bew met
basisselectiedocumenten
Werk in
Door Ingrid Coolen1
21
tiende dossier, met random begingetal,
getrokken. Dit levert een veel grotere
steekproef op dan de genoemde
tweeduizend. Hiermee is het echter wel
mogelijk om per periode of per bestand
tweeduizend dossiers te onderzoeken en
zodoende vergelijkingen te maken. Een
systematische steekproef is bij dit
bestand mogelijk, omdat er zich geen
herhalende patronen in bevinden. De
omvang van het bestand zal afnemen
van 750 meter tot zo'n 150 meter.
Voordat deze praktijkervaringen aan
bod komen, is het wellicht wenselijk
om in kort bestek het verschil in
uitgangspunt van de Pivot-methode
aan te geven. Het voert hier echter te
ver om er diep op in te gaan. Voor
nadere informatie verwijs ik u dan
ook naar de literatuur.2
Ander uitgangspunt
De klassieke wijze van beschrijven
gaat uit van een vernietigingslijst,
waarin is vastgelegd welke 'soorten'
archiefeenheden vernietigd dienen te
worden. Iedere archiefeenheid krijgt
aan de hand van deze vernietigings
lijst het predikaat 'bewaren' of
'vernietigen', waarbij het eigen
inzicht van de inventarisator van
Conclusie
Een aldus getrokken steekproef voldoet
aan de vereisten van het gekozen
onderzoeksperspectief. Onderzoeks
vragen die buiten dit onderzoeksper
spectief vallen, zoals vragen naar
bekende personen, zijn er echter niet
mee te beantwoorden. Daarnaast wordt
de samenhang tussen dossiers onderling
verstoord. Het reconstrueren van
familieverbanden wordt bijvoorbeeld
doorslaggevend belang is. Immers, het
gaat in deze lijst niet om individuele
archiefstukken, maar om categorieën
van bescheiden. Of een archiefeenheid
nu wel of niet tot een bepaalde
categorie behoort is aan het oordeel
van de inventarisator.
De nieuwe werkwijze heeft voor de
vernietigingslijst het BSD in de plaats
gekregen, die per taakgebied van de
overheid alle handelingen die tot dit
taakgebied behoren, beschrijven. Voor
elk van de handelingen is vastgesteld
of, en zo ja, hoe lang, de archiefeenhe
den die daar betrekking op hebben
bewaard moeten blijven. Daardoor
stelt de inventarisator zich niet meer
de primaire vraag of een archiefeen
heid vernietigd dan wel bewaard moet
worden, maar op welke handeling de
vrijwel onmogelijk. Er blijft dus voor
toekomstige onderzoekers genoeg stof
over om de selecteur van vandaag te
verwensen. Dit lijkt mij echter geen
reden om van reductie door middel van
een a-selecte steekproef af te zien.
archiefeenheid betrekking heeft. De
nieuwe werkwijze voegt in feite een
extra stap aan het inventarisatieproces
toe, namelijk het toekennen van een
handeling aan een archiefeenheid.
Eén actor, twee organisatie
onderdelen
Ik baseer mij op de gegevens van de
bewerking van vijf overheidsarchieven
die tussen 1995 en 1997 plaatsvond.
Hierbij waren vier verschillende
departementen betrokken en er was
voortdurend overleg tussen de CAS,
de archiefvormers en de Rijks Archief
dienst. De projecten betroffen de
beleidsterreinen Algemene Wet- en
Regelgeving Rijksbelastingen, Beheer
van de Rijksbegroting, Burger
luchtvaart, Landinrichting en Arbeids
omstandigheden. Als eerste voerde de
CAS het project Algemene Wet- en
Regelgeving Rijksbelastingen uit. Het
BSD telde achttien actoren, dus
organen die op het betreffende
beleidsterrein actief zijn geweest (hier
bijvoorbeeld de Belastingdienst, de
Commissie van Drie Deskundigen, de
Officier van Justitie, de Hoge Raad
der Nederlanden etc) waarvan er
uiteindelijk slechts één, de Minister
van Financiën, gebruikt werd. De
Na de start van Pivot in 1991 zijn op dit moment diverse goed
gekeurde Pivot-producten, de zogenaamde Rapporten Institutioneel
Onderzoek (RIO) en Basis Selectiedocumenten (BSD), voorhanden.
Na jarenlange hoog oplopende discussies over de theorie, is de tijd
eindelijk rijp om naar de praktijk te kijken. Sinds 1995 selecteerde en
inventariseerde de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) te
Winschoten een aantal overheidsarchieven op deze nieuwe wijze:
de eerste praktijkervaringen met Pivot-bewerkingen.
20
andere actoren bleven buiten beschou
wing omdat de door hen gevormde
archiefbescheiden niet onder de
werking van de Archiefwet 1962
vielen, niet tot de te bewerken periode
behoorden, niet onder de verantwoor
delijkheid van de Minister van
Financiën vielen of zich niet in de
archiefruimte van het Ministerie van
Financiën bevonden. Uiteindelijk ging
het om twee organisatieonderdelen
van het Ministerie, het directoraat-
generaal voor Fiscale Zaken en het
directoraat-generaal voor de Belas
tingen.
Van handeling naar neerslag
Slechts een gedeelte van het archief
van beide organisatieonderdelen, dat
1500 meter omvatte, viel onder de
werking van het betreffende BSD;
voor de onderdelen personeel en
organisatie bestaat nog geen BSD. De
delen die hier wel onder vielen, samen
340 meter, bevonden zich verspreid
door het gehele bestand. Het was dus
noodzakelijk om de oude orde te
verstoren en eerst de te bewerken
delen af te scheiden. In eerste instantie
probeerden wij dit door vanuit één
handeling - 'het (mede-)voorbereiden,
wijzigen en intrekken van wetten met
betrekking tot de heffing van belas
tingen (inclusief de voornemens tot
wetgeving die niet tot nieuwe wetge
ving geleid hebben)' - naar de daarbij
behorende neerslag te zoeken. Dit
bleek voor de oudere archiefdelen niet
de meest efficiënte methode; dossier
codes waren niet juist of niet consequent
toegepast en de omschrijvingen bleken
te summier. Het gevolg was dat we alle
dossiers die enigszins relevante neerslag
leken te bevatten, moesten bekijken.
Deze aanpak maakte het echter
onmogelijk alle relevante dossiers te
lichten. Of de formulering van de
handeling sloot niet aan bij de dossier
omschrijving uit het verleden, of deze
bestonden vaak slechts uit de aandui
ding van het betreffende object of
subject (bijvoorbeeld een bepaald
bedrijf of persoon), legden geen relatie
met de 'wettelijke' grondslag, of de aan
het dossier toegekende code was
gebaseerd op onderwerp en niet op
handeling. Voor recentere archiefbe
scheiden, dat wil zeggen die van na
1980, bleek deze methode beter te
werken; hier zijn de dossiercodes beter
en consequenter toegepast. Op basis
van (dossier)omschrijvingen konden we
vrij simpel alle relevante archief
eenheden lichten. Vervolgens namen
we zestien handelingen tegelijk - alle
handelingen met betrekking tot de
totstandkoming en uitvoering van
internationale verdragen - en zochten
hierbij de relevante archiefeenheden.
Hier bleek het hele archief van de
directie Internationale Fiscale Zaken
onder te vallen. Aangezien de oude
toegang per directie was ingedeeld
werkte deze methode heel snel. Toch
zijn we uiteindelijk overgestapt op de
methode waar je vanuit de neerslag
werkt en bij iedere archiefeenheid de
bijbehorende handeling zoekt.
Abstractieniveau en kennis van
taakgebied
Bij het tweede en derde project,
respectievelijk Rijksbegroting en
Burgerluchtvaart, hebben we eveneens
eerst geprobeerd middels handelingen
de daarbij behorende neerslag op te
sporen. Deze relatie bleek makkelijker
te leggen, als in de neerslag is aangege
ven op grond van welk wetsartikel de
handeling plaatsvond. Was er echter
sprake van een grotere beleidsvrijheid of
er werd niet aangegeven op grond
waarvan bepaalde beslissingen genomen
waren, gaf dat problemen. Bovendien
hielden de bestaande dossierinventaris
sen de volgorde van de codes aan, maar
in de depots stonden de archiefeenheden
vaak numeriek geordend. Hierdoor kost
het lichten van dossiers veel tijd. Een
laatste conclusie die ik nog wil trekken
naar aanleiding van de hierboven
beschreven methode, is dat het werken
vanuit de handelingen naar de neerslag,
van de inventarisator een veel hoger
abstractieniveau en een behoorlijke
kennis van het taakgebied waartoe de
beschreven handelingen behoren vraagt.
Deze ervaringen hebben ertoe geleid dat
de CAS bij alle volgende projecten
vanuit de archiefeenheden op zoek ging
naar de bijbehorende handelingen. Deze
methode blijkt tot nu toe in de praktijk
het meest efficiënt te werken. Daarbij
wil ik opmerken dat ook bij deze
methode het abstractieniveau hoger ligt
dan bij de klassieke wijze van inven
tarisatie.
De bewerking in de praktijk
Na het afscheiden van de archief
eenheden begint het eigenlijke werk
van het toekennen van handelingen
eraan en het beschrijven van die
eenheden die op grond van de
toegekende handeling de waardering
'bewaren' meekrijgen. Het vinden van
de juiste handeling is bij deze methode
het grootste probleem. Niet bij alle
handelingen uit het BSD is ook
De CAS en de praktijk van archiefbewerking (foto: Friedel Tahl)
100/4 juni 1997
