De werkplekken zijn royaal en
schotjes voorkomen territorium-
strijdjes tussen de gebruikers
26
27
fecten. Het is natuurlijk maar net waar
je van houdt, maar in zo'n omgeving
heb je als bezoeker, maar vooral ook
als medewerker toch het gevoel serieus
genomen te worden. Een aspect waar
m.i. veel diensten te weinig rekening
mee houden. De ontvangsthal zal ook
worden gebruikt voor de inrichting
van tentoonstellingen en andere
presentaties.
Receptie en studiezaalbalie zijn gecon
centreerd op een ovaal 'dientsverle-
ningseiland'. Beide functies worden
gescheiden door een transparante
wand, maar de gemakkelijke commu
nicatie en de mogelijkheid tot snelle
personele uitwisseling binnen het ovaal
is een nieuw element in de inrichting
van archiefgebouwen.
Klassieke sfeer
Op de studiezaal is er door beide orga
nisaties alles aan gedaan het concept
van de 'Groninger Archieven' te
realiseren. De bezoeker kan gebruik
maken van een geautomatiseerd en
gentegreerd archievenoverzicht op
basis van Archeion. Medewerkers van
rijk en gemeente zijn inzetbaar voor
alle vragen en diensten. In eerste in
stantie doen medewerkers van beide
organisaties nog gezamenlijk dienst
om tot een goede kennisoverdracht te
kunnen komen, maar het is de bedoe
ling dat de deskundigheid ten aanzien
van beide werkgebieden door alle
medewerkers dienstverlening wordt
gedeeld en beheerst. Opvallend is hoe
in deze zeer moderne ruimte een aan
gename 'klassieke' sfeer is geschapen.
Ondanks het grote aantal werkplekken
is gedoe en geloop niet storend in de
gedempte atmosfeer. De werkplekken
zijn royaal en schotjes voorkomen ter-
ritoriumstrijdjes tussen de gebruikers.
Maquette van het Cascade-complex (ingangzijde links,
gehuisvest in het horizontale gedeelte
Er zijn aparte gebieden gecreëerd voor
de raadpleging van originele archiefbe
scheiden en van kopieën in welke vorm
dan ook. Het middengedeelte van de
ruimte is ingericht voor de raadpleging
van kaartmateriaal. Verhoogde tafels
met speciale stoelen doen zowel recht
aan de onderzoeker als aan het
kwetsbare materiaal.
Audio-visuele archieven
Het gebouw biedt ook onderdak aan
de Stichting Gronings Audio Visueel
Archief (GAVA), resultaat van het
initiatief dat in 1992 werd genomen
door Gemeentearchief, Rijksarchief,
Rijksuniversiteit, Liga '68, Radio
Noord en het bedrijfsleven om
Groningse films en video's te vinden,
beschrijven en
bewaren. De dienst
verlening ten
aanzien van de
GAVA-bestanden
loopt via de centrale
balie. Voor de on
derzoekers zijn vier
speciaal ingerichte
cabines beschikbaar. Een van de
highlights van het nieuwe gebouw is
de speciale geklimatiseerde kluis voor
AV-materiaal.
Beveiliging
Ook ten aanzien van beveiliging zijn
speciale maatregelen genomen. De
bezoeker dient zich te legitimeren en
achterzijde rechts. De Groninger Archieven zijn
ontvangt vervolgens een pasje dat hem
via elektronische poortjes toegang ver
schaft tot de studiezaal. De kantoor
ruimtes zijn ook elektronisch beveiligd
en het spreekt voor zich dat de bezoe
ker hier geen toegang heeft met zijn
pasje. De boekwerken, inventarissen en
toegangen op de studiezaal zijn voor
zien van een magnetische strip om ont
vreemding te voorkomen. Het pasjes
systeem is consequent doorgevoerd in
het gehele gebouw dat bestaat uit een
bezoekers-, kantoor- en depotzone.
Depots en restauratie wel
gescheiden
De depots van de 'Groninger Archie
ven' bevinden zich op de begane grond
en op de verdieping. De maximale ca
paciteit bedraagt momenteel 16.000
strekkende meter, maar er is nog een
mogelijkheid tot uitbreiding. De be
standen van rijk en gemeente bevinden
zich in afzonderlijke ruimtes. Deze
situatie is deels ingegeven door het
'beladen' Groningse verleden met de
vermengde archiefbestanden, maar
komt toch in eerste instantie voort uit
het feit dat het gebouw verscheidene
compartimenten bevat waardoor func
tionele en organisatorische scheiding
van bestanden voor de hand ligt.
Minder voor de hand liggend is de
scheiding van de restauratie-ateliers
van gemeente en rijk. Toch is hiertoe
besloten uit een aantal overwegingen.
In de eerste plaats onderscheiden
werkmethode en werkinrichting van
vloeroppervlak en van het gebruik van
de archieven over de afgelopen vijf jaar
(hoeveelheid bezoekers, e.d.). De ver
deelsleutel 65/35 wordt toegepast op
de exploitatiekosten van de gezame-
lijke ruimtes en op de verdeling van
inkomsten uit diensten. Voor kantoor
voorzieningen is een 'gebruikssleutel'
van 50/50 omdat beide organsiaties in
personele omvang elkaar nauwelijks
ontlopen. Voor een doelmatige exploi
tatie wordt frequent een 'bedrijfs-
voeringsoverleg' gepleegd tussen de
rijks- en gemeentearchivaris en de
hoofden bedrijfsvoering.
Met dank aan rijksarchivaris
dr. P. Brood voor de verschafte
informatie.
De ontvangstbalie van de Groninger Archieven
beide organisaties zich. Vooral de
marktgerichtheid van het Rijksarchief
is hier debet aan. In de tweede plaats
heeft de scheiding van het atelier in
afzonderlijke ruimtes een praktisch
voordeel: er ontstaat meer muur
oppervlak voor de plaatsing en ophan
ging van gereedschap en apparatuur.
De door beide organisaties ingebrachte
machines worden wel zo effectief en
efficiënt mogelijk door alle medewer
kers benut.
Exploitatie
Om tot een goede exploitatie en kos
tenverdeling te komen, sloten rijk en
gemeente een samenwerkingsovereen
komst; na grondig onderzoek is beslo
ten tot het hanteren van een algemene
financile verdeelsleutel tussen rijk en
gemeente van resp. 65% en 35%.
Deze sleutel kwam tot stand op basis
van de bereking van het te gebruiken
PR en educatie
Naast de financiële paragrafen bevat
de samenwerkingsovereenkomst ook
de hierboven al genoemde gezamen
lijke doelstellingen ten aanzien van
dienstverlening. In het verlengde hier
van zullen ook public-relations en
educatie in gezamenlijkheid worden
ontwikkeld en uitgevoerd. Het concept
van de 'Groninger Archieven' vereist
natuurlijk een gemeenschappelijke
presentatie aan de buitenwereld.
Binnenkort zullen de 'Groninger
Archieven' een gezamenlijk onderne-
mings- en beleidplan naar buiten
brengen.
Opening
Op 3 juni openen de 'Groninger
Archieven' hun deuren voor het
publiek, maar is er nog geen sprake
van groots opgezette openingsmanifes
taties. Pas in november wordt het
gehele Cascade-complex officieel ge
opend. De eigenaar van het gebouw,
de Rijksgebouwendienst, staat niet toe
daarop vooruit te lopen. Maar we mo
gen zeker aan het einde van dit jaar en
in de loop van volgend jaar nog speci
fieke evenementen en acties van de
'Groninger Archieven' verwachten.
100/4 mei 1997
