Privacy-
hinderpaal
8
Persoonsgegevens van één persoon worden dus pas
beschermd door de WPR als ze met persoonsgege
vens van andere personen in een samenhangende
verzameling hijeen zijn gebracht
Door Charles Noordam
8
Z.X
9
N>
In sommige gevallen staat privacybescherming op gespannen voet met het behoud van archiefbescheiden
uit cultureel en historisch oogpunt. Met name de voorschriften inzake verwijdering van gegevens uit per
soonsregistraties en politieregisters vormen daarbij een struikelblok.
Sinds een jaar of acht is er een stroom wetgeving ontstaan op
het terrein van de bescherming van de persoonlijke levens
sfeer. Het gaat daarbij vooral om het stellen van waarborgen
bij het in schriftelijke of digitale vorm verzamelen, opslaan
en verstrekken van gegevens over personen. Wanneer dit
gebeurt door overheidsorganen hebben archivarissen als
mogelijke toekomstige beheerders vanuit archiefrechtelijk
perspectief daarop een toezichthoudende functie. Nu is het
misschien niet zo gemakkelijk om wegwijs te worden in het
uitdijende veld van privacywetten, maar toch is het voor
archivarissen belangrijk om zich in een aantal aspecten ervan
te verdiepen. Sommige privacywetten maken namelijk
inbreuk op het selectie-regime van de Archiefwet 1995. Het
gevolg kan zijn, dat bepaalde archiefbescheiden nooit in een
archiefbewaarplaats kunnen
worden opgenomen, omdat
ze voor die tijd al zijn ver
nietigd. Bovendien kan niet
alleen de aard van de gege
vens, maar ook de vorm
waarin ze worden opge
slagen van invloed zijn op
het feit of ze aan het selectie
regime van de Archiefwet
1995 worden onttrokken.
deze als: 'een samenhangende verzameling van op verschil
lend personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die
langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog
op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systema
tisch is aangelegd'. Persoonsgegevens van één persoon wor
den dus pas beschermd door de WPR als ze met persoons
gegevens van andere personen in een samenhangende verza
meling bijeen zijn gebracht. Gebeurt dit in een geautomati
seerde vorm, dan is er altijd sprake van een persoonsregis
tratie.
Wanneer sprake van persoonsregistratie?
Bij enkelvoudige dossiers en dossierverzamelingen is het niet
direct duidelijk of er sprake is van een persoonsregistratie.
Persoonsregistratie
De Wet Persoonsregistraties (WPR, Stb. 1988, 665) is dui
delijk afgebakend ten opzichte van de Archiefwet 1995: vóór
overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaar
plaats geldt de WPR, daarna niet meer. De vraag is echter of
het wel tot overbrenging komt. De WPR kent de persoons
registratie als beschermingswaardige eenheid en definieert
De memorie van toelichting op de WPR kwalificeerde dos
siers, die uitsluitend alfabetisch-lexicografisch toegankelijk
gemaakt zijn, niet als persoonsregistraties. De memorie van
antwoord nuanceerde dit enigszins: niet het feit of er een
alfabetisch-lexicografische toegang is op dossiers is beslis
send, maar de structuur van de gegevensverzameling, dat wil
zeggen het patroon van opslag en verwerking dat verband
houdt met het doel van de registratie.
Handmatige en geautomatiseerde vorm
Een deel van de conventionele gegevensverzamelingen over
personen zou echter buiten het bereik van de wet kunnen
vallen. In de Tweede Kamer zijn tijdens de mondelinge
behandeling onder meer dossiers van maatschappelijke
dienstverlening, medische dossiers, dossiers van de Kinder
bescherming en door advocaten gehouden cliëntendossiers
genoemd. Ook de Registratiekamer oordeelde, dat de dos
siers van de Raad voor de Kinderbescherming niet als een
persoonsregistratie in de zin van de WPR kunnen worden
beschouwd. De rechtbank in Utrecht echter deelde in 1993
ié
te te.lisjL+teL. y
tysërs/rAAS rt Se
fa** Sus-S*
xfu
ven. De gevallen, waarin opgenomen gegevens worden verwij
derd, dienen te worden beschreven in een reglement. Verwij
dering staat niet gelijk aan vernietiging, maar moet worden
geïnterpreteerd als het brengen in een statische fase, waarop de
selectieregels van de Archiefwet 1995 toepasbaar zijn.
Archiveringsmodule
Hoewel de afbakening tussen WPR en Archiefwet 1995 dus
positief is vormgegeven, is het allerminst eenvoudig om die
verwijdering in een geautomatiseerde omgeving goed te
laten plaatsvinden. Zeker als het gaat om
voor bewaring in aanmerking komende
gegevens, dient er een goede archive
ringsmodule in het systeem opgenomen
te zijn, met daarin ook context- en meta
gegevens. Dit zal wellicht vaker moeten
gebeuren dan we nu aannemen. Want
ook al zijn geauto-matiseerde bestanden
niet primair aan-gelegd als bestanden met
persoonsgege-vens, de functionaliteit van
het systeem maakt het wel mogelijk op
persoonsgegevens te selecteren. Zo kan,
door toenemende digitalisering het aantal
als persoonsregistratie aan te merken
bestanden ongewild groeien.
Toezichthouders zullen er dus vaker op
moeten letten dat verwijdering uit
archiefrechtelijk oogpunt op een juiste
wijze geschiedt.
Register van dagrapporten, Rijkspolitie Zierikzee, 1953,' geen persoonsregistratie in de zin der wet
deze restrictieve interpretatie van het begrip persoonsregi
stratie niet en verwierp daarbij zowel het standpunt van de
minister als van de Registratiekamer. Deze uitspraak vormt
een belangrijke steun voor de gedachte dat de meeste hand
matige dossierverzamelingen met persoonsgegevens eveneens
onder de werking van de WPR horen te vallen als ze ook
maar enigszins systematisch zijn aangelegd. De twijfel of
dossiers met persoonsgegevens een persoonsregistratie
vormen, is in ieder geval minder als dezelfde dossiers een
geautomatiseerde vorm hebben. Aldus kan de vorm bepalen
of een gegevensverzameling als persoonsregistratie moet
worden aangemerkt.
Verwijdering van persoonsgegevens
De in een persoonsregistratie opgenomen persoonsgegevens
dienen in overeenstemming te zijn met het doel van de per
soonsregistratie. Bij overheidsorganen is zelfs de bepaling
van toepassing, dat zowel de persoonsregistratie als de daarin
opgenomen persoonsgegevens voor het doel van de registra
tie noodzakelijk moeten zijn. Is dit niet meer het geval, dan
dienen de persoonsgegevens uit de registratie verwijderd te
worden, of de gehele persoonsregistratie te worden opgehe-
Verwijdering vernietiging
De Wet politieregisters (Wpolr, Stb. 1990, 414) gebruikt de
begrippen persoonsgegevens en persoonsregistratie op de
zelfde wijze als de WPR. Een persoonsregistratie in de zin
van de Wpolr heet politieregister. De verwijdering van
persoonsgegevens uit een politieregister als bedoeld in de
Wpolr heeft een -voor archivarissen- vervelende consequen
tie. De memorie van antwoord op de Wpolr maakt duidelijk
dat verwijdering uit een politieregister ook vernietiging van
de verwijderde gegevens betekent. De regering ging hiermee
overigens verder dan de Raad van State. Het advies van de
Raad hield in dat verwijderde gegevens volgens het selectie
regime van de Archiefwet gewaardeerd zouden kunnen
worden. Het voor ieder politieregister verplicht op te stellen
reglement dient een regeling te bevatten voor de vernieti
ging van de verwijderde gegevens. Een continu proces, want
zodra gegevens bijvoorbeeld als vervuild moeten worden
aangemerkt, dienen zij verwijderd en vernietigd te worden.
Dit betekent een inbreuk op het selectieregime van de
Archiefwet 1995. Er vindt immers geen waardering van de
gegevens meer plaats vanuit de culturele en historische
optiek: vernietiging is verplicht.
100/4 April 1997
