JEZET INTERNATIONAL BvbA
Digitalisering van de overheidsadministratie
vraagt een multidisciplinaire aanpak, is niet
beperkt tot archivarissen of overheidsinstel
lingen, maar kent ook organisatorische,
juridische en wettelijke aspecten
Het Nederlandse programma 'Digitale
Duurzaamheidwerd zelfs wat aanpak
betreft ten voorbeeld van andere landen
gesteld
30
CONSERVATION ENGINEERS
"PLANORAMA"® Archiefkasten en -modules.
Verkoopadres:
- Deze archiefkasten en -modules worden geproduceerd van onderhoudsvrij,
geanodiseerd aluminium, in elke breedtemaat (max. 6 mtr.), dieptemaat (max. 2.5 mtr.) en
hoogtemaat!
- De laden van deze kasten en modules zijn verkrijgbaar in de hoogtematen: 10, 20, 30, 42,
53, 64, 75, 86, 97, 108, 119, 130, 174, 218, 262, 306, 350, 526 en 570 mm.
Voor meer informatie hierover kunt U kontakt met ons opnemen.
- Ook voor de bodems van deze laden kunt U een keuze maken uit
diverse diktes en inerte materialen.
SIMBA ALUMINIUM B.V. - Postbus 235 - 4730 AE OUDENBOSCH
Telefoon 0165-320242/44 - Fax 0165-320262
31
deze werkgroep concludeerde dat de
ontwikkelingen in de verschillende lid
staten ver uiteen lagen. Om dat te ver
beteren zou de aandacht gericht moeten
worden op het onderwerp en de realisa
tie van een technische infrastructuur
voor het beheer en bewaren van digitale
bestanden, op het creëren van een
platform voor informatie-uitwisseling en
op goede samenwerking met de ICA.
Ontwikkelingen na 1994
Sinds die tijd is het nodige veranderd
in de verschillende lidstaten. In Neder
land bijvoorbeeld is het programma
'Digitale Duurzaamheid' opgezet, in
Engeland is een soortgelijk programma
gestart genaamd 'Electronic Records in
Office Systems' (EROS), dat in samen
werking met overheidsorganisaties
streeft naar een adequate archiefvor
ming in digitale vorm. Voorts ontston
den er contacten met het bedrijfsleven,
in het bijzonder de farmaceutische
industrie, waar ook initiatieven worden
ondernomen om digitale informatie
duurzaam te bewaren in verband met
wettelijke voorschriften en procedures.
Ovrigens leidden de activiteiten van de
werkgroep, naast de voorbereiding van
een Europees congres, tot een Europees
netwerk van contacten tussen de
betrokken deskundigen op het terrein
van digitale bestanden.
Opzet van de conferentie
Het congres was georganiseerd door de
Europese Commissie, in het bijzonder
de Historische Archiefdienst, in samen
werking met DGXII (Wetenschap,
onderzoek en ontwikkeling).
De conferentie bestond uit drie delen:
gemeenschappelijke bijeenkomsten aan
het begin en aan het slot en een dag
met drie parallel-sessies. Deze waren
gewijd aan de drie stadia van de
levensloop van archiefbescheiden: de
ontwerp-, creatie- en onderhoudsfasen.
In totaal waren er meer dan 40 lezin
gen en presentaties met een scala aan
activiteiten op het terrein van digitale
bestanden in Europa èn Noord -
Amerika.
Bij de opening van de conferentie
spraken onder andere de secretaris
generaal van de Europese Commissie,
David F. Williamson, de plaatsver
vangend directeur-generaal van de
DGXII, Hendrik Tent, en de Ierse am
bassadeur bij de Unie, Dennis O'Leary.
Daarna kwamen de meer inhoudelijke
zaken aan bod. Ik mocht daarbij de
openingszet doen en spreken over
'Multidisciplinary aspects of electronic
records, concept of electronic docu
ments life-cycle and characteristics and
links with information flow, workflow'.
Daarmee belichtte ik het thema van de
conferentie en gaf een kader voor de
verdere conferentie. Dit thema richtte
zich op de opvatting dat digitalisering
van de overheidsadministratie een
multidisciplinaire aanpak vraagt en niet
beperkt is tot archivarissen of over
heidsinstellingen, maar ook organisa
torische, juridische en wettelijke
aspecten kent.
De parallelsessies
De eerste parallelsessie was zoals ge
zegd, gewijd aan de conceptie- en
creatie fase met onderwerpen als
authenticiteit en integriteit van
archiefbescheiden, concepten en
modellen voor archiveringssystemen,
de verantwoordelijkheden van de
verschillende betrokken partijen en
andere meer praktische aspecten bij de
digitale archiefvorming. Voorts werden
enige voorbeelden uit de praktijk
gepresenteerd.
De tweede sessie, gewijd aan lange
termijn bewaring, bood een aardig
overzicht van de stand van zaken in
Europa mede gebaseerd op een
enquête uit 1996. Voorts kreeg men
een overzicht van de verschillende
varianten die op het terrein van de
technische infra-structuur op dit
moment in zwang zijn.
Ook het Nederlandse programma
'Digitale Duurzaamheid' werd be
sproken en zelfs wat aanpak betreft ten
voorbeeld van andere landen gesteld.
Dat het technische probleem van
bewaren niet beperkt is tot overheids
organisaties, werd duidelijk uit de
verhalen van vertegenwoordigers van
de farmaceutische industrie. Vanwege
allerlei wettelijke bepalingen zijn ook
zij verplicht gegevens over hun pro
ducten langdurig te bewaren. Ten
slotte werd ook het onderwerp van de
standaardisatie belicht.
In de parallelsessie gewijd aan de toe
gang tot en het gebruik van digitale
archiefbescheiden werd de problema
tiek vanuit het perspectief van de
onderzoeker bekeken. Daarbij ging het
niet alleen over archiefbescheiden,
maar ook over data-archieven.
Uiteraard passeerden er onderwerpen
als netwerken, thesauri, openbaarheid
en privacy de revue.
Het congres werd afgesloten met enige
samenvattende lezingen en een tiental
conclusies, gericht op het stimuleren
van Europese samenwerking op de
verschillende terreinen.
Conclusies en de rol van Nederland
Een van de conclusies van de confe
rentie luidde dat samenwerking op een
aantal terreinen zinvol is. Dat geldt
met name op de gebieden van scholing
en opleiding, van technische infrastruc
tuur, van het bepalen van de functio-
nele specificaties van archiefsystemen
en van wet- en regelgeving. Daarnaast
zijn voornemens afgekondigd om tot
een betere informatie-uitwisseling te
komen en verder om een multidisci
plinaire 'monitoring group' in te stel
len, die tot taak krijgt het vervolg
verder vorm te geven en te begeleiden.
Tenslotte zal de definitieve versie van
een zogenaamd Handboek voor het
beheer van digitale informatie met
onder andere praktijkvoorbeelden in de
eerste helft van 1997 worden gepubli
ceerd. Let wel dit handboek heeft niet
zozeer betrekking op archiefbeschei
den, als wel dat het de problematiek
meer benadert vanuit informatie
management. Goede afstemming met
de ICA-guide is daarbij van belang.
Tijdens het Nederlandse voorzitter
schap in de eerste helft van dit jaar zal
een eerste aanzet worden gezet tot ver
dere concretisering van deze conclusies.
Op de experts meeting, 18 juni a.s.
staat in het bijzonder scholing en het
formuleren van functionele specificaties
en archiefsystemen op de agenda. In
middels wordt in het kader van het pro
ject 'Digitale Kluis' van de gezamen
lijke archiefdiensten geprobeerd om
Europese partners te vinden en samen
een voorstel in te dienen bij het 'Tele-
matics'-programma van de Europese
Unie. In dat verband wordt ook nauw
contact onderhouden met de Koninklij
ke Bibliotheek die ten behoeve van het
'elektronisch depot' eveneens een tech
nische infrastructuur moet ontwikkelen
en met andere nationale bibliotheken in
hetzelfde Europese onderzoeksprogram
ma samenwerkt.
Voor nadere inlichtingen over Europese of andere in
ternationale samenwerking kunt u contact opnemen met
het programma 'Digitale Duurzaamheid' (070-
3024530 of e-mail adres gastOl hotel- J^m
kantoor.sara.nl)LJ
100/4 MEI 1997
