De
kunstjes nog een
keer luchtig beschouwd
Buren-
voortvloeiende bescheiden
De archivaris degradeert voor wat betreft de
bewerking van archieven tot een willoze
klerk, een robot zonder mening: een stofjas
De commissie is niet voor een integrale van aiie uit de handeling voortvloeide
bewaring van alle Uit de handeling aspecten en soms zelfs stukken te onder
30
Door Ton van Zeeland*)
31
Pivot voorstaat. Vooral het wijdverbreide misverstand 'we
bewaren het beleid en vernietigen de uitvoering' moest
worden rechtgezet. Voor Pivot geldt als hoofddoel immers
het bewaren van die informatie welke reconstructie van het
overheidshandelen op hoofdlijnen mogelijk maakt. Dit
geschiedt, kort samengevat, door het wegen van de hande
lingen van die overheid en te bepalen welke handelingen
bewaard en welke vernietigd kunnen worden. Het besluit
een handeling te bewaren, betekent dat alle administratieve
neerslag van die handeling wordt bewaard. Gevoed door de,
vaak onterechte, kritiek op de 'methode' en het ontbreken
van concrete resultaten bestond ook binnen de commissie
enige scepsis jegens Pivot. Ook wij merkten op dat de
methode uit nood geboren is om de grote archiefbestanden
van de rijksoverheid versneld te kunnen verwerken en dat
ze minder van toepassing was op de vaak beter ingerichte
archieven van de gemeentelijke overheid. Gemeenten
houden bij de opberging van archiefbescheiden meer
rekening met een scheiding tussen bewaren en vernietigen,
en zijn de selectieproblemen qua omvang minder groot.
gemeente zijn eigen selectiecriteria toevoegen. Een BSD
wordt samengesteld op basis van de taakgebieden. Dit is
grotendeels ook het geval bij de huidige gemeentelijke
vernietigingslijst uit 1983, hoewel die nu nog functies
heten. Binnen deze functies gebruikt de huidige lijst echter
zowel handelingen als de produkten daarvan door elkaar.
Zo noemt zij vernietigingstermijnen voor het verlenen van
een vergunning naast de termijn voor het produkt, de
vergunning.
De nieuwe selectielijst zal gebaseerd zijn op de taakgebie
den van de gemeenten en de daarop van. toepassing zijnde
wet- en regelgeving. Binnen de taakgebieden worden de
taken onderkend en vervolgens de daaruit voortvloeiende
handelingen. Deze handelingen kunnen, net zoals bij Pivot,
worden gewogen door te kijken naar de plaats van de
handeling binnen het beleidsproces, de status van het
produkt van dit proces waar de handeling deel van uitmaakt
(een besluit, advies) en het karakter van de handeling zelf
(uitvoerend, toezichthoudend etc.). Dit bepaalt of de
neerslag van de handeling bewaard moet blijven. De
j-» j commissie is nier voor een integrale bewaring
7 77*7/ i 7 bescheiden. Voor vele handelingen zijn
scheiden, waarvan bepaald kan worden of ze
Pivot richt zich voornamelijk op specifieke beleidsterreinen,
zoals scheepvaart, financieel beleid, rechtshandhaving,
belastingheffing en niet zozeer op organisaties, tenzij deze
een specifieke taak uitvoeren, bijvoorbeeld de Rijksdienst
voor het Wegverkeer. Eén basisselectiedocument (BSD)
voor het Ministerie van Justitie bestaat niet en komt er ook
niet.
De Pivot-methode is meer geschikt voor het selecteren
binnen nog te vormen archieven dan in gevormde archief
bestanden. Met behulp van het institutioneel onderzoek,
het BSD en een ordeningsplan kunnen archieven 'naar
handeling' worden ingericht. Selectie is dan eenvoudig. Dit
is niet het geval bij de voor het merendeel onderwerps- en
zaaksgewijs geordende gemeentelijke archivalia, en dan
vooral voor beleidsarchieven. Voor seriematig opgebouwde
bestanden geldt dit wellicht minder.
Eén selectiedocument
De commissie wil voor alle gemeenten en intergemeente
lijke organen één selectiedocument, ongeacht de admini
stratieve inrichting van de organisatie. Hieraan kan een
voor bewaring in aanmerking komen.
Aangeven welke stukken bewaard moeten worden, wordt
zoveel mogelijk beperkt. Dat kan in een stukkenlijst.
Continuïteit
De VNG-commissie staat een gecomprimeerd, algemeen
geldend voorschrift voor ogen. Voor de beleidsambtenaren
en de registratuurmedewerkers binnen de administratie kan
hieruit een meer gedetailleerde lijst worden samengesteld,
in de vorm van een stukkenlijst die iedere zorgdrager
afzonderlijk vaststelt. Dit is onder de werking van de
huidige lijst meermalen gebeurd. De nieuwe gemeentelijke
selectielijst zal wat betreft vorm en inhoud niet veel
verschillen van de lijst uit 1983. Initiatieven van gemeenten
als Rotterdam en van het Werkverband van Gemeentelijk
Archiefinspecteurs op basis van de Pivot-methode te komen
tot een andere vorm van selecteren van gemeentelijke
archiefbeschieden ondersteunt de commissie van harte;
resultaten van zulke initiatieven kunnen de lijst verder
aanpasen dan wel verbeteren.
Peter Diebeis is secretaris van genoemde commissie
en vrijheid van meningsuiting bij Pivot
De methode
Met veel bombarie pleegt Pivot de in
de afgelopen jaren ontwikkelde
benaderingswijze van archieven te
presenteren als een doordachte en
verantwoorde methode om de grote
hoeveelheden papier die bij de Neder
landse archiefinstellingen moeten
worden opgeborgen tot hapklare
brokken terug te brengen. Ik heb de
uitgangspunten van die methode altijd
onjuist gevonden. De toepassing ervan
lijkt mij onmogelijk zonder grote
schade aan te richten aan belangrijke
archieven.
Al vele malen heb ik daarover de pen
ter hand genomen, onder andere in het
Jaarboek Buitenlandse zaken, in de
Nieuwsbrief van het Koninklijk
Nederlands Historisch Genootschap en
in NRC-Handelsblad.' Wie tot in
detail wil weten wat mijn kritiek is op
het Pivot moet deze publikaties maar
lezen.
Geen inzicht dus geen grondslag
In het kort komt het er op neer dat ik,
met als case-study de archieven van
Buitenlandse Zaken, betoog dat het
natrekken van wet- en regelgeving etc.
geen inzicht verschaft in de daadwer
kelijke inhoud van de dossiers en
daarom geen grondslag kan zijn voor
de formulering van bruikbare vernie
tigingscriteria of -voorstellen. De
veronderstelling dat hocus-pocus met
wet- en regelgeving objectieve
vernietigings-criteria tevoorschijn
tovert is onzin, want objectieve
vernietigingscriteria bestaan niet. Je
kunt wel allerlei lapmiddelen proberen
toe te passen, maar uiteindelijk is de
beste methode: IN de dossiers kijken
en bezien wat weg kan en wat bewaard
dient te worden. Doe je dit niet, dan
mis je een groot deel van de interes
sante dossiers omdat -bijvoorbeeld bij
Buitenlandse Zaken- veel nu eenmaal
niet is vastgelegd in wet- en regelge
ving. Daar is inmiddels wel vastgesteld
dat de Pivot-methode geen enkele
versnelling van de bewerking teweeg
heeft gebracht of zal brengen. De
lapmiddelen die voor de uitvoering van
het Pivot noodzakelijk blijken, zijn
omslachtig, kosten veel geld en zijn
slecht voor het imago en de positie van
de beroepsgroep van archivarissen.
Derden moeten immers achteraf de
archivaris te hulp komen bij de
uitvoering van een van zijn primaire
taken: het bewerken/inventariseren
van archieven. De archivaris degra
deert voor wat betreft de bewerking
van archieven tot een willoze klerk,
een robot zonder mening: een stofjas.
Ik hoop toch dat dit niet de bedoeling
is van de bedenkers van het Pivot?
Geen dossier, wel boekjes, toeters
en bellen
Ik vernam dat Pivot kort geleden een
herdruk van een verhaal over Rechter
Tie verspreidde.2 Dat verhaal is
geschreven door een illustere collega
van Buitenlandse Zaken: Robert van
Gulik, de in 1967 overleden schrijver,
diplomaat en sinoloog. Zijn geheime
persoonsdossier is vernietigd, terwijl de
Pivot-onderzoekers over de wet- en
regelgeving zaten gebogen om
handelingen op hoofdlijnen te ontdek
ken. Het is ten onrechte versnipperd
en wellicht als resultaat van de bijna
missionaire ijver die de Pivot-leerlin-
gen in die dagen ontplooiden om
collega's duidelijk te maken dat er veel
te veel archief was. Uit dit voorbeeld
blijkt dat de uitvoering van een
vernietigingsbeleid alleen kan ge
schieden door IN de dossiers te kijken
en bovendien alleen door geschoolde
en belangstellende archivarissen.
Rechter Tie zou de verantwoordelijken
voor de vernietiging van het per
soonsdossier van Van Gulik een zware
straf hebben opgelegd. Des te schaam
telozer is het als men vanwege het
Pivot een boekje over rechter Tie
herdrukt.
Ik heb me in de loop der jaren over
van alles verbaasd rond het Pivot,
vooral aan de geldverslindende
publiciteitspogingen zoals boekjes,
bekers en kleurboeken. Af en toe ging
men de boer op om ook elders de
zogenaamde zegeningen van het Pivot
te preken. De Staatsruif lijkt overvol
100/4 juni 1997
