44
Pivot en context
45
manen't te bewaren neerslag van
handelingen'. Ook in het vervolg van
de tekst is deze neerslagzone actief.
Voor de handelingen wordt hij verder
verwezen naar het Pivot-rapport
getiteld 'Per slot van rijksrekening' en
het daarbij horende 'basisselectiedocu-
ment (BSD)'. Dit zal hij als hij meer
tijd heeft er nog wel eens op naslaan.
De volgende zin brengt hem over dit
besluit aan het twijfelen. Het was
belangrijk, zo wordt verzekerd, dat hij
naast de inhoud van het Pivot-rapport en
het BSD op de hoogte is van een aantal
andere zaken 'met betrekking tot het
gebruik van deze toegang'. Hij moet
dus eigenlijk eerst deze stukken lezen
en in zich opnemen, voordat hij
hiermee verder kan. Uit praktische
overwegingen (onze onderzoeker is de
veertig al gepasseerd) laat hij RIO en
BSD toch maar liggen. Hij neemt aan
dat die 'andere zaken' in de gebruiks
aanwijzing staan en dat die hem
voldoende verder kunnen helpen.
Al snel merkt hij op het verkeerde
been gezet te zijn, want de minister
van Financiën is niet de enige 'actor'.
januari 1980 een nieuw zogenaamd
'tienjarenblok' begonnen was 'waarvan
de neerslag buiten deze toegang blijft'
(maar waarom toch en wat is een
tienjarenblok nou weer?). Zou de
verkorte overbrengingstermijn van de
nieuwe archiefwet, waarover hij laatst
gelezen heeft, misschien een rol spelen.
Die 'cesuren', constateert hij achteraf,
zijn trouwens gewoon begin- en
eindjaar. Voor de systematiek, de
nummering en de omschrijving van de
'handelingen' wordt weer verwezen
naar het BSD.
Uit het vervolg wordt hem duidelijk
dat de primaire ordening de handeling
is, de secundaire de archiefvormer. Dit
tweede begrip is hij de laatste jaren
vaker in inventarissen tegengekomen.
Naast vier actoren worden vier
archiefvormers opgesomd en dit zijn
niet dezelfde. Bovendien worden
handelingen van één archiefvormer
niet bij elkaar gehouden. 'De dossier
omschrijvingen zijn in principe
overgenomen'. Welke omschrijvingen
zijn dat en door wie zijn ze gemaakt?
Op het eind van de aanwijzingen staat
nog dat de vorm van de toegang
Welke neerslag verdwijnt hier?
(foto: Jeroen van Oss)
Er blijken er toch vier te zijn, zoals het
titelblad aangeeft. In de tijd waren
twee cesuren gelegd, legt de gebruiks
aanwijzing verder uit, namelijk in
1940 en in 1979- In 1940 omdat het
Pivot-onderzoek toen begon (maar
waarom nou?) en aan het eind van
1979 omdat het ministerie per 1
afwijkt van de gebruikelijke (dat was al
wel duidelijk). Tevens is een voorbeeld
opgenomen van de elementen die in de
toegang te onderscheiden zijn. Er
worden zes componenten onderschei
den en verklaard:
1 blokperiode 'op elke pagina
terugkerende aanduiding van de
blokperiode' (wat is dat nu weer en
wat heeft hij eraan?)
2 actor 'op elke pagina terugkeren
de aanduiding van de handelende
actor' (is dit een 'gewone' actor of is er
ook nog zoiets als een niet-handelende
actor? Heeft dit gegeven bovendien in
eerste instantie nut voor hem?)
3 handeling gevolgd door het nummer
en de omschrijving van de handeling
corresponderende met het basis-
selectiedocument (BSD) (dat hij echt
niet apart gaat lezen)
4 gevolgd door een naam
aanduiding van de archiefvormer'
5 een nummer: 'dit is het nummer
waaronder het dossier in het depot
bekend staat. U dient dit nummer te
gebruiken bij opvraag.'
6 een onderwerp met jaartal: 'de
omschrijving van de neerslag, inclusief
de datering'
Kortom: naast neerslag is er ook
sprake van dichte mist.
Dan de verantwoording van de
bewerking maar. Misschien brengt die
de verlangde opklaringen, ze beslaat
per slot van rekening ruim twee
bladzijden. Helaas, niets is minder
waar. Hij moet zich door termen heen
worstelen als archiefblok, dossierstel-
selarchief, archief 'Loncke'; nog meer
niets-zeggende termen dus. Hij leest
verder: 'Binnen het BSD is geprobeerd
handelingen te clusteren die het
mogelijk maakten blokken uit
archieven te bewerken(...). Op deze
manier kon(!) met een beperkt aantal
handelingen in het hoofd grote series
uit het dossierstelselarchief (blok 1)
bewerkt worden'. Wat moet hij zich
daar bij voorstellen? Even later blijkt
dat er ook stukken bewaard zijn die
niet onder een handeling uit het BSD
te plaatsen zijn. 'Concrete oplossings
voorstellen' leidden tot herformulering
van handelingen of tot nieuwe
handelingen. Deze zijn dus blijkbaar
niet in het BSD terug te vinden. Of is
het BSD achteraf nog aangepast. Of is
er sprake van een repeterende type
fout. De letters D en E zitten op het
toetsenbord angstig dicht bij elkaar.
Nog weinig wijzer vervolgt hij zijn
zoektocht. Toch maar weer terug naar
het indelingsschema van de 'toegang'.
De beschrijvingen zijn in vier groepen
ondergebracht. Drie ervan zijn: Hande
lingen Comptabiliteitswet 1940-1977,
1977-1990 en Handelingen Bedrijven-
wet 1940-1993. Een verklaring voor
de scheiding in 1977 moet hij in de
inleiding over het hoofd hebben gezien.
Daaraan vooraf gaat de groep 'Alge
mene Handelingen/periode 1940-1993'.
Wat moet hij zich daarbij voorstellen.
De eerste onderverdeling daarbinnen
klinkt ook niet erg logisch: 'Diverse
handelingen'. Daarna volgen nummers
(de zogenaamde handeling-nummers)
met -meest in ambtelijke bewoordingen
gestelde- omschrijvingen zoals han
deling 166.1 'Het formuleren van
beleidsregels inzake de toepassing van
formele bevoegdheden met betrekking
tot het beheer van de rijksbegroting'.
Hier lijkt aan een tot zelfstandig
naamwoord verheven werkwoord zoveel
mogelijk voorzetselbepalingen te
koppelen tot kunst verheven te zijn.
Onder iedere handeling zijn de archief
vormers geplaatst die zich daarmee
hebben beziggehouden, zo is hem uit de
inleiding duidelijk geworden. Zijn
oorspronkelijk vraagstelling (TNO weet
u nog wel?) kan hij er nog niet in kwijt.
Een index of iets van die strekking weet
hij niet te ontwaren. Het enige wat erop
zit is de hele inventaris maar door te
bladeren in de hoop iets van zijn gading
tegen te komen.
Bij het doornemen van de beschrij
vingen vallen hem enkele afwijkingen
op van wat hij gewend is in andere
inventarissen. Bij omschrijvingen van
meer dan één inventarisnummer zijn
geen inventarisnummers vermeld. Dat
kan ook moeilijk want de stukken zijn
niet, zoals gebruikelijk, opeenvolgend
genummerd. Beide afwijkingen
vormen echter geen probleem voor
hem. Verder zijn in de beschrijving
alleen het onderwerp of object en de
datering vermeld. Dit vind hij zelf
voldoende om stukken te kunnen
zoeken. Of het nu correspondentie,
akten of stukken betreffende zijn
gezochte onderwerp zijn, heeft voor
hem bij het opzoeken weinig bete
kenis. En al helemaal niet of het
minuten, doorslagen of concepten zijn.
Dat ziet hij direct zelf wel als hij de
stukken inziet. Ook de traditionele
aanduiding van stukken, omslagen of
pakken ontbreekt, maar ook dat
element mist hij niet. Alleen jammer
dat deze veranderingen niet bewust
zijn ingevoerd, want op het punt waar
de 'actor' Interdepartementale Com
missie voor de Ontwikkeling van de
Beleidsanalyse verschijnt (met maar
liefst vier of eigenlijk acht handelingen
bijeengegroepeerd) wordt de oude
methode weer van stal gehaald en daar
vindt hij onder II: Stukken betreffende
bijzondere onderwerpen, onderdeel A
Organisatie het (enige) inventarisnum
mer 2035: Afschriften van stukken
betreffende de instelling, de samenstel
ling en de opheffing. De eerste helft
van deze beschrijving geeft hem
nauwelijks relevante informatie.
Bovendien wordt daar, zoals vaker
voorkomt, weer zó ver doorverdeeld
dat hij het overzicht al snel kwijt is: op
de vierde pagina is hij al aangeland bij
Zoals intussen algemeen bekend mag
worden verondersteld, is de Pivot-
methode een methode die archiefbe
standdelen van overheidsinstellingen
analyseert en uitgaat van de hande
lingen die tot het takenpakket van een
instelling behoren. De handelingen
worden gedetermineerd aan de hand
van de wet- en andere regelgeving,
instellingsbesluiten etcetera. Het
resultaat is een rapport Institutioneel
Onderzoek (RIO), dat betrekking heeft
op een bepaald beleidsterrein. Anders
dan de naam doet vermoeden, heeft
het rapport geen betrekking op de
institutie of instelling, maar uitslui
tend op een deel van het werkterrein
van zo'n instelling. De hier te bespre
ken inventaris van archiefbestanddelen
van het Ministerie van Financiën is dus
niet een inventaris van het archief van
een organisatieonderdeel, zoals de
Algemene secretarie, maar bestand
delen die betrekking hebben op de
handelingen van de minister en enkele
andere actoren of verantwoordelijken,
in dit geval betreffende het beheer van
de rijksbegroting. Enig organogram
van het ministerie ontbreekt, waardoor
onderdeel II B 1 c 2 a. Wat a was wist
hij nog, de vijf bovenliggende onder
delen waren hem ontschoten, laat
staan het blok, de actor, de archief
vormer en de acht handelingen.
Al verder bladerend komt hij in enkele
beschrijvingen de afkorting TNO (nu
eens wel, dan weer niet afgekort en/of
verklaard) tegen. Misschien ligt in deze
inventarisnummers informatie voor hem
opgeslagen. Of moet hij toch maar eens
uitkijken naar een ander onderwerp? Hij
zal er nog maar eens een nachtje over
slapen. Maar niet alleen over zijn
onderwerp van onderzoek, ook over
archiefonderzoek zelf. Als hij naast het al
lastige oude systeem, ook nog een nieuw
-minstens zo lastig- systeem moet
aanleren, kan hij misschien beter uitzien
naar een andere vrijetijdsbesteding.
Tuinieren is óók leuk, en voor inteelt is
hij nu gewaarschuwd.
J. Sanders
men zich geen beeld kan vormen van
de plaats van dit beleidsterrein binnen
de organisatie.
Past men de Pivot-methode slechts
toe met de bedoeling er een selectie
instrument mee te creëeren, dan kan
men tegen het uitgangspunt van de
functionaliteit nauwelijks bezwaren
hebben. Integendeel, het gaat om een
zeer consciëntieuze en eigenlijk wel
perfectionistische methode van
onderzoek. De resultaten ervan mogen
ook volgens de ontwerpers van de
methode niet blindelings worden
gehanteerd, maar moeten altijd aan de
werkelijk aanwezige archiefbe
standdelen worden getoetst. Aan de
hand van andere, soms omstreden
criteria wordt beslist, wat voor
bewaring en wat voor vernietiging te
eniger tijd in aanmerking komt en
men legt dat vast in een Basisselectie-
document. Dan blijkt dat bij grotere
instellingen, zoals een ministerie, op
verschillende plaatsen in de organisatie
inhoudelijk gelijkluidende informatie
wordt vastgelegd, in verschillende
ontwikkelingsstadia en ook in wisse
lende stadia van volledigheid. De
selecteur zal dus bij het aantreffen van
100/4 juni 1997
