Archiveren
Pivot:
een
tussenbalans
- - met
Ons werkterrein:
Wij doen gewoon alles
I stuurbekrachtiging
Restauratie
Atelier
Paul Peters
- bedrijfs- en ondernemingsarchieven
- overheids-archieven
- dynamische, semi-statische statische archieven
- centrale afdelingsarchieven
- beleids - uitvoeringsarchieven
- personeelsarchieven
- kaarten, foto's en tekeningen
Bedrijfs-archiefservice
Joustra
- inventarisatie, bewerking herstructurering
- selectie, opschoning vernietiging
- advisering, detachering vervanging
- organisatie-onderzoek, interim-management begeleiden
van projecten
- bemiddeling bij automatisering, externe opslag
historisch onderzoek
- werving selectie nieuwe medewerkers
DoorJos deJong
3
WEVERWEG 9, Ns
6961 KM EERBEEK
TEL. (0313) 65 44 66
FAX (0313) 65 58 82
In ons atelier worden uw waardevolle boekwerken of archivalia
vakkundig gerestaureerd.
Wij geven u graag advies, indien nodig met ondersteuning van
andere deskundigen, en altijd in overleg met u.
Bovendien kunnen wij u van dienst zijn met massa-conserve-
ring, reiniging en het encadreren van prenten, het opzetten van
oude kaarten en het verzorgen van kalligrafiewerk.
Wilt u meer informatie, belt u dan gerust voor een offerte of
gewoon een afspraak.
conserveren en restaureren van papier, ieder en perkament massa-conser-
vering .aanvezelen van papier «verdoeken ett opzetten van oude kaarten en
grafiek reiniging en het encadreren van prenten charter- en zegelrestau
ratie opstellen van een schade-inventarisatierapport restauratie van boek
omslag; ontwerp van nieuw beslag in edel of onedel metaal
GcsinkkampslraiU 2 Postbus 101 7050 AC Varssevcld
tel.0315 - 24 41 41 fax.0315 - 24 40 22
Bedrijfs-archiefservice Joustra werkt in geheel Nederland en opereert vanuit zowel Zeist als
Groningen. Wij bieden opdrachtgevers een ruime keuze uit contractmogelijkheden en hanteren
variabele tarieven. Discretie en flexibiliteit gaan bij ons hand in hand.
In een goed archief vindt u
probleemloos wat u zoekt. Stop daarom
uw zoektocht en neem contact op met
Lundiflex. Alle statische en verrijd
bare Stamag stellingen van Lundiflex
functioneren perfect en zijn ijzersterk,-
terwijl met hel npp:
ruimtebesparende
Full Space-systeem fii B.J-/
uw archief ook nog I p jj
eens op rolletjes j IV,
loopt. ij
Voor de stuur- I
bekrachtiging zor- W
gen de vakmensen I
van Lundiflex. Zij staan garant voor
maatwerk indclingsvoorstcllcn en een
solide montage van de stellingen. Bel
voor meer informatie: 0315-244141.
U N D Iflex
Vrchief- en Stellingsystemen B.V.
Jagerlaan 1a
3701 XG Zeist
Tel.: 030 -693 32 41
GSM: 06 -53 38 65 32
Het woord Pivot roept emoties op. Dat blijkt ook weer uit
de bijdragen in dit themanummer van het Archievenblad.
Voor tegenstanders is het een bijna duivels woord dat zij
assoccieren met vernietiging van archiefbestanden op grote
schaal. Voor medestanders is het woord bijna heilig en
verbonden met een nieuwe archivistische theorie. De
redactie verzamelde een aantal bijdragen, dat vooral de
resultaten van de bewerking van archieven met behulp van
nieuwe Pivot instrumenten belicht.
De hoogdravende discussie die de archivarissen en
historici de afgelopen jaren voerden, is soms te vergelijken
met een gevecht van dinosaurussen. De zwaargewichten
rollen over elkaar heen, maar als het gevecht is afgelopen en
de stofwolken zijn opgetrokken, blijken we al in een nieuw
tijdperk te zijn aangeland.
Ook in het digitale tijdperk staat informatie nog steeds
centraal. Papier als drager zal niet zomaar verdwijnen, maar
steeds meer informatie wordt electronisch opgeslagen en
beheerd. Internet geeft de mogelijkheid om informatie over de
hele wereld te raadplegen. Voor het dagelijks berichten
verkeer staat e-mail ter beschikking. De bevolkingsadmini
stratie, het kadaster en de bedrijfsregistraties bij de Kamers
van Koophandel zijn digitaal beschikbaar en te raadplegen.
De nu nog op papier afgedrukte informatie zal in de nabije
toekomst van kwaliteit veranderen en vooral een andere
functie vervullen.
Begin jaren negentig werd het Pivot-project ontwikkeld
om papierstromen bij de rijksoverheid te beheersen en
achterstanden in de overbrenging naar de Rijksarchiefdienst
in te halen. De voorstellen gingen gepaard met de traditio
nele illustratie van het probleem door archivarissen: 500
strekkende kilometer van 1945 tot 1973, nog eens zoveel
over de periode daarna, achterstanden in bewerking uit
gedrukt in bijna astronomische getallen van benodigde
bewerkingsjaren en arbeidsinzet. Termen als 'onhanteerbare
bestanden' en 'ontoegankelijk informatie' beheersten een
deel van de discussie. De ambities waren hoog: met behulp
van de Pivot-instrumenten zou de toekomstige inrichting
van de informatievoorziening worden geregeld en nieuwe
achterstanden worden voorkomen.
Was dit allemaal te ambitieus? Niet Pivot zal de beschre
ven papiervloed beperken, maar de nieuwe informatie
technologie. Die ontwikkelingen gaan zo snel, dat geen
100/4 juni 1997
archivaris, bibliothecaris of documentalist de zaak kan
sturen. We mogen blij zijn, als we een paar ontwikkelingen
kunnen bijbenen. Daar is inzet, intensieve samenwerking,
energie en vooral ook heel veel geld voor nodig.
Personen, bedrijven, overheidsorganisaties hebben ook in
het digitale tijdperk behoefte aan structurering, beheersing en
selectie. Informatiespecialisten zullen hen daarbij moeten
helpen. Het Pivot-debat verengde het vraagstuk van selectie
en waardering van informatie teveel naar selectie ten behoeve
van de vernietiging. Maar geen enkele archiefdienst ontkomt
in de toekomst aan het vraagstuk van selectie en waardering
ten behoeve van behoud en beschikbaarstelling. Het zal ook
onmogelijk zijn om daarbij uit te gaan van het fysieke object:
het archief, het dossier of het document.
Traceren van informatie en het vaststellen, wie in organi
saties verantwoordelijk zijn voor beheer en onderhoud
daarvan zal veel speurwerk vergen. Professionele netwerken
komen in de plaats van hiërarchische organisatiemodellen.
Informatie zal moeten worden gewaardeerd, ook in de
toekomst en ook door archivarissen. Voor een groot deel zal
dat gebeuren door te kijken naar het functioneren van
organisaties, door het beschrijven van taken, werkprocessen
en produkten en de rol die informatiebestanden daarbinnen
vervullen. Veel van de technieken en methoden, ontwikkeld
in het Pivot-project, zullen dan nog van dienst zijn. Digitale
bestanden kunnen niet meer met traditionele hulpmiddelen
worden beschreven en ontsloten. Wegkwijnen is het lot van
de beschrijvende inventaris, al of niet ingericht volgens
handelingen. Andere -electronische- hulpmiddelen zullen
daarvoor in de plaats komen.
De meeste emoties rond Pivot zijn ongetwijfeld opge
roepen door de formulering van de selectiecriteria en de
wijze van communiceren. In plaats van het ontwikkelen
van netwerken om elkaar te steunen en gebruik te maken
van eikaars deskundigheid is de historicus onderdeel
geworden van een debat: voor- of tegenstander. Archief
diensten hebben klanten nodig en in de nabije toekomst
ook veel meer financiële middelen om in het digitale
tijdperk te kunnen overleven.
Daarmee komen we op een van de grootste manco's,
waarvan medewerkers in het Pivot-project last hebben
gehad. De discussie is teveel gevoerd aan de achterdeur:
hoeveel ruimte is er nog in het depot, hoeveel strekkende
kilometers staat er nog bij de rijksoverheid? De discussie
aan de voordeur ontbrak: welke klanten wil ik bedienen,
hoe wil ik die klanten bedienen, wat is de kwaliteit van de
opgeslagen archief- en informatiebestanden en wat zijn mijn
inkomsten?
Een traditioneel gebrek bij archiefdiensten is een helder
beleid wat betreft de collecievorming, profilering en het
formuleren en afbakenen van kerntaken op dit terrein. Na
1945 is de invloed en de zeggenschap van de Haagse
bureaucratie op vele terreinen van het maatschappelijk leven
