aa
a a
a a qOo o
30
Fusie Breddels Vermeulen en
ODRP Facilitair
Expert Meeting on Electronic Records
Nederlands Instituut voor
Wetenschappelijke Informatiediensten
QD
a
O O
Tabellenrapport Archieven 1995
31
de archiefdiensten van enkele grote gemeenten (Rotterdam,
Utrecht, Den Haag) en de gebruikersgroep ABS. Tijdens
deze besprekingen werden een stuurgroep en een project
groep ingesteld. De stuurgroep wordt gevormd door afge
vaardigden van de groepen die kapitaal inbrengen en bestaat
uit: de Algemeen Rijksarchivaris, de gemeentearchivarissen
van Rotterdam, Utrecht, Den Haag en inmiddels ook
Amsterdam. Bovendien is overleg gaande met de gemeente
archivarissen van Dordrecht en Leiden. De stuurgroep beslist
omtrent budgetten, offertes, oplevering en acceptatie van
het eindproduct. De Rijksarchiefdienst fungeert als op
drachtgever naar het ingeschakelde softwarehouse.
De projectgroep bestaat uit afvaardigingen van genoemde
instellingen, alsmede vertegenwoordiging van de Stichting
Archief Programmatuur (STAP), ABS gebruikersgroep en
St.GAAN. In alfabetische volgorde zijn dit:
A. van Bokhoven (GA Rotterdam),
R. Braad (GA Heerlen, STAP/ABS),
D. M. Bunskoeke (SA Waterland, St.GAAN),
P. Horsman (RAD),
J. Leguijt (GA Utrecht),
Ph. Maarschalkerweerd (GA Den Haag, tevens voorzitter en
lid stuurgroep),
A. Ollefers (RAD, technisch projectleider),
F. J. van Rooijen (RAD, applicatiebeheerder Archeion),
F. Smit (GA Amsterdam).
Wat kunnen we verwachten?
De opdracht die de projectgroep heeft meegekregen luidt:
zorg dat er een archiefbeheersysteem wordt ontwikkeld dat
qua functionaliteit ABS en Archeion verenigt en qua vorm
voldoet aan de eisen en mogelijkheden van deze tijd.
De projectgroep werkt nauw samen met de systeemontwer
pers. Samen bekijken ze de bestaande systemen en stellen ze
de verschillen en overeenkomsten vast. Gebleken is dat er
meer overeenkomsten dan verschillen zijn en dat die ver
schillen ook goed oplosbaar zijn. De toekomstige gebruikers
kunnen dan ook minimaal de mogelijkheden van de oude
systemen verwachten. Hier bovenop worden naar verwach
ting zelfs enkele reeds bekende wensen gerealiseerd. Let wel:
geheel nieuwe functionele eisen zullen pas in de toekomst
kunnen worden verwezenlijkt en worden buiten het huidige
project en de opdracht gehouden.
In augustus wordt een ontwerp afgeleverd waarin de
functionaliteiten van beide systemen een plaats hebben.
Wat is er nu reeds bereikt?
In de maand juni is het software bureau ORIGIN begonnen
met het maken van het ontwerp van het nieuwe systeem.
Hierbij wordt uitgegaan van de functie- en gegevensstruc
tuur van Archeion. In juni en juli is de projectgroep regel
matig bijeen geweest om de gewenste functionaliteiten te
inventariseren en prioriteiten te stellen voor wat betreft up
grading en de uitbreidingen. Deze inventarisatie is vervol
gens door de ORIGIN medewerkers gebruikt als uitgangs
punt voor een projekthandboek en voor structurering van de
werkzaamheden.
Op 14 juli en op 22 juli zijn in Den Haag workshops gehou
den voor de projectgroep, waarin de wensen en prioriteiten
in samenspraak met de software-deskundigen definitief zijn
vastgesteld.
Door de Rijksarchiefdienst was al een werkgroep in het leven
geroepen, die in het kader van Activiteitenplan 2002 werkt
aan een model voor het landelijk Archievenoverzicht. Het is
duidelijk dat dit raakvlakken heeft met het huidige ABS/
Archeion project, waarin ook de module archievenoverzicht
op scherm ter sprake is geweest. De bedoeling is echter om
wat betreft deze functie niet vooruit te lopen op de resulta
ten van de landelijke werkgroep. Een archievenoverzicht op
papier zal in het ontwerp opgenomen worden, voor het
archievenoverzicht op scherm (studiezaal/CD-Rom/Internet)
wordt gewacht op de resultaten van de het project landelijk
Archievenoverzicht.
Wat gaat er binnenkort gebeuren?
Op 7 augustus ligt er een eerste prototype klaar, dat dan aan
de projectgroep wordt gepresenteerd. Dan zal in beginsel
duidelijk zijn hoe het systeem er aan de buitenkant uit zal
zien: schermopbouw, benamingen en dialoogstructuur.
In de maand september is vervolgens een bijeenkomst ge
pland voor een grotere groep geïnteresseerden: een wat
ruimere afvaardiging uit de achterban van de diverse
belanghebbenden. Overleg vast wie uw organisatie gaat
vertegenwoordigen, zodra de datum van de bijeenkomst
bekend is krijgt u bericht.
De naam
Er is nog geen naam bedacht voor het nieuwe systeem. We
doen hiermee een oproep aan een ieder om zijn/haar ge
dachten hierover te laten gaan. Tot nu toe hanteren we de
naam 'ABS/Archeion' en ook de naam 'Archeionis
geopperd, maar we wachten nog op een, zo mogelijk lumi
neus, idee hierover. Graag een berichtje naar één van de
projectgroepleden; zij hebben een leuke verrassing voor de
bedenker van de uiteindelijke naam.
De projectgroep staat open voor vragen en opmerkingen.
Het best kunt U hiervoor rechtstreeks de afgevaardigde van
uw gebruikersgroep benaderen. Nieuwe eisen in verband
met de functionaliteit kunnen voorlopig niet worden
gehonoreerd: uitgangspunt is op dit moment het samengaan
van de oude functionaliteiten in een gebruikersvriendelijke
werkomgeving.
Op 1 januari 1998 fuseren Breddels Vermeulen en ODRP
facilitair. Door dit samengaan ontstaat een organisatie met
meer dan 100 personeelsleden en een jaaromzet van circa 12
miljoen gulden. Daarmee wordt het nieuwe bedrijf markt
leider op het gebied van documentaire informatievoorziening
in Nederland. De leiding komt in handen van een directie
team dat bestaat uit de twee directeuren van Breddels
Vermeulen en de directeur van ODRP facilitair.
Als vervolg op het in december 1996 in Brussel gehouden
DLM-Forum dat tot doel had internationale samenwerking
te bevorderen op het gebied van electronic records, werd op
18 juni in Den Haag de 'European Expert Meeting on
Electronic Records' gehouden. Deze door de Rijksarchief
dienst georganiseerde bijeenkomst onder voorzitterschap van
prof. dr. F.C.J. Ketelaar kan zeker succesvol genoemd wor
den. Alle vijftien Europese lidstaten waren vertegenwoor
digd. Daarnaast waren er afgevaardigden van de Europese
commissie en waarnemers van de ICA, Archiefschool en
Koninklijke Bibliotheek.
Zes sprekers voerden het woord. Hans Hofman, secretaris
generaal van de Historische Archieven van de Europese
Commissie gaf een overzicht van de huidige stand van zaken
binnen de Europese Commissie; Ian Macfarlane presenteerde
een model inzake de functionele vereisten van digitale opslag
en Peter Horsman een model van een systeem van documen
tenopslag. Daarnaast werden twee curricula gepresenteerd.
Een verslag van de conferentie is verkrijgbaar bij het
Programmabureau Digitale Duurzaamheid: 070-3140239-
Het Nederlands Instituut voor
Wetenschappelijke Informatie
diensten, kortweg NIWI, is druk
doende om naamsbekendheid te
verwerven. Het instituut, dat op
1 september 1997 van start ging
en circa 140 personeelplaatsen
omvat, is een samenvoeging van
vijf bestaande instellingen op het
gebied van wetenschappelijke
informatieverzorging: Bibliotheek KNAW te Amsterdam,
het Sociaal Wetenschappelijk Informatie en Documen
tatiecentrum te Amsterdam, het Nederlands Bureau voor
Onderzoek Informatie te Amsterdam, het Nederlands
Historisch Data Archief te Leiden en het Bureau voor de
Bibliografie van de Neerlandistiek te Den Haag. Het NIWI
onderhoudt ondermeer databanken met biografische
bestanden en een databank met informatie over lopend
onderzoek, experts en onderzoekinstituten in alle weten
schapsgebieden. Via classificatie en trefwoorden wordt de
gebruiker snel en accuraat geleid naar de informatie waaraan
behoefte is.
NIWI directeur Wouter van Gils licht in een vraaggesprek
in het Akademie Nieuws de doelstellingen van de nieuwe
organisatie toe. Veel zaken op het gebied van informatie
leverantie worden in Nederland vele malen dubbelop gedaan
en dan ook nog vaak op verschillende manieren. De gebrui
ker is daarvan de dupe. Ontdubbeling is dan ook een van de
belangrijke doelstellingen van het NIWI. "Daarnaast heeft
het NIWI" aldus Van Gils, "als centrale doelstelling voor
zieningen te maken die zorgen voor een hoog rendement
voor de gebruiker. We doen dat trouwens niet met de natte
vinger, zo van wij weten wel wat goed voor u is, maar op
basis van gedegen gebruikersonderzoek. Tot op het niveau
van de ergonomie toe: wat is nu een interface waar mensen
lekker mee uit de voeten kunnen, hoe moet een scherm er
uit zien, dat soort vragen. De database van lopend onder
zoek is al zo opgezet, op basis van onder andere ergonomisch
en psychonomisch onderzoek".
De officiële opening van het NIWI, dat gehuisvest is in het
door de Rijksgebouwendienst gerenoveerde gebouw aan de
Joan Muyskensweg 25 te Amsterdam, vindt plaats op 28
maart 1998. Meer informatie over het NIWI is verkrijgbaar bij
NlWI-klantenservice: 020-4628628 of www.niwi.knaw.nl.
Vlak voor de zomervakantie verscheen het tabellenrapport
Archieven 1995 van het CBS. Een rapport dat tot doel heeft
cijfermatig inzicht te geven in de Nederlandse archieven die
vallen onder de Archiefwet en die worden beheerd door
archiefdiensten of secretarieën van gemeenten of waterschap
pen. De cijfers worden vergeleken met cijfers uit 1980, 1985
en 1990 en het rapport geeft een goed inzicht in de stand
van zaken in het Nederlandse archiefwezen. Het blijkt dat
het aantal archiefbewaarplaatsen tussen 1980 en 1995
drastisch is afgenomen, namelijk van 842 naar 473. Deze
teruggang is vooral te verklaren uit fusies en gemeentelijke
herindelingen. Zo waren er in 1980 nog 517 gemeente- en
240 waterschapssecreatrieën verantwoordelijk voor het
archiefbeheer; in 1995 waren de aantallen respectievelijk
300 en 43. Tegelijkertijd valt een toename te constateren
van het aantal gemeentelijke archiefdiensten (van 54 naar
84), het aantal streekarchiefdiensten (van 5 naar 14) en
waterschapsarchiefdiensten (van 7 naar 11).
In totaal beheerden de 842 bewaarplaatsen in 1980 381
strekkende kilometer archieven. In 1995 was dit gestegen
tot 596 kilometer. Het gebruik van archieven nam in
diezelfde periode ook sterk toe: van 248.000 bezoeken in
1980 tot 484.000 bezoeken in 1995.
Het tabellenrapport is verkrijgbaar bij de Sector Cultuur,
Toerisme en Recreatie, 070-3375867; e-mail: Infokcr@cbs.nl.
100/7 SEPTEMBER 1997
