Nieuws
De klant wordt min of meer gedwongen
gerichter te gaan werken en heter na te
denken over zijn onderzoeksvraag
if
30
Subsidies en projecten
Sabine bemiddelt...
Symposium Oranjebezittingen van Ameland tot
de Zwaluwe
31
gaat mij eigenlijk nog niet ver genoeg.
De gehele provincie Utrecht kan sa
men. Het is toch eenvoudig om te
bedenken dat de kosten voor overhead
Max Beekhuis
aanmerkelijk afnemen. Bovendien
levert het logistieke winst op. Het
publiek is gebaat bij zo min mogelijk
depot-punten en zo veel mogelijk
plaatsen waar zij toegangen on-line
kunnen raadplegen. Maar dit onder
werp is binnen de archiefwereld
niet bespreekbaar. Niet. verwonderlijk
overigens. Archivarissen maken zich
schuldig aan hun eigen blokkade. De
KV AN bijvoorbeeld is belangenvereni-
No cure, no pay
Het is mede aan de status van zelfstan
dig agentschap van de RAD te danken
dat het kostenbewustzijn
binnen het ARA is toegeno
men. De subsidiegever gaat er
van uit dat 5 tot 10% van de
begroting van het ARA extern
gefinancierd wordt. Beekhuis
loopt zich alvast warm voor
een pittige discussie over de
kosten voor dienstverlening.
"De wettelijke taken behoe
ven niet normerend te zijn
voor het archief. Moet het
geheel gratis zijn omdat het
openbaar is? Lariekoek! De
recht- en bewijszoekende
burger kan uiteraard altijd
kosteloos terecht, maar verder:
afrekenen bij de kassa. En wie
méér wil dan de doorsnee
dienstverlening, zal daarvoor
dienen te betalen." Het is een
opvatting die weinig bijval
vindt binnen het archiefwezen. Bakker
en De Graaff zien betalen niet als een
probleem. Wel aarzelen zij beiden als
het aankomt op de berekening. "Om
te beginnen ontbreekt er helderheid
over welke zaken kosteloos zijn en
welke niet; die afbakening is niet
eenvoudig. Bovendien is de inschatting
van het aantal benodigde werkuren per
verzoek knap lastig en is er geen ga
rantie voor het uiteindelijke resultaat."
Beekhuis vult aan: "Voor PEGIN zal
betaald moeten worden, voor het
ging voor beroepsbeoefenaren en werk
geversvereniging tegelijk, ze vertegen
woordigt het belang van het Neder
landse archiefwezen. Door deze
verstrengeling van belangen loopt een
vakinhoudelijke discussie over deze
kwestie gegarandeerd vast. Met een
scheiding van deze twee componenten
zou de KV AN het publiek een gewel
dige dienst bewijzen."
maken van die gids is door ons ten
slotte een extra inspanning geleverd."
Zij deden weliswaar ervaring op met
een tariefregeling voor de afhandeling
van schriftelijke verzoeken, maar toch
bekruipt medewerkers nog regelmatig
een gevoel van géne om geld te vragen
als er geen resultaat is geboekt. Met
lege handen vertrekken en toch beta
len? Tsja, tijd kost nu eenmaal geld.
Bakker ziet de mopperende klant al voor
zich: "maar ik betaal toch belasting
Commerciële dienstverlening
Er is weinig verbeeldingskracht voor
nodig om te voorspellen dat een
discussie over commercialisering van
diensten verleend door een openbaar
archief aan beide zijden van de balie
opschudding teweeg zal brengen. Als
Beekhuis van wal steeks om enkele
positieve neveneffecten af te schilderen,
schrikt Bakker van het gemak van zijn
beweringen als "Betaling genereert kri
tische klanten" en vraagt: "Moeten wij
daar blij mee zijn?" "Ja", zegt Beek
huis, "Wie betaalt, mag wat eisen."
Maar Bakker vindt: "Wie niet betaalt
toch ook!" De gunstige neveneffecten
van betaling voor dienstverlening lig
gen volgens Beekhuis allereerst op het
vlak van de doelmatigheid. Een analyse
van de verhouding tussen kosten en
baten is dringend nodig. "Binnen het
archief zijn de werkelijke kosten van
tijdsinvestering tot nu toe niet of slecht
zichtbaar. Daar komt stellig verande
ring in als de medewerkers verplicht zijn
verantwoording af te leggen over de
werkuren die zij besteden aan externe
dienstverlening. Dat is winst. En wat die
kritische klant betreft: respons, daar
gaat het om. De klant zal niet alleen de
geleverde producten afzetten tegen de
kostprijs, hij wordt tevens min of meer
gedwongen gerichter te gaan werken en
beter na te denken over zijn onderzoeks
vraag." Wanneer het ARA voortaan
offertes opstelt, groeit bovendien een
scherper inzicht in de wensen en de
belangstelling van de bezoekers. En
ook dat is mooi meegenomen.
In de herfst staat een discussiedag ge
pland over de dienstverlening door het
ARA en de doorgevoerde veranderin
gen. Feed-back van collega's van bui
ten, daar zit het ARA op te wachten,
zegt Beekhuis, die, tot slot, het perso
neel lof toezwaait: "De veranderingen
zijn in gang gezet met de ongeveer
120 mensen die hier werken". Met val
len en opstaan, maar toch mag het op
merkelijk heten; zoveel beweging
zit er niet in het archiefwezen. 1
Zuid-Holland
De Kring van Zuid-Hollandse Archivarissen, die sinds kort
officieel als vereniging is geregistreerd, ontvangt een subsidie
van de provincie Zuid-Holland van 60.000 gulden en van
het Prins Bernhard Fonds/Anjerfonds van nog eens 15.000
gulden. Dit bedrag van 75.000 gulden wordt gebruikt om
een gebruikersvriendelijke interface met onderliggende
database te bouwen die onder meer via internet beschikbaar
komt. De gebruikers van informatie die door archiefdiensten
beheerd wordt, zijn er bij gebaat dat deze informatie op
eenduidige wijze benaderd kan worden. Dit voorkomt on
nodige problemen bij speurwerk. Daarnaast is het in ons
informatie-tijdperk steeds belangrijker dat de onderzoeker
ook op afstand inzicht krijgt in het informatie-aanbod. De
efficiency van het onderzoek kan hierdoor toenemen.
Het is de bedoeling dat de database geleidelijk met infor
matie gevuld zal gaan worden. Op korte termijn, in ieder
geval nog in 1997, zullen de archievenoverzichten van de
deelnemende Zuid-Hollandse archiefdiensten beschikbaar
komen. Daarna zullen per archiefbestand de diverse toe
gangen en ook de nadere toegangen opgenomen worden.
Het project wordt door de Vereniging Kring van Zuid-Hol
landse Archivarissen in samenwerking met ProBiblio van de
Provinciale Bibliotheekcentrale in Zuid-Holland ontwikkeld.
Groot voordeel voor de deelnemende diensten is dat de be
staande archiefbeheerssystemen intact kunnen blijven.
Rondom de drie meest gebruikte systemen zal een schil ge
bouwd gaan worden. Dit voorkomt dat veel gegevens op
nieuw zouden moeten worden ingevoerd.
Noord-Holland
Het streekarchief voor Gooi- en Vechtstreek krijgt van de
provincie Noord-Holland 40.000 gulden om delen van het
archief te conserveren om het toegankelijk te kunnen houden
voor het publiek. Een belangrijk deel van de subsidie zal
besteed worden aan de bewerking en conservering van het
omvangrijke tekeningenarchief (circa 15.000) van voormalig
stadsarchitect Dudok. De gemeente Hilversum heeft voor
het conserveren van de collectie een project opgezet, waarbij
de tekeningen op microfilm zullen worden gezet. Behalve
Gooi- en Vechtstreek zijn ook Alkmaar en Haarlem in de
prijzen gevallen. Zij krijgen in 1997 resp. 26.400 en 36.000
gulden van de provincie Noord-Holland voor vergelijkbare
projecten.
De naam Sabine is afgeleid van de Sabijnse maagden die in
hun tijd bemiddelden tussen hun Romeinse ontvoerders en
de leiders van hun eigen stam. De moderne Sabine staat voor
een bibliografisch netwerk dat bemiddelt tussen schrijver en
lezer. Sabine (Stichts Algemeen Bibliografisch Netwerk) is
een bibliografisch gegevensbestand, waarin de titels zijn op
genomen van boeken en tijdschriftartikelen over alle moge-
Ai
lijke aspecten van de provincie Utrecht: geschiedenis,
landschap, economie, politiek, milieu, monumentenzorg,
archeologie, landbouw, nijverheid, kunst etc. De gegevens
illa nogalijfcc
worden verzameld door correspondenten in iedere gemeente,
die samen een provinciewijd netwerk vormen. Internet adres:
http://www.ubu.ruu.nl, kies dan: gegevensbestanden of
RUBEN. Kies daarna: SABINE.
Het archief van de Nassause Domeinraad van 1581 tot 1811
Het omvangrijke archief dat de Nassause Domeinraad heeft
nagelaten, bevindt zich grotendeels op het Algemeen
Rijksarchief in Den Haag. Hiervan is het gedeelte vanaf
1581 voor onderzoekers slecht toegankelijk. In de afgelopen
jaren is door een team van archivarissen hard gewerkt aan de
bewerking. Dit heeft geresulteerd in een inventaris, waarin
de stukken per domein zijn beschreven en geordend.
Ter gelegenheid van de afsluiting van het project en het
100/3 maart 1997
