jg" Medewerker vim Post- en
Archiefzaken die in bezit is
van het diploma Archivistiek B
Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat
41
Rijkswaterstaat, een onderdeel van het
Ministerie van Verkeer en Waterstaat,
vervult een cruciale rol ten aanzien van de
(hoofd)infrastructuur van Nederland.
Teruggebracht tot de essentie kent hij vier
kerntaken: bescherming tegen over
stromingen, de zorg voor rijkswegen en
rijkswateren, duurzame en bruikbare water
systemen en verkeersveiligheid.
Rijkswaterstaat luistert daarbij goed naar de
maatschappij, aangezien deze niet alleen
opdrachtgever, maar ook kritisch toeschou
wer en gebruiker is. De organisatie moet
daarom haar bijdragen leveren in goede
balans tussen sociaal-economische belangen
en de eisen die veiligheid en milieu aan de
inrichting van Nederland stellen.
Van medewerkers wordt dan ook ver
wacht dat zij met een open oog voor de
omgeving en oplossingsgericht werken.
Technisch vernuft gaat hierbij hand in
hand met het creëren van maatschappe
lijk draagvlak. De kern van de organisatie
bestaat uit 10 regionale directies, die
technisch en wetenschappelijk worden
ondersteund door 6 specialistische
diensten.
De Bouwdienst Rijkswaterstaat, het over-
heidsingenieursbureau van het Ministerie
van Verkeer en Waterstaat, is verantwoor
delijk voor het voorbereiden, het ontwer
pen en het realiseren van infrastructurele
werken, zoals: bruggen, viaducten, water
keringen, baggerspeciedepots, aquaducten,
tunnels en sluizen. Daarnaast adviseert de
Bouwdienst de diensten van het ministerie
en coördineert de informatievoorziening
op het gebied van realisatie en instand
houding van infrastructuur. De Bouw
dienst heeft circa 850 medewerkers en telt
naast vier technische hoofdafdelingen een
aantal stafafdelingen.
Uw standplaats is Utrecht. U gaat werken
bij het bureau Post- en Archiefzaken (PAZ)
van de onderafdeling Documentaire
Informatievoorziening (FCD). FCD telt elf
medewerkers. Voornaamste taken van de
afdeling zijn het ontwikkelen en implemen
teren van documentair informatiebeleid en
het geven van richtlijnen en advies op dit
gebied. Tevens wordt vanuit de afdeling
functionele advisering en ondersteuning
verleend aan circa 40 medewerkers, die
decentraal zijn belast met uitvoerende
taken op het gebied van de Documentaire
Informatievoorziening.
Op grond van het recent ontwikkelde kwali
teitssysteem vindt er momenteel een ver
schuiving plaats van centrale naar decentrale
registratie en archivering. Het aangeven van
kaders en richtlijnen en het begeleiden van
de decentrale behandeling zijn belangrijke
items. Centraal komt het accent te liggen op
coördinatie-, advies- en beheerstaken.
Taken
Begeleiden van de uitvoering van het
Bouwdienstbeleid op het gebied van Post- en
Archiefzaken door behoeftenonderzoek, ont
wikkelen van handreikingen en van het struc
tuurplan Archiefzaken, adviseren en onder
steunen mede beheren van de algemene
dynamische en semi-statische (project)archie-
ven, waaronder de vorming, ordening en
ontsluiting, de acquisitie van afgesloten pro
jectdossiers, de omzetting van centrale dyna
mische archieven naar het centrale semi-stati
sche archief ^Ismede het maken van plaat
singslijsten, het verstrekken van informatie en
de archiefselectie voor bewaring en vernieti
ging en de overbrenging naar de Rijksarchief
dienst mede verzorgen van interne post- en
documentstromen en de behandeling en ont
sluiting van documenten waaronder classifica
tie, registratie, bepaling routing, verzorging
voortgangscontrole en rappellering.
Eisen
Diploma Archivistiek B van de
Rijksarchiefschool en bij voorkeur SOD I
ervaring met het vormen en ontsluiten van
archieven en het behandelen van post-
stromen ervaring met geautomatiseerde
gegevensverwerking flexibele en klant
gerichte instelling zelfstandig en accuraat
organisatorisch inzicht.
Salaris
Uw salaris bedraagt maximaal
f 4.325,- bruto per maand, exclusief 8%
vakantiegeld (schaal 7 BBRA '84). In eerste
instantie gaat het om een tijdelijke functie
voor de duur van drie jaar.
Belangstelling?
Voor nadere informatie kunt u con
tact opnemen met mevrouw A.L. de Ruiter,
coördinator Post- en Archiefzaken, telefoon
(030) 285 76 33 of de heer H.J. van Rees,
hoofd FCD, telefoon (030) 285 76 28.
Uw schriftelijke sollicitatie kunt u binnen 14
dagen en voorzien van een curriculum vitae,
richten aan de Bouwdienst Rijkswaterstaat,
Stafafdeling Organisatie en Personeel,
postbus 20000, 3502 LA Utrecht, onder ver
melding van vacaturenummer FC/030/A.
Het ministerie wil meer vrouwen, gehandi
capten en leden van etnische minderheden
in dienst nemen. Bij gelijke geschiktheid
genieten zij de voorkeur.
Er zijn mogelijkheden voor kinderopvang.
Acquisitie naar aanleiding van deze adver
tentie wordt niet op prijs gesteld.
Ministerie van Verkeer en Waterstaat
derzoeker van de 19e en 20e eeuwse
Overijsselse provinciale en lokale
geschiedenis over een goed hulpmiddel
beschikt. Naasr de inventaris krijgt de
onderzoeker ook nog eens tientallen
pagina's inleiding met informatie over
de archiefvormers en duidelijke aanwij
zingen over het ontstaan van de archie
ven en het gebruik van de inventaris.
Met deze inventarissen is Overijssel de
eerste provincie die aan de eisen van de
Archiefwet 1995 voldoet en -mede
gelet op de omvang van de projecten
is dat is een compliment waard.
Aan deze voorsprong kleven ook enke
le nadelen, die ik hier wil belichten.
Mijn kritiekpunten betreffen zaken die
in veel inventarissen worden aangetrof
fen en die in steeds meer inventarissen
anders worden opgelost. Aan waarde
voor de onderzoekers zullen ze niet
afdoen, afgezien misschien van wat ik
opmerk onder het punt Selectie.
Over beperkingen van de openbaar
heid heb ik in de Rijksarchief-delen
geen mededelingen aangetroffen, wat
gezien de looptijd ook niet te verwach
ten is. De inleiding van de Provincie-
delen maakt melding van beperking
van de openbaarheid; het verdient
aanbeveling daarvan ook bij de
betrokken inventarisnummers melding
te maken. Een index is helaas in geen
van beide reeksen opgenomen.
Natuurlijk is een index op een inven
taris die een verbaalarchief ontsluit
minder hard nodig, maar met de mo
derne tekstverwerkingsmethoden -en
zeker met geautomatiseerde inventa
risatieprogramma's- is het een kleine
moeite een (zaak)namenindex en geo
grafische index te maken. Een poging
om via Internet de Rijksarchief-delen
te benaderen slaagde uitstekend, maar
een "indexfunctie" is langs deze weg
(nog) niet aanwezig.
Lay-out en vormgeving
Zoals gezegd gaat het hier wellicht om
de eerste inventarissen die met een
multimedia-show werden gepresenteerd.
Ondersteund door de computer en
overheadprojectie, met gelijktijdig de
trotse vermelding van een site op In
ternet en dan... het anachronisme dat
de inleiding op de inventaris van het
Rijksarchief met duizenden jaar oude
romeinse cijfers is gepagineerd. Dit is
niet in overeenstemming met de
LOPAI-normen die een enkelvoudige
doorlopende paginering voorschrijven
en bovendien lastig om te lezen of naar
te verwijzen.... Ook ben ik niet en
thousiast over de indeling van de ar
chiefschema's van beide reeksen in ro
meinse grote en kleine cijfers, hoofdlet
ters, arabiscbe cijfers, kleine letters,
vervolgens in arabiscbe cijfers de
inventarisnummers, soms nog gevolgd
door een letter. Zo belanden we bij
Rijks-archief-deel 1 op pagina xc bij
III.C.2.e.l.a.ii.b.l.
Verder bleef de druk van de Provincie-
delen wel erg achter bij de fraaie druk
van de Rijksarchief-delen.
Ordening en selectie
Aan de hand van de indeling van beide
inventarissen kan een onderzoeker
goed het werkgebied van de provincie
door de tijd heen volgen. Aanvankelijk
aarzelde men in de jaren dertig om
over te gaan op de code V.N.G. Nu
plukt de onderzoeker de vruchten van
deze keuze, want aan de hand van deze
code is -voor een groot deel van de in
ventarissen- een prettige uniformiteit
ontstaan in de indelingen.
De selectiekeuze in de Provincie-delen
roept bij enkele taakvelden vraagte
kens op (de inleiding op de Provincie-
delen maakt melding van een vernie
tiging van 85 procent). Zo zijn bij de
rubriek Openbare orde, subrubriek
wapenen en munitie, inventarisnum
mer 2592, wel de ministeriële voor
schriften met betrekking tot de in-,
uit- en doorvoer van wapenen opgeno
men, maar geen enkele neerslag van de
bijbehorende taakuitoefening. Het is -
vertaald naar een concreet geval- alsof
in de zaak van de El Al-Boeing (Bijl-
merluchtramp 1992) alleen de minis
teriële voorschriften bewaard zouden
blijven, zonder vrachtbrief, vergun
ning, ontheffing of andere inhoudelijk
relevante bescheiden. Op zijn minst zal
er toch in Overijssel, in de betrokken
periode, wel één zaak zijn geweest die
inzicht biedt in de uitoefening van deze
taak of die stof heeft doen opwaaien
(zie ook punt 6 c van de Toelichting op
de door de bewerkers gehanteerde pro
vinciale vernietigingslijst 1981).
Een ander voorbeeld zien we bij de ru
briek Ruimtelijke ordening, subrubriek
Bestemmingsplannen, algemeen. Ook
hier richtlijnen voor het ontwerpen en
inzenden van bestemmingsplannen,
maar weinig neerslag van de niet-on-
belangrijke rol van de provincie op dit
vlak. Weliswaar is de gemeente het
bewaarniveau, maar de Handleiding
opbouw bestuursarchief gemeente,
VNG, 1995, schoont nogal rigoureus
in de bestemmingsplannen. Wellicht
blijft daardoor van de inrichting en
ordening van Overijssel, in deze be
langrijke periode, (te) weinig over. Bij
andere rubrieken is de selectie op dit
punt ook niet altijd even gelukkig
geweest.
Beschrijvingen
De provinciale vernietigingslijst 1981,
hoofdstuk Personeel, punt 55, noemt
als uitzondering op vernietiging o.a.
"...stukken welke voor het inzicht in de
ontwikkeling van een functie van bij
zonder belang moeten worden geacht;
of stukken betreffende personen die op
enig gebied van bijzondere betekenis
zijn geweest." Waarschijnlijk zijn als
uitvloeisel hiervan onder de nummers
1180-1192 van deel 1 van de provin
cie-delen enkele personeelsdossiers
bewaard. Maar is dit de doorsnee on
derzoeker, die niet bekend veronder
steld mag worden met de vernieti
gingslijst, wel duidelijk? Mogelijk
wreekt zich hier -en vooral bij de
inventarisnummers 1183 en 1203
(personeelsdossier respectievelijk be
noeming van een blinde telefonist)-
een richtlijn van de VVA-opleiding om
zeer terughoudend te zijn in het ge
bruik van NB's. Want wat komt de
onderzoeker nu te weten van het hier
genoemde personeelslid, en van de
redenen om juist deze dossiers op te
nemen? Bovendien is hier niet onder
ling middels een NB doorverwezen,
wat de WA nu juist wel aanbeveelt.
100/4 April 1997
