nethode binnen de
gemeentelijke selectielijst
JEZET INTERNATIONAL BvbA
CONSERVATION ENGINEERS
SIMBA ALUMINIUM B.V. - Postbus 235 - 4730 AE OUDENBOSCH
Telefoon 0165-320242/44 - Fax 0165-320262
"PLANORAMA"® Archiefkasten en -modules.
- Deze archiefkasten en -modules worden geproduceerd van onderhoudsvrij,
geanodiseerd aluminium, in elke breedtemaat (max. 6 mtr.), dieptemaat (max. 2.5 mtr.) en
hoogtemaat!
- De laden van deze kasten en modules zijn verkrijgbaar in de hoogtematen: 10, 20, 30, 42,
53, 64, 75, 86, 97, 108, 119, 130, 174, 218, 262, 306, 350, 526 en 570 mm.
Voor meer informatie hierover kunt U kontakt met ons opnemen.
- Ook voor de bodems van deze laden kunt U een keuze maken uit
diverse diktes en inerte materialen.
Verkoopadres:
Door Peter Diebels*)
29
doelstelling kan worden gehanteerd dan de reconstructie van
de handelingen van de overheid. Het is echter onwaarschijn
lijk, dat een institutioneel onderzoek het meest geschikte
instrument is om een niet-institutioneel geïnspireerde
selectiedoelstelling te realiseren. Wij verwachten dat ook de
theoretici van Pivot dit zullen beamen.
Conclusie
Ondanks het bestaan van verschillende selectiedoelstellin
gen is het gewenst dat rijks- en gemeentearchivarissen het
niveau van objectiveerbaarheid van eikaars selectiebeleid op
een zo hoog mogelijk niveau helpen brengen. Het bestaan
van verschillende selectiedoelstellingen voor centrale en
lokale overheden komt ons op zich niet onlogisch voor. Per
slot van rekening hebben deze overheden - en daarmee
wellicht ook hun archiefdiensten - verschillende taken en
doelstellingen. Een oordeel over het feit of Pivot voor het
Rijk het geschiktste selectiesysteem is, matigen wij ons niet
aan, wel dat dit voor gemeenten niet het geval is. Binnen de
context van het gemeentelijk archiefwezen achten wij een
brede documentatiestrategie een beter uitgangspunt voor
selectie dan de reconstructie van de handelingen van de
overheid op hoofdlijnen. En hoe belangrijk institutioneel
onderzoek óók voor gemeenten is, het is als primaire
grondslag voor selectie van gemeentelijke archiefbescheiden
daarom ontoereikend.
taakinvulling door gemeente- en streekarchieven. Sterker
nog, institutioneel onderzoek kan daar geen instrument voor
selectie vormen. Een documentatiestrategie, die zich richt op
reconstructie in den brede van de lokale geschiedenis, kan
immers geen genoegen nemen met een selectiesysteem, dat
lokale geschiedenis met aspecten van het dagelijks leven
uitsluitend de reconstructie van de handelingen van de
overheid als uitgangspunt heeft. Uiteraard worden met een
dergelijk selectiesysteem indirect ook de nodige gegevens
verzameld, die passen in die bedoelde brede reconstructie
mogelijkheid. Maar dit is dan een toevallig en onbedoeld
gevolg. Een argument zou kunnen zijn, dat in vervolg op het
institutioneel onderzoek een willekeurig andere selectie-
In 1993 stelde de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de Commissie Selectiecriteria
(Inter)Gemeentelijke Organen in met als opdracht de opstelling van een (inter-)gemeentelijke selectielijst
op grond van de Archiefwet 1995. Naar verwachting is het werk dit jaar klaar. Op twee belangrijke vragen
moet de commissie een antwoord geven: moet de huidige vernietigingslijst gehandhaafd blijven en welke
selectiemethode dient te worden toegepast.
Moet de lijst een opsomming bevatten van te bewaren
archivalia? De Archiefwet 1995 schrijft voor dat selectie
lijsten tenminste aangeven welke archiefbescheiden voor
vernietiging in aanmerking komen. Dit lijkt erop te wijzen
dat de lijst geen te bewaren bescheiden hoeft te bevatten.
Maar het Archiefbesluit 1995 gaat verder. Artikel 5
omschrijft waaruit een selectielijst tenminste moet bestaan,
inbegrepen een 'systematische opsomming van categorieën
archiefbescheiden, waarin bij iedere categorie is aangegeven
of de archiefbescheiden bewaard worden dan wel na welke
termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen'.
denken wij dit belang ruimschoots te kunnen behartigen.
Ook de visie van de Rijkscommissie voor de Archieven over
het toekomstig beleid met betrekking tot de selectie van
archiefbescheiden namen wij in onze afwegingen mee.
Selectie is een taak van de registrator of behandelend
ambtenaar die beschikt over kennis van de (intergemeen
telijke organisatie. De overheidshandeling is bekend,
waardoor toepassing van een selectielijst ingedeeld naar
taakgebied eenvoudig moet zijn. De rol van de archivaris of
historicus 'beperkt' zich tot nauwe betrokkenheid bij de
bepaling van de selectiecriteria.
Be waar lijst als indicatie
Het aanvankelijke bezwaar binnen de commissie tegen het
opstellen van een bewaarlijst was dat er in het geval van
gemeenten een uitputtende lijst zou moeten komen. Deze
zou tevens voortdurend bijstelling behoeven zodra bij de
gemeente of een intergemeentelijke orgaan nieuwe cate
gorieën van stukken ontstaan. Gezien de veelheid van
gemeentelijke taken leek dit een aanzienlijke klus. Echter,
de door de wetgever aangegeven uitleg dat de selecteur bij
de feitelijke selectie meer steun heeft aan zowel een opgave
van te bewaren als te vernietigen bescheiden, had onze
instemming. Een nadere toelichting van de kant van de
Rijkscommissie voor de Archieven dat in de lijst slechts een
indicatie van het te bewaren materiaal gegeven behoeft te
worden, stelde ons op dit punt eveneens gerust.
Historisch belang
Het belang van het historisch onderzoek is uitvoerig
besproken. Door de deelname van diverse archivarissen met
een historische opleiding aan de commissie en contacten
met bijvoorbeeld het Nederlands Historisch Genootschap
Stukkenlijst
Een andere kwestie die aan de orde kwam, betrof de keuze
tussen voortzetting van de indeling zoals in de lijst uit 1983
(algemene categorieën en functies) of de vervaardiging van
een stukkenlijst. We besloten de huidige indeling te
handhaven, maar de benaming 'Functies' te vervangen door
'Taakgebieden'.
Een stukkenlijst dient steeds een afgeleide te zijn van een
algemene, ruim opgezette lijst, en kan per organisatie
worden opgemaakt. Een stukkenlijst moet een hulpmiddel
blijven, dat regelmatig kan worden geactualiseerd, terwijl
wij ernaar streven de officiële selectielijst zo min mogelijk te
hoeven aanpassen aan de voortdurende wijziging van beleid
door gemeenten en intergemeentelijke organen. Bovendien
zal een stukkenlijst bij de selectie binnen geautomatiseerde
bestanden lastig of geheel niet hanteerbaar zijn.
Selectiemethode
Bij de discussie rond de indeling van de lijst en de te
hanteren selectiemethode kwam de selectiewijze van Pivot
uitvoerig aan bod. Ook binnen de commissie bestond in het
begin nogal wat onduidelijkheid omtrent de methode die
100/4 juni 1997
