Directeur Bert Lever trof zelfs de typefouten
die op de systeemkaartjes stonden weer aan
in de geautomatiseerde catalogus, wat ons
het vertrouwen gaf dat er één-op-één zou
worden ingevoerd
Sommige vragen kunnen wij niet beantwoor
den, zoals "Waarom doen niet alle archieven
van Nederland hieraan mee?"
Het plan
16
17
als Exact Software en Gist-Brocades.
Er kwam geld beschikbaar voor pro
jecten die voldeden aan zoveel moge
lijk van de volgende voorwaarden:
inzet van moderne technologie, schep
pen van werkgelegenheid, verbeteren
van de dienstverlening en bevorderen
van samenwerking tussen gemeente
lijke diensten onderling of met andere
instellingen en bedrijven.
De GAD ontwikkelde een plan om de
meest gebruikte bronnen voor genea
logisch onderzoek geautomatiseerd te
ontsluiten en via het internet raad
pleegbaar te maken. De 'werktitel
Digitale Stamboom dekte de lading
niet echt, maar was in het besluit
vormingstraject zo snel ingeburgerd
dat het strategisch onmogelijk was
geworden een andere naam te intro
duceren. In november 1996 ging de
gemeenteraad accoord, zodat het
project begin 1997 van start kon gaan.
Het projectplan Digitale Stamboom
behelsde het maken van een geauto
matiseerde toegang op de DTB en de
burgerlijke stand, zodat deze basisge
gevens via het internet raadpleegbaar
worden. Om dit doel te bereiken zijn
drie zaken nodig: inhoudelijke kennis
van de bronnen en van de onderzoeks
vragen, vaardige automatiseerders en
veel invoercapaciteit. Het eerste heeft
de GAD zelf in huis, de rest is uitbe
steed. Voor de techniek is het Delftse
bedrijf Radical in de arm genomen en
de invoercapaciteit wordt geleverd
door de gemeentelijke Dienst Combi-
Werk, de sociale werkvoorziening.
Door samen na te denken over wensen
en mogelijkheden, kwamen we tot
afspraken over principiële zaken als de
op te nemen gegevens en de te leveren
functionaliteit van het systeem. Zo
werd besloten voor de DTB-gegevens
uit te gaan van de bestaande klappers
op systeemkaartjes en voor de burger
lijke stand te werken vanuit de ori
ginele registers. Er wordt uitdrukkelijk
geen volledige, bronvervangende
informatie geboden, maar basisinfor
matie met een goede verwijzing naar
de bronnen. Uitbreiding, bijvoorbeeld
met images van de bronnen, kan altijd
nog. Proefondervindelijk werd bepaald
hoeveel tijd er gemoeid was met de
invoer en zo kon CombiWerk een reële
offerte uitbrengen voor het totale
invoerwerk. Er is sprake van een
Een presentatie van de vooronders op de digitale
snelweg tijdens een van de VAN-studiedagen
substantieel werkgelegenheidsproject
de Digitale Stamboom levert dertig
mensjaren werk voor mensen die zijn
aangewezen op de sociale werkvoor
ziening. Omdat het hele karwei in
twee jaar moet worden geklaard,
betekent dit dat hiermee vijftien
mensen voltijds bezig zijn. De kosten
van deze arbeidsplaatsen zijn relatief
beperkt, omdat het gaat om zwaar
gesubsidieerd werk en omdat er geen
BTW hoeft te worden berekend. Voor
uitbesteding van het invoerwerk is
overigens geen reëel alternatief voor
handen: zelfs als we zouden werken
met vrijwilligers, moeten we fors
investeren in ruimte en apparatuur,
want zoveel kennis en kunde heb je als
archief niet in huis. Er moest namelijk
nogal wat gebouwd worden: invoer-
schermen (voor elke bron anders),
controlemodules (bijvoorbeeld voor
matching van inventarisnummer en
jaartal), een centrale database in Sequel
Server, transferprogramma's, een
gebruikersinterface met slimme zoek
functies (ook op spellingsvarianten),
een webpagina, een bestelmodule en
een intranet voor het aanbrengen van
correcties en het afhandelen van
bestellingen. En dan is deze lijst nog
niet eens compleet.
Tenslotte moest de nodige hardware
worden aangeschaft: een webserver,
publieksterminals voor de studiezaal,
een extra printer, bekabeling etcetera.
En wat te denken van de communi
catiekosten? De webserver heeft een
permanente open-lijnverbinding met
het internet en het gebruik van de
publieksterminals brengt telefoon
kosten met zich mee.
Ervaringen onderweg
De invoer door mensen die zijn aan
gewezen op de sociale werkvoorziening
loopt fantastisch. Nu had CombiWerk
ook al wel de nodige ervaring met
zogenaamde data-entry. Eén van de
vele invoerprojecten die door deze
dienst zijn uitgevoerd, betrof de biblio
theekcatalogus van het Centraal
Bureau voor Genealogie. Directeur
om maar te zwijgen over de organisa
torische aspecten van het werven,
motiveren en begeleiden van een grote
groep onbetaalde krachten.
Ook voor het uitbesteden van de tech
nische klussen bestaat geen alternatief,
Bert Lever trof zelfs de typefouten die
op de systeemkaartjes stonden weer
aan in de geautomatiseerde catalogus,
wat ons het vertrouwen gaf dat er één-
op-één zou worden ingevoerd. Het
laatste wat je kunt gebruiken bij het
verwerken van historische bronnen is
dat mensen niet intypen wat er staat, maar
wat zij denken dat er had moeten staan.
Het opzetten van een complex auto
matiseringsproject is een bijzondere
ervaring. Wij hebben ervoor gekozen
om niet in zee te gaan met een grote,
anonieme kolos, maar met een kleine
groep jonge enthousiastelingen. Zij
stellen er een eer in om dit project in
onderlinge samenspraak met ons en
CombiWerk te doen slagen. Zij denken
permanent mee en verzinnen foefjes
waar wij zelf niet op zouden komen.
Bovendien staan zij onmiddellijk klaar
als er vragen of problemen zijn, wat een
essentiële voorwaarde is. Dat geldt te
meer als je besluit een systeem dat nog
in ontwikkeling is al beschikbaar te stel
len aan het publiek. Af en toe moeten
we dan ook rekenen op clementie van de
digitale bezoekers, want wanneer er wat
moet worden verbouwd of verbeterd is
het systeem soms even wat trager of
geheel uit de lucht.
Op 13 juni 1997 is het eerste deel van
de Digitale Stamboom in gebruik
genomen. Die dag kwam de index op
de doopregisters (1575-1811) beschik
baar op het internet. In september
volgden de (onder)trouwregisters en in
december wordt de DTB voltooid met
de begravingen. Dan zijn 300.000
inschrijvingen ingevoerd, wat resul
teert in een database met bijna
1.000.000 personen. Velen hiervan
zullen dubbel voorkomen, bijvoorbeeld
omdat zij in Delft zijn gedoopt, ge
trouwd en begraven, en ook nog eens
optraden als getuige bij een doop. Het
is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat
wij mensen gaan identificeren: dat
blijft de taak van de onderzoeker.
De snelheid van het systeem geeft alle
reden tot tevredenheid, en dat terwijl
het toch om een forse database gaat.
Bovendien is er een zware zoekoptie
beschikbaar in de vorm van 'klinkt
als', waarmee kan worden gezocht op
spellingsvarianten. Wie dan Lely
intikt krijgt ook de treffers Lelij en
Lelie. Patroniemen worden behandeld
als achternamen, dus wie zoekt op
'Adriaanse' krijgt zowel Jan Adriaensz
van Adrichem als Willem Adriaense.
Gratis raadplegen
Wij hebben er bewust voor gekozen de
Digitale Stamboom gratis raadpleeg
baar te maken, omdat ons eerste doel
verbetering van de dienstverlening is.
Wij gaan er van uit dat een deel van
de kosten wordt terugverdiend in de
vorm van efficiency-winst, al valt die
natuurlijk nier exact te becijferen.
Daar staat echter tegenover dat je be
taling voor raadpleging ook zou moe
ten organiseren, wat flinke kosten met
zich meebrengt, zeker bij betalin-gen
vanuit het buitenland. Een argu-ment
vóór betaling is dat de onder-zoeker
zich reiskosten kan besparen door eerst
de Digitale Stamboom te raadplegen,
en dat je die besparing dus kunt
afromen. Dit is echter betrekkelijk, al is
het maar omdat je de besparing daar
mee (ten dele) ongedaan maakt en dus
je doel voorbij schiet. En bovendien:
waarom zou je iemand laten betalen
voor iets wat hij in de studiezaal gratis
kan doen? Voor de Delftse burgers, die
al meebetalen aan het systeem via de
gemeentekas, zou het helemaal wrang
zijn om nog eens in de beurs te moeten
tasten voor de raadpleging van hun
Digitale Stamboom. Een voorziening die
je maakt met gemeenschapsgeld, moet
als het even kan gratis beschikbaar zijn.
Tijdwinst voor onderzoeker
Wij zijn benieuwd of de Digitale
Stamboom een waarneembaar effect op
de bezoekcijfers van de studiezaal zal
hebben. Op voorhand zijn de gevolgen
moeilijk te voorspellen. De ene poten
tiële bezoeker komt tot de conclusie
dat hij zich een waarschijnlijk vergeefse
reis naar Delft kan besparen, omdat hij
in de DTB niets van zijn gading aan
treft. Maar de ander vindt misschien
onvermoede gegevens via het internet
en komt vervolgens de originele
bronnen raadplegen.
Wel direct merkbaar is de tijdwinst
voor de onderzoeker. Wie in de studie
zaal genealogisch onderzoek wil
komen doen, kan zijn bezoek voorbe
reiden door via de Digitale Stamboom
de gewenste bronnen vast op te zoe
ken. Wie geen tijd of zin heeft om
naar Delft te reizen, kan tegen beta
ling readerprints van de originele
bronnen bestellen via de knop kopie
Alvorens een zoeksessie af te sluiten,
dient de raadpleger de bestelling te
bevestigen door naam, adres en
woonplaats in te vullen. Hij krijgt dan
te zien hoeveel kopieën er zijn besteld
en welk bedrag moet worden overge
maakt op onze girorekening onder
welk bestelnummer. Op grond van de
binnengkomen betalingen werken wij
de bestellingen verder af. Deze proce
dure is ook voor ons veel sneller en
minder arbeidsintensief dan de tot nu
toe gehanteerde, waarbij iemand na
schriftelijke bestelling eerst een rekening
kreeg en pas na betaling de gewenste
stukken ontving. Waarschijnlijk start
binnenkort een proef met betaling via
de chipkaart, zodat de procedure nog
korter wordt: wij kunnen dan via het
intranet zien welke bestelling al betaald
is en dus per omgaande de kopieën
maken en verzenden.
Verwend publiek
In oktober 1997 werd de Digitale
Stamboom bezocht door 1374 mensen.
Zij gaven samen ruim 38.000 zoekop
drachten. Twintig procent van de
raadplegers kwam uit het buitenland,
vooral uit de traditionele emigratie-
landen Australië, Canada, Nieuw-
Zeeland en de Verenigde Staten. De
reacties van de bezoekers zijn bijzonder
100/10 DECEMBER 1997
