Sele
Meren volgens Pivot
1
3
--
--
4
22
Werk in
Door P Sierdsma*)
23
daadwerkelijk neerslag te vinden; soms
is een handeling niet uitgevoerd, of de
neerslag is al vernietigd. Ook kan het
archiefbestand neerslag bevatten van
handelingen die niet in het BSD zijn
opgenomen. In die gevallen formu
leerden wij steeds in overleg met de
zorgdrager en de Rijks Archiefdienst
nieuwe -aanvullende- handelingen, die
dezelfde goedkeuringsprocedure
Project
Totaal aantal
handelingen
Aantal ge
bruikte hande
lingen
Aantal nieuw
geformuleerde
handelingen
Rijksbelastin
gen
192
1323
onbekend
Rij ksbegroting
377
90
15
Burgerlucht-
vaart
449
247
151
Landinrichting
1007
350
25
Arbeidsomstan
digheden
965
onbekend
22
Kengetallen bij de beschreven projecten: gebruikte handelingen
Project
Meters
Uren
Aantal uur per
meter
B
V
VA4
VB5
OVs
BE1
Rij ksbelastingen
63
277'
185
1558
5, 53
Rij ksbegrot ing
115,
5
227
20
290
125
2162
8,2
Burgerluchtvaart
328
233
36
636,
5
158
7023
13, 5
Landinrichting
390
1311
210
7465
13, 6
Arbeidsomstandig
heden
51
78, 9
8,1
610
1733
16, 9
Bij het beschrijven van de eenheden
die bewaard moeten worden, hielden
we de volgorde van het BSD aan. De
ordening van de neerslag was per
handeling, waarbij we gebruik
maakten van de bestaande dossier
omschrijvingen. Hierdoor is het
toegankelijk maken van een archief
bestand niet meer het werk van de
inventarisator, maar van de dossier
vormer en de
opsteller van het
RIO en BSD. De
bewerker combi
neert deze
gegevens en voegt
slechts toe wat
ontbreekt. De
tijdwinst van deze
methode zit hem
dan ook in de
wijze van beschrij
ven. Wel gaan
alle dossiers nog
door de handen
van de inventari
sator en moet
deze nog altijd
een oordeel geven over de inhoud van
de dossiers. Alleen gaat het daarbij
niet meer over de 'waarde' (bewaren of
vernietigen), maar over de relatie met
de handelingen.
Onder de handeling komen de
dossieromschrijvingen te staan, ofwel
met een chronologische ordening, een
nadere ordening op volgorde van
archiefvormer of middels clustering per
overlegorgaan en/of verzamelbeschrij-
vingen. Omdat de vorming van het
archief niet altijd aansluit op het
toepassen van handelingen, bevat het
dossier soms meerdere handelingen,
allen met de dossieromschrijving. De
archiefbescheiden krijgen vervolgens
een definitief nummer en worden
ingepakt. Er wordt aan het einde van
de beschrijving van het archief niet
omgenummerd, zodat er geen volg
nummers meer zijn, maar een
heidsnummers. Dit geeft ook bij de
materiële verzorging weer tijdwinst.
Bewerkte meters en daarbij behorende uren
volgen als het RIO en BSD. Een
laatste probleem is nog dat de hande
lingen verschillend te interpreteren
zijn. Sommigen zijn heel specifiek
gesteld - "het aanwijzen van twee
onafhankelijk van elkaar werkende
scheikundigen die de genomen
monsters van luficers onderzoeken" -
of juist heel algemeen - "het meewer
ken aan ministerie-breed beleid, voor
zover het arbeidsomstandigheden
betreft" (beide voorbeelden komen uit
het BSD bij het project Arbeids
omstandigheden). Hoe minder
handelingen van algemene aard in het
BSD zijn opgenomen, hoe lastiger de
bewerking.
BSD-NR
RAP-NR
HANDELINGEN
w
B/V
TOELICHTING
V-TERMIJN
6
9
Het voorbereiden van, deelnemen aan en rapporteren
over het overleg en de besluitvorming binnen de
ECAC-organen; 1955-
4
B
7
10
Het (doen) goedkeuren en implementeren van de be
sluiten en recommendaties van de ECAC; 1955-
4
B
De Europese Gemeenschappen (EG)
8
11
Het voorbereiden, deelnemen en rapporteren over de
vergaderingen van de EG-instellingen; 1986-
4
B
9
12
Het meewerken aan de uitvoering van de EG-beslui-
ten; 1986-
4
B
De Noord-Atlantische Verdragsorganisatie (NAVO)
10
13
Het adviseren van de ministers van Buitenlandse,
dan wel Binnenlandse Zaken over de agenda en het
Nederlandse standpunt ter vergadering van het Seni
or Civil Emergency Planning Committee (SCEPC) van
de NAVO; 1949-
9
V
zie VL-RLD 3;
bewaarpunt is
BuiZa
5 jaar na af
loop vergade
ring
11
14
Het meewerken aan de uitvoering van besluiten van
de SCEPC (NAVO) op het terrein van de burgerlucht
vaart; 1949-
9
V
zie VL-RLD 3;
bewaarpunt is
BuiZa
5 jaar na im
plementatie
12
15
Het, samen met de minister van Defensie en het
bedrijfsleven, voorbereiden en deelnemen aan de
vergaderingen van het Civil Aviation Planning Com
mittee (CAPC) van de NAVO; het meewerken aan de
nationale uitvoering van de besluiten van het
4
B
GATT, OESO en UNCTAD
13
18
Het, in overleg met de Ministeries van Economische
Zaken en Financiën, behartigen van de luchtvaart-
belangen in de overlegfora van de GATT, de OESO en
de UNCTAD, alsmede het implementeren van de rele
vante besluiten van deze overlegfora; 1947-
B
14
19
Het meewerken aan de totstandbrenging en uitvoering
van de Overeenkomst inzake de Handel in Burger
luchtvaartuigen; ca. 1975-
4
B
Bilaterale betrekkingen
Dit artikel had niet tot stand kunnen komen zonder de medewerking van O. Bos, H. Hoffenkamp, G. Huizinga, B. Looper, T. Reuderink-Kort en
A. van der Ploeg, allen werkzaam bij de Centrale Archief Selectiedienst.
Zie hiervoor o.a. Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen. Een methode voor de vervaardiging van een archiefselectie-instrument uitgaande van
het handelen van de overheid's Gravenhage 1992, en Handelend optreden. Overheidshandelen: modellen, onderzoeksmethoden en toepassingen, 's Gravenhage
1994.
De relatie tussen beleid en uitvoering
Het openstellen van archieven voor geïnteresseerd publiek en
belanghebbenden, waartoe de Wet Openbaarheid van Bestuur (1978)
en de Archiefwet (1995) de mogelijkheid bieden, noodzaakt een inhaalslag
van bijna een halve eeuw archiefdocumentatie. Het terugbrengen van de
overbrengingstermijn van 50 tot 20 jaar stelt de selectie voor problemen.
Om informatieverlies te voorkomen, die het schonen van de Augiasstal van
300 a 600 kilometer archief ongetwijfeld met zich mee brengt, heeft het
ministerie van WVC in 1991 het Algemeen Rijksarchief de opdracht
gegeven de ontstane achterstand in een periode van tien jaar weg te werken.
<2>
On?
Het onderzoek naar het overheids
handelen in het kader van het Project
Invoering Verkorting Overbrengings
termijn (Pivot) bracht een discussie op
gang over de selectiemaatstaven van
beleid en uitvoering. Het Rijksarchief
project richtte zich voornamelijk op de
hoofdlijnen van het geformuleerde
beleid, zoals dit in wetten en regel
geving is vastgelegd. De Basisselectie-
documenten, resultaat van het Pivot-
onderzoek, beschrijven algemene
handelingen zoals het 'voorbereiden,
formuleren en evalueren van het
beleid', het doen van onderzoek, en
meer specifieke handelingen als het
vaststellen van wetten en uitvoerings
regelingen. Deze documentaire
neerslag komt voor bewaring in
aanmerking. Routinematige hande
lingen, bijvoorbeeld het geven van
subsidies of het ontheffen van wette
lijke verplichtingen, worden op
termijn vernietigd. Een ondergewaar
deerd gebied echter vormen de
handelingen gericht op het uitvoeren
van wetten in de praktijk. Gegevens
hier over zijn juist van belang om het
sturen van een ministerie in de
maatschappelijke context te kunnen
plaatsen. Het is natuurlijk niet
gewenst alle dossiers, die te maken
hebben met de uitvoering, te bewaren.
Maar wel is het mogelijk op basis van
een aantal criteria een keuze te maken
door middel van voorbeelddossiers.
Voorbeeelddossiers
De historicus P.M.M. Klep schreef op
verzoek van de Rijkscommissie voor
de Archieven de nota "Archieven
bewaren - investeren in de toekomst"
(1992). Diens pleidooi voor selectie
mede op basis van culturele waarden
werd geruggesteund door het Convent
van Rijksarchivarissen en het Ko
ninklijk Nederlands Historisch
Genootschap. Klep formuleerde een
drietal maatstaven voor de de keuze
van voorbeelddossiers vanuit een
historisch perspectief:
1beleidsvoorbereiding en be
leidsuitvoering: niet alleen het
geformuleerde beleid is van belang,
maar ook die beleidshandelingen, die
pas achteraf door regelingen onder
bouwd worden.
2. symbolische waarde: overheid-
stukken kunnen informatie geven over
een 'tijdsbeeld'. Zo hebben bijvoor
beeld de begrippen 'milieu' en
'verstedelijking' voor de jaren zeventig
en tachtig een belangrijke symbolische
waarde. De ambtshalve door de
overheid gecreëerde informatie kan
publicaties en statistische overzichten
aanvullen.
3. beschrijvende waarde: overheids
informatie kan door zijn gedetailleerd
heid een ander gezichtspunt van
onderzoek mogelijk maken dan het
doel waarvoor de informatie oorspron
kelijk is opgesteld. Zo zou de invloed
van milieuorganisaties op het beleid
onderzocht kunnen worden op basis
van de correspondentie met burgers, of
de wijze waarop Kamervragen beant
woord zijn.
Deze ruime selectiemaatstaf ontmoette
inhoudelijke en praktische kritiek. Het
Rijksarchief stelde ten aanzien van het
eerste type voorbeelddossier, dat de
selectienormen overeen moesten
komen met het doel waarvoor de
archieven waren aangelegd, namelijk
het vastleggen van de hoofdlijnen van
het overheidsbeleid. Het praktische
bezwaar was, dat de normen voor
steekproeven willekeurig waren. De
door Klep gewenste extra informatie
bestond vaak al in andere gegevens
verzamelingen van organisaties en
wetenschappelijke instellingen.
Daarnaast boden documentbestanden,
zoals de Burgerlijke Stand en het
Kadaster, als dwarsdoorsnede van de
samenleving aanvullende informatie.
Het idee van voorbeelddossiers werd
door het Rijksarchief niet geaccepteerd,
maar de kern van de gedachte werd
meegenomen in de selectiemaatstaven.
Zeven selectiecriteria
Na aanvankelijk wat wederzijdse
koudwatervrees is de discussie tussen
historici en archivarissen anno 1996
bijgelegd in een minnelijke schikking
zonder meteen expliciet te worden. De
nieuwe selectiecriteria van Pivot zijn
systematischer gerangschikt en meer
geabstraheerd, zeven in getal.
100/4 juni 1997
