46
Toegang op de gegevensbestanden met betrekking tot
het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting
47
te bewaren informatie op verschil
lende plaatsen een keuze moeten
maken, welke versie voor bewaring en
welke voor vernietiging in aanmerking
komt. In feite wordt hij gedwongen
inhoudelijk gelijkluidende archiefbe
standdelen min of meer vergelijken
derwijs te beoordelen. De keuze van
het te bewaren exemplaar zal worden
bepaald door de mate van volledigheid
van een dossier, en zeker ook door het
niveau in de organisatie waar de
neerslag van de eindbeslissing heeft
gelegen. De aangetroffen archief
bestanddelen hoeven daarna niet
belast; dat zijn er per handeling soms
drie. De paragraaf'gebruiksaanwij
zing' stelt dat de dossiers secundair
geordend zijn volgens 'archiefvormer',
zonder dat begrip te definiëren. Er
worden slechts vier organisatie
onderdelen opgesomd, waaronder niet
het centrale archief bij de Algemene
secretarie, maar alleen vier uitvoerende
onderdelen van het ministerie. Hun
verhouding met de twaalf archiefblok
ken wordt niet verantwoord. Dat
gebeurt evenmin in het RIO, dat in
1994 onder de titel Per slot van
rijksrekening als Pivotrapport nr. 15 is
Overdracht van het archief van de Rijksbegroting door de plv secretaris-generaal Anton Dijkhuizen (r) aan
dr.Jan Boomgaard, directeur van het Algemeen Rijksarchief (foto Piet Milané)
noodzakelijkerwijs te worden heror-
dend, integendeel. Wij archivarissen
hebben als grondregel geleerd de
oorspronkelijke structuur te respec
teren behoudens het wegwerken van
incidenteel ingeslopen fouten.
In deze inventaris is men na de
selectie een stap verder gegaan, en zijn
ook alle stukken volgens de gedeter
mineerde handelingen herordend,
ongeacht uit welke van de twaalf
archiefblokken -bij elkaar aangetroffen
onderling enige samenhang vertonende
hoeveelheid archiefbescheiden- deze
afkomstig waren. Volgens de klassieke
terminologie is hier dus een ordening
naar functies, Lexicon nr. 13, gehan
teerd en wel in die zin, dat hier sprake
is van herordening. Per handeling
wordt wel aangegeven, welk organisa
tieonderdeel van het ministerie (in
hoofdzaak?) met de behandeling van de
eronder geplaatste bescheiden was
gepubliceerd. Mijn conclusie is dat de
secundaire ordening niet volgens
archiefvormer is geschied, maar
volgens organisatie-onderdeel.
Uit welk van de twaalf blokken de
bescheiden afkomstig zijn is niet bij de
individuele dossier-beschrijvingen
opgenomen. Per inventarisnummer is
dat wel via een concordans te herlei
den, maar het is onmogelijk, om op
eenvoudige wijze de oorspronkelijke
structuur van het archief terug te
vinden. De concordans van inventaris
nummers naar paginanummers is
daarbij even onmisbaar als omslachtig,
al was het maar omdat de paginanum
mers niet kloppen met de eigenlijke
toegangslijst. Dat laatste geldt
overigens ook voor het schema voor de
toegangslijst. Het zal wel de bedoeling
zijn dat de gebruiker de geautomati
seerde toegang hanteert met de
nummers van de handelingen, en niet
met die van de pagina's. De geautoma
tiseerde toegang had nu juist de
mogelijkheid kunnen bieden niet
alleen de functies of handelingen te
clusteren, maar ook de oorspronkelijke
samenhang tussen de stukken zicht
baar te maken. Of deze met de
feitelijke opstelling van de dossiers in
de stellingen correspondeert, of zelfs
met de volgorde van de beschrijvingen
in de toegang is in de geautomatiseer
de omgeving van minder belang. In
het gebodene moet echter wel de
mogelijkheid aanwezig zijn, en dat
doet deze toegang niet.
Men kan zich afvragen of dit
probleem alleen relevant is voor
archivarissen, en speciaal voor ouder
wetse archivarissen. Ik vind van niet.
Een paar zinnetjes in de verantwoor
ding vermelden wat er is gebeurd met
stukken die geen betrekking hadden
op het beleidsterrein begrotingsbeheer:
"115,5 meter is bewaard en ca. 20
meter is als vreemd archief afgeschei
den. Dit vreemd archief bestaat
hoofdzakelijk uit stukken afkomstig
van directies werkzaam op andere
beleidsterreinen...De stukken ...zijn
geretourneerd naar het Ministerie van
Financiën". Maar er zijn ook stukken
van de afdeling Algemene secretarie
en andere niet-uitvoerende afdelingen
bewerkt. Dat betekent dat er slechts
een rubriek uit die archiefbestanddelen
is beschreven, dat er veel meer is dan
het hier gepresenteerde èn dat daar
mee bovendien enige samenhang kan
worden vermoed. Zo is er een voor de
hand liggend verband tussen be-
grotingstoezicht en -beheer en
belastingmaatregelen. Deze toegang
stelt de onderzoeker niet in staat deze
verbanden te leggen. Ik wens de
onderzoeker van welk kaliber dan ook
sterkte toe bij het terugvinden van
deze samenhang. In feite geeft de
toegang alleen maar de mogelijkheid
een verkokerd onderzoek in te stellen
naar het begrotingsbeheer. Wanneer
andere beleidsterreinen van het
Ministerie van Financiën zullen zijn
bestudeerd en verwerkt, is het m.i.
niet meer mogelijk de verbanden met
deze andere beleidsterreinen te
herstellen. Het gaat niet alleen om een
software-probleem (twee of meer
inventarissen tegelijk raadplegen is
theoretisch en ook praktisch wel
mogelijk). Maar ook de RIO's die in
feite de inleiding moeten vervangen,
gaan niet in op samenhang tussen
handeling, organisatie, organisatie
onderdeel en administratieve neerslag.
De Pivot-methode houdt zich met
andere woorden alleen bezig met het
hoogste niveau van de context,
namelijk dat van de voorwaarden
scheppende omgeving. Het inventari
seren volgens de Pivot-methode
isoleert de handelingen van andere
handelingen van hetzelfde organisatie
onderdeel en van de wijze waarop
hetzelfde of een ander organisatie-
Voor ik mij aan een recensie waag wil ik
eerst, zoals de Engelsen dat noemen,
mijn kleuren aan de mast nagelen. Een
dik jaar als onderzoeker bij Pivot heeft
mij ervan overtuigd dat de methode
institutioneel onderzoek werkt, hoewel
op de selectiedoelstelling misschien nog
wel wat valt af te dingen. Mijn volgende
werkkring als archiefinspecteur heeft mij
niet op andere gedachten gebracht. De
nu geproduceerde toegang is dan ook
wat mij betreft een welkome variatie op
de klassieke inventaris.
Toch heb ik nog wel enige bezwaren,
waarvan het voornaamste de gekozen
vorm is. Deze vorm doet het grote
voordeel van de Pivot-methode, nl.
inzicht in de context, het beleidsproces
waarbinnen de neerslag ontstaan is,
deels te niet. Het is wel mogelijk om
deze context te reconstrueren, maar dat
vergt veel geblader in het RIO en BSD.
Met andere woorden, er wordt wel erg
veel van de onderzoeker gevergd.
Een toegang zou gebaseerd moeten
zijn op de handelingenlijst uit het
RIO, d.w.z. een opsomming van de
handelingen in de volgorde zoals ze in
(deel)beleidsprocessen voorkomen. Bij
iedere handeling zouden nummer,
omschrijving, periode en actor moeten
worden gegeven, met daaronder een
aanduiding van de desbetreffende
onderdeel de neerslag van deze
handelingen verwerkt. Dit lijkt mij
een principieel bezwaar tegen dit
instrument dat toch is ontwikkeld voor
het toegankelijk maken van informatie
ontstaande en ontstaan ten gevolge
van werkprocessen, inderdaad, op de
werkvloer van functionele ambtenaren
en hun collega's bij het secretariaat of
centrale archief. Context is op alle
niveau's essentieel voor archiefstukken
en dat betekent dat deze ook bij de
raadpleging van het archief zichtbaar
moet blijven. Het woord context acht
ik overigens een slijtagegevoelige
modeterm. De vakterm, die hiervoor
sinds 1962 wordt gehanteerd hoef ik
voor vakgenoten niet te herhalen.
drs. A.J.M. den leiding
neerslag, eventueel geordend per
afdeling/ functionaris die de stukken
daadwerkelijk ontving of opmaakte.
Indien de neerslag nog bij de actoren
berust of vernietigd is, zou dat ook
moeten worden aangegeven. Het
resultaat ziet er dan zo uit:
Beleidsproces 1
Handeling 1:
Afdeling a Dossier 1
Dossier 2, etc.
Handeling 2:
bij actor
Handeling 3:
neerslag vernietigd
Handeling 4:
Afdeling a Dossier 1
Dossier 2
Afdeling b Dossier 1
Dossier 2
Handeling 5:
geen neerslag gevonden
Beleidsproces 2, etc....
Op deze manier komt de meerwaarde
van de methode institutioneel onder
zoek veel duidelijker tot uiting dan in
de vorm die nu gekozen is. De
onderzoeker weet meteen waar hij de
neerslag van een volgende stap in het
proces kan vinden; bovendien wordt
duidelijk wat niet meer te vinden
(vernietigd) is en wélke handeling geen
neerslag heeft gehad en dus waarschijn
lijk nooit uitgevoerd is.
Dat is niet terug te vinden in de huidige
toegang. Zie handeling 2 uit het RIO
'Het stellen van regels inzake het
overbrengen van bedragen uit het
hoofdstuk betreffende de nationale
schuld naar andere hoofdstukken van de
begroting van uitgaven, wegens rente
en aflossing van aangegane leningen.
1940-1945. Actor de minister van
Justitie'. Deze handeling komt niet voor
in de toegang, omdat er geen neerslag
van is. Dat valt te verdedigen met het
argument dat de toegang slechts
toegang geeft tot de overgebleven
neerslag, maar de meerwaarde van
institutioneel onderzoek is nu juist, dat
deze niet uitgaat van de fysieke neerslag,
maar van de handelingen op bepaalde
beleidsterreinen.
Wil een historicus bijvoorbeeld weten
hoe de financiering van kosten van de
herstructurering van het gevangenis
wezen in 1972 tot stand is gekomen,
dan verwijst deze toegang naar
handeling 6, 'Het toetsen van wets
ontwerpen tot vaststelling van het
hoofdstuk van de begroting van
uitgaven', onder 'voorstellen van de
afzonderlijke ministeries'. Maar
misschien is er onder handeling 5, 'Het
opstellen van wetsontwerpen tot
vaststelling van het hoofdstuk van de
begroting van uitgaven waarover deze
het beheer voert', bij de desbetreffende
minister wel meer of interessanter
neerslag te vinden. Of misschien is die
neerslag nu juist wel vernietigd.
Zonder zowel RIO als BSD kom je hier
niet uit. Ik realiseer mij wel dat het
wijzigen van de vorm van deze
toegangen, nu RIO en BSD al gedrukt
zijn, lastig wordt. Maar misschien zou
deze toegang helemaal niet gedrukt,
maar geautomatiseerd op de studiezaal
ter beschikking moeten zijn.
Overigens komt de context, hoewel
niet perfect, veel beter uit de verf dan
bij traditionele inventarissen. Dit is
voor de onderzoeker, en dat is toch
degene voor wie een toegang gemaakt
wordt, een groot pluspunt. Wat dat
betreft kan de toegang een succes
100/4 JUNI 1997
