Overheidsinformatie in één oogopslag
mmëtfs
In principe is 90% van wat wij in het archief
bergen van historische waarde en wordt
derhalve ook niet vernietigd
-£<-
Ja, stuur mij:
Elk jaar verschijnen ongeveer 15.000 Officiële Publicaties. Dit betreft
nieuw wet- en regelgeving, besluiten en overheidsbeleid. Daarnaast
worden er talloze rapporten en boeken gepubliceerd over uiteenlopende
beleidsterreinen. Ook de Nederlandse en buitenlandse pers schrijft regel
matig over het regeringsbeleid. Kortom: informatie die voor u en uw klan
ten van groot belang kan zijn.
Sdu Uitgevers biedt het volledige overzicht voor een compleet archief
CD-ROM Registers Officiële Publicaties:
een snel en compleet overzicht van o.a. alle in Nederlands geldende nor
men, Kamerstukken, Staatsbladen, Publicatiebladen van de EU, Europese
richtlijnen en bijbehorende nationale wetgeving.
On line overheidsdatabanken:
een breed scala aan parlementaire en ministeriële databanken, die samen
een complete informatiebron over de Nederlandse politiek vormen.
Onmisbare bronnen voor informatie-intermediairs die hun klanten optimaal
willen bedienen.
Oordeel zelf op de demo-pagina's van onze vernieuwde website:
http://www.sdu.nl
Voor meer informatie belt u (070) 378 98 82
of vult u de antwoordcoupon in.
Bron van informatie voor beslissers
meer informatie over
CD-ROM Registers
Officiële Publicaties (FOLDCDOP)
meer informatie over de
on line overheidsdatabanken
Bedrijf/instelling:
T.a.v.:
m/v
Postcode:
Plaats:
Telefoon:
Fax:
E-mail:
Deze coupon in een ongefrankeerde envelop zenden aan:
Sdu Servicecentrum Uitgevers
Antwoordnummer 125, 2501 XD Den Haag
daden ervan te overtuigen dat zij geen
schaduwarchieven op de kamers of in
pc's hoeven bij te houden. Zo kunnen
zij zich dus met hun eigenlijke werk -
want alleen binnen het archief werken
archivarissen- bezighouden. Die bood
schap heb ik ook aan onze secretaresses
meegegeven. Die slaakten een zucht
van verlichting, want uit hun vorige
banen waren zij gewend dat zij de per
informatie (bijvoorbeeld statistieken)
van het archief bijhouden, weet ik dat
we een recall van 85% hebben. Dat er
15% niet-opgeloste vragen zijn, komt
niet doordat archiefmedewerkers de
gevraagde informatie van de betref
fende afdeling niet kunnen vinden,
maar eenvoudigweg omdat die docu
menten nooit aan het archief zijn
doorgegeven.
Zit er binnenkort één Documen
taire Informatievoorziening (sa
menwerking met de bibliotheek)
in?
In de aanvangs- en opbouwfase van
het archief en de bibliotheek is er nauw
contact geweest om te onderzoeken of
er een mogelijkheid bestond een
gemeenschappelijk geautomatiseerd
Hoe is het selectie en vernietigings-
beleid?
Medewerkers van het EMI: v.l.n.r. Jan Lobman, Mae Veltkamp, Yolande Czyzewski en Paloma Rami
(foto: Len Winkelman)
Ik vind het van groot belang dat er in
het archief professioneel opgeleide me
dewerkers werken (archivarissen en
documentalisten). Mijn chef, een
Engelsman, is erg 'archief-minded'; hij
ondersteunt ons enorm door de het
centraal-archief-boodschap' uit te dra
gen. Zo heb ik ook de mogelijkheid
gekregen om in de staff meetings interne
PR voor onze taken te bedrijven en de
medewerkers te betrekken bij het be
lang van een gecentraliseerd, compleet
en gestructureerd archief. Zoals het
hele EMI, werkt ook onze afdeling met
deadlines. In november 1996 heb ik
gesteld dat men tot 15 januari 1997
archief-achterstanden ongeordend bij
ons kon inleveren. Ik tracht de mede
werkers van het EMI door dit soort
soonlijke archieven voor hun directe
bazen moesten bijhouden.
Wat is jullie meerwaarde binnen de
organisatie?
Van ons werk moet een professionali
teit afstralen. Aanvankelijk waren de
medewerkers binnen het EMI zeer
verbaasd wanneer zij binnen 10 minu
ten het gevraagde document op hun
bureau hadden liggen. Blijkbaar waren
ze dat niet gewend, terwijl snelle en
juiste levering van informatie hét mar
keting instrument van het archief is.
Dan ziet en gelooft de staf ook in de
centrale functie van het archief. Sinds
we in Excel ook allerlei management
De documenten die ter archivering
naar het archief komen, worden zowel
op papier als via het interne e-mail
systeem aangeleverd. Van alle beleids
stukken komt het originele exemplaar
het archief binnen. Brieven, ontwerpen
en definitieve versies van beleidsstuk
ken worden door ons op onderwerp en
vervolgens op datum geborgen. We
archiveren ook de binnenkomende
documentatie van de centrale banken.
In principe is 90% van wat wij in het
archief bergen van historische waarde
en wordt derhalve ook niet vernietigd.
Voor de overige 10% is een vernieti-
gingsbeleid in ontwikkeling
Wat wordt er in jullie archief
bewaard aan stukken die betrek
king hebben op de interne bedrijfs
voering van het EMI?
Wij archiveren in principe alleen be
leidsstukken. Documenten die met de
dagelijkse gang van zaken binnen de
accountants afdeling te maken hebben
vallen daar bijvoorbeeld buiten. Ook
beheren wij geen personeelsdossiers;
die worden vanwege de persoonspri-
vacy door de afdeling personeelszaken
beheerd. Daarentegen archiveren we
wel weer alle andere contracten die het
EMI heeft gesloten. Deze blijven, ook
in de toekomst, alleen op papier be
waard, al was het alleen maar omdat
daar originele handetekeningen op
staan. Om de contracten gemakkelijk
toegankelijk te maken, hebben we een
contract-log gecreëerd, dat functioneert
als een inventaris van alle namens het
EMI getekende contracten.
Mj-tMvt
Ben
13430CD713
