onder
vermelding van de te behandelen onderwerpen.
2. Bestuursleden van de Koninklijke VAN zijn gerechtigd
de ledenvergadering van de sectie bij te wonen.
3. De voorzitter van het sectiebestuur of diens plaatsvervanger zit
de ledenvergadering voor.
4. De secretaris van het sectiebestuur stelt het verslag van de
ledenvergadering op en draagt zorg voor de verzending van dit
verslag aan het bestuur van de Koninklijke VAN.
5. Tenzij in de statuten van de Koninklijke VAN anders is voor
geschreven, worden alle besluiten genomen met meerderheid
van stemmen. Elk lid heeft één stem.
Bestuursleden van de Koninklijke VAN, voor zover geen
sectielid, hebben een adviserende stem.
6. Over zaken wordt mondeling gestemd; over personen wordt
gestemd met ongetekende briefjes, tenzij de ledenvergadering
eenstemmig goedkeurt dat mondeling wordt gestemd.
7. Blanco stemmen en getekende briefjes zijn ongeldig.
8. Wordt bij benoeming van personen in eerste stemming geen
meerderheid behaald, dan volgt een tweede stemming. Wordt
wederom geen meerderheid behaald, dan wordt gestemd tussen
de twee personen die in de vorige stemmingen de meeste
stemmen hebben gekregen.
9. Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen.
Bij staking van stemmen over personen beslist het lot.
Commissies
Artikel 12
Voor het verrichten van een bijzondere opdracht kan het sectie
bestuur of de ledenvergadering besluiten tot het instellen van een
commissie.
Wijziging van het reglement
Ledenvergadering
Artikel 9
1. Jaarlijks wordt ten minste één ledenvergadering van de sectie
gehouden op een door het sectiebestuur te bepalen plaats en
datum. In deze vergadering wordt ten minste voorzien in de
bestuursvacatures en worden jaarrekening en jaarverslag van
het afgelopen kalenderjaar vastgesteld.
2. De ledenvergadering behandelt voorts de voorstellen gedaan
door het bestuur of voorstellen door één of meer leden, die dit
voorstel ten minste veertien dagen voor de vergadering schrif
telijk bij het bestuur indienen.
Artikel 10
Behalve het gestelde in artikel 9 worden ledenvergaderingen
gehouden:
a. als het bestuur zulks noodzakelijk acht;
b. als ten minste vijf sectieleden dit schriftelijk aan het
sectiebestuur verzoeken met opgave van redenen. In dit geval
dient de vergadering binnen vier weken na het verzoek te
worden gehouden. Is dit niet gebeurd, dan kunnen de leden zelf
een ledenvergadering bijeenroepen;
c. als het bestuur van de Koninklijke VAN zulks uitdrukkelijk
Artikel 13
Dit reglement kan slechts worden gewijzigd door een besluit van de
ledenvergadering van de Koninklijke VAN op voorstel van het
sectiebestuur, de algemene ledenvergadering van de Koninklijke
VAN of het bestuur van de Koninklijke VAN.
Opheffing
Artikel 14
1. Tot opheffing van de sectie kan slechts worden besloten door de
algemene ledenvergadering van de Koninklijke VAN.
2. Het archief van de sectie wordt gedeponeerd bij het bestuur van
de Koninklijke VAN, indien de sectie wordt ontbonden.
Slotbepaling
Artikel 15
In gevallen waarin de wet, de statuten van de Koninklijke VAN of
het reglement van de sectie niet voorziet, beslist het sectiebestuur
na overleg met het bestuur van de Koninklijke VAN.
