Wie
is er han voor de
steekproef?
Werk in
Dat massale uitvoeringsbestanden voor
permanente bewaring in aanmerking
kunnen komen, is in het archiefwezen geen
punt van discussie meer
Door Jeroen van Oss
16
17
intensieve aanpak van de collectie,
werd het project in twee jaar voltooid.
Met inachtneming van de lokale
context is de ontwikkelde methodiek
breder bruikbaar. Van de ongeveer
15.000 tekeningen bleven uiteindelijk
zo'n 5.000 bewaard; ook met inhou
delijke methodes bereik je verant
woorde selectiepercentages in aan
vaardbare projecttijden. Bovendien
zijn de ontwikkelde criteria het resultaat
van samenwerking tussen onderzoeker
en archivaris. Door (architectuur)-
historici het materiaal zowel te laten
selecteren, als te beschrijven kunnen
toekomstige gebruikers verzekerd zijn
van een gelegitimeerde historisch
verantwoorde en goed raadpleegbare
collectie, zo stelt het eindrapport van het
project.
Behalve inhoudelijke selectiecriteria
leverde het project ook ervaring met
het geautomatiseerd bewerken en
ontsluiten van het tekeningenbestand
op. Naar verwachting presenteert de
Geschiedeniswinkel het rapport 'Het
archief van de tekenkamer' in septem
ber 1997." jSSj
1 F.J. Hoving, 'Tout a 1'égout? Selectie en vernietiging uit de archieven van het Nederlands Architectuurinstituut', NAB 98 (1994), 76-82.
2 De beschrijving pretendeert eerder een impressie te geven dan volledig te zijn.
3 Doelmatig tekeningenbeheer. Rapport van de werkgroepen voor tekeningenbeheer van het Nederlands Instituut voor Documentatie en Registra-
tuur en van het registratiebureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten ('s Gravenhage 1965)
4 B.A.B. Schmitz, 'Tekeningenbeheer', Archiefbeheer in de praktijk (Houten 1986 ev) afd. 5515.
5 M.A. Bakker, 'Kaarten en tekeningen in onze archieven', OD (1988), nr.4, 55-59
6 Het is de tijd waarin zojuist in het Nieuws van Archieven een Terminologie voor grafische archivalia verschijnt.
H. van Voorst tot Voorst - Roland, 'Tekeningenarchieven bij Rijkswaterstaat', OD (1988) 5, 85-89. Al in 1986 was in OD een artikel over het
tekeningen en micro-archief van de gemeente Haarlemmermeer verschenen; H.J. de Vries, Tekeningen en micro-archief Haarlemmermeer, OD
(1986) 3, 29-30. Ook bij gemeenten bestaan voorschriften voor het tekeningenbeheer (Rotterdam, Lelystad).
8 In tekeningvoorschriften voor gemeentelijke instellingen in Lelystad en Rotterdam kan men een vergelijkbare opzet aantreffen. De Rijkswater-
staatlijst is onder andere gebruikt bij de selectie van tekeningenarchieven van Provinciale Waterstaat en PPD in de noordelijke provincies.
9 Zie noot 1
10 Reeds in 1986 verscheen in het Nederlands Archievenblad een artikel waarin gepleit werd voor een interdisciplinaire samenwerking van kunst
historici en archivarissen bij de bewerking en het beheer van tekeningenarchieven. Dirk Baaiman en Erik de Jong, 'De collecties van het toekomstige
Instituut voor Architectuur en Stedebouw. Een pleidooi voor interdisciplinaire bewerking en beheer', NAB 90 (1986), 15-25.
Drs. Marjan de Groot, Het archief van de tekenkamer. Een onderzoek naar selectiecriteria voor werktekeningen (1870 -1990) (Groningen.
Geschiedeniswinkel RUG). Verschijnt september 1997.
Tijdens de KVAN-studiemiddag 'Steekproeven als selectiemiddel'
vlogen ingewikkelde statistische termen door de zaal. 'Moeten we
nu een a-selecte steekproef met teruglegging toepassen of kunnen we
volstaan met een gestratificeerde random-systematische steekproef?'
Dilemma's die menig alfa-archivaris tot wanhoop kunnen drijven.
Toch is het allemaal niet zo moeilijk
als het lijkt. De Nijmeegse historicus-
methodoloog dr. O. Boonstra, geïnspi
reerd door de rijdende psychiater van
de Amsterdamse GG&GD, slaagde er
tijdens de studiemiddag op 10 april jl.
in om archivarissen van een paar
steekproef-angsten af te helpen. Met
de voorbereiding van deze middag in
de aula van de Koninklijke Bibliotheek
startte begin '96 al een werkgroep,
bestaande uit archivarissen en historici.
In koppels onderzochten zij de
mogelijkheden tot reductie van een
aantal massabestanden. Onder de
behandelde cases bevonden zich onder
meer rechtbankdossiers, cliëntendos
siers van een GG&GD en een sociale
Oq
dienst, vreemdelingen- en bouw
vergunningendossiers. Daarnaast werd
aandacht besteed aan het 'aftappen'
van gegevens uit massale archief
bestanden door onder andere het CBS.
De neerslag van deze onderzoeken
werd vastgelegd in een bundel,
getiteld: 'Steekproeven uit massale
archiefbestanden ter wille van het
historisch belang', onder redactie van
P. Klep en uitgegeven door de KV AN.
A-selecte steekproef als reductie
methodiek
Dat massale uitvoeringsbestanden voor
permanente bewaring in aanmerking
kunnen komen, is in het archiefwezen
Deze methode is veelvuldig besproken,
maar in Nederland nog zelden op
systematische wijze toegepast. De
zeldzame daadwerkelijk uitgevoerde
steekproeven baseerden zich vaak op
natte vingerwerk, waarbij noch de
werkwijze werd vastgelegd, noch de
structuur van het oorspronkelijke
bestand grondig onderzocht. De
onderzoekswaarde van massabestanden
die op een dergelijke ondoordachte
wijze gereduceerd zijn, is twijfelachtig.
Deze overweging doet veel archivaris
sen besluiten om dan maar helemaal
geen reductie toe te passen. Zij
beschouwen de steekproefmethode als
glad ijs en gaan over tot integrale
vernietiging of soms zelfs algehele
bewaring. Ook een gereduceerd
massabestand is nog zeer omvangrijk.
De casus GG&GD Amsterdam
De casus die ik behandel, betreft het
bestand cliëntendossiers van de voor
malige afdeling Geestelijke Hygiëne
van de GG&GD in Amsterdam. Dit
bestand bevat zo'n 250.000 dossiers
(circa 750 meter) uit de periode 1900 -
1991. Er ligt een plan van aanpak voor
de reductie van dit archief, opgesteld
door een werkgroep, bestaande uit een
beleidsmedewerker en een archiefbe
heerder namens de GG&GD, een
onderzoeker en mijzelf namens het
Gemeentearchief Amsterdam. Afhan
kelijk van de besluitvorming wordt het
plan in de loop van dit jaar uitgevoerd.
Ik loop hier de totstandkoming van dit
plan van aanpak aan de hand van het
zes-stappenmodel in kort bestek door,
Gebouw van de GG&GD aan de Nieuwe Achtergracht, 1922 (foto: Gemeentearchief Amsterdam)
geen punt van discussie meer. Het
principe 'beleid bewaren, uitvoering
vernietigen' wordt ook door Pivot niet
(meer) gehuldigd. Bepaalde massa
bestanden, zoals die in de bundel,
bieden belangrijk inzicht in de
wisselwerking tussen burger en
overheid. Informatie die niet uit
genoemde bundel en mijn lezing op de
studiedag heb ik een voorbeeld
gegeven van een systematisch opge
zette reductie door middel van
steekproeftrekking. Het toegepaste
zes-stappenmodel is nadrukkelijk een
model in ontwikkeling, ontstaan
tijdens de sessies van de genoemde
werkgroep. Nieuwe inzichten, op basis
van verdere praktijkervaring, zullen
zeker aanpassingen tot gevolg
hebben.
Geen archivaris wil graag jarenlang
honderden meters depotruimte
opofferen, om vervolgens van onder
zoekers te horen dat zij niets met het
bestand aankunnen.
Met een systematische, doordachte
aanpak hoeft men daar niet bang voor
inclusief de kanttekeningen van
Boonstra tijdens de studiemiddag.
Het model bestaat uit de volgende zes
stappen:
1 onderzoek naar de archiefvormer;
2 onderzoek naar de structuur van het
archief;
3 analyse van de gegevens in het
bestand en in daaraan gerelateerde
bestanden;
samenvattende bronnen, zoals jaar
verslagen of statistieken te halen is.
Tegelijkertijd beseft iedereen dat deze
bestanden een bijzonder groot beslag
leggen op depotruimte en conserve
ringsmiddelen. Ook onderzoekers zien
zichzelf niet graag geconfronteerd met
onoverzienbare massa's dossiers. Een
uitweg uit dit dilemma biedt reductie
door middel van een a-selecte steek
proef met een representatieve weer
gave van het oorspronkelijke bestand,
de populatie. De trekkingsmethode is
zodanig willekeurig, dat elk dossier
evenveel kans heeft. Op basis van een
a-selecte steekproef zijn statistische
analyses mogelijk, die voor de hele
populatie gelden.
te zijn, of in Boonstra's woorden:
"onderzoekers zullen altijd wat aan te
merken hebben, maar ze zullen toch
dankbaar zijn dat er een steekproefbe-
stand bewaard is gebleven". In mijn
(uitgebreide) artikel voor de boven-
100/4 juni 1997
