Klal
cit in zicht
ARA moderniseert
dienstverlening
Door Agnes Jonker
Terwijl de bezoeker steeds vaker kwam
aanzetten met een draagbare computer,
schreef de archivaris voort met zijn ganzeveer
26
27
Niets minder dan een kleine revolutie lijkt zich de laatste jaren te
hebben afgespeeld binnen de muren van het Algemeen Rijksarchief
te Den Haag. De boel is behoorlijk op zijn kop gezet, een reorgani
satie doorgevoerd. Achter en voor de schermen. De hokjesgeest moet
er aan geloven, de hiërarchische structuur geslecht. Carla Bakker,
Max Beekhuis en Saskia de Graaff, allen werkzaam bij de afdeling
Dienstverlening, vertellen over de nieuwe wind die is gaan waaien.
Een reportage over de veranderingen in de organisatie en de dienst
verlening en over de beroepsopvatting die daar achter schuil gaat.
In het zicht van de vervroegde over
brenging van zo'n vijfendertig strek
kende kilometer overheidsarchieven
spoedt het ARA, toch al de grootste
archiefbewaarplaats van Nederland,
zich naar een nieuwe eeuw. De archi
varis van weleer, met de woordenschat
en rijke ervaring van een eerbied
waardige honderdjarige, zal moeite
hebben zich te herkennen in de nieuwe
omgeving. Zo heeft het woord 'archief
plaats gemaakt voor 'informatie' en
leggen medewerkers van de studiezaal
zich vandaag de dag toe op 'informa
tiebemiddeling'; een bezoeker heet hier
klant en naar diens wensen zal een
heus marktonderzoek worden verricht.
En wie als klant tegemoet wordt getre
den, voelt natuurlijk al aankomen dat
er betaald moet gaan worden. Ook
diensten hebben een prijs.
Geen touw aan vast te knopen
Een bezoeker die destijds de studiezaal
op het ARA voor het eerst betrad,
kreeg al gauw een gekleurd waas voor
de ogen. Kasten vol met inventarissen,
gestoken in een rood, geel, groen of
blauw jasje; deze laatste kleur staat
bijvoorbeeld voor de afdeling kaarten
en tekeningen. Voordat het zoeken van
start kan gaan, dient de bezoeker zich
te verdiepen in de structuur van de
organisatie. Een 'kleine bijkomstig
heid' die Archeion, het geautomati
seerde beheerssysteem dat sinds 1991
in gebruik is, als vanzelf met zich mee
sleept. Zonder hulp van studiezaalme
dewerkers is er geen touw aan vast te
knopen. Die medewerkers worden
daarnaast geacht vragen te kunnen
beantwoorden over zo'n 6000 archie
ven, toen al een welhaast onmogelijke
opgave, laat staan in de toekomst. Aan
goede wil ontbreekt het niet, maar
krijgt elke bezoeker wel voldoende
aandacht om wegwijs te raken? Cijfers
over de laatste vijf jaar laten zien dat
zo'n 50% van de bezoekers het houdt
op die ene keer dat zij een voet over de
drempel hebben gezet. Waarom zij
niet terugkeren, is niet bekend. De
conclusie dat minstens 50% in volle
tevredenheid het pand heeft verlaten,
mag in elk geval voorbarig heten.
Gevierendeeld
Volgens Bakker, Beekhuis en De
Graaff behoort die situatie inmiddels
tot het verleden. Tot aan de reorgani
satie eind 1994 is de structuur van het
ARA meer dan vijfenvijftig jaar over
eind gebleven. De directeur was tevens
de Algemene Rijksarchivaris en gaf in
deze functie zowel leiding aan het Al
gemeen Rijksarchief als aan de Rijks
archiefdienst. Verder telde het ARA
I .ï!!!a ,sr|
j-aa:Es=
••'9 8 BBadU'im
i-;ss sasüHï'ja
H S£Sï:.'!i|
j si. ssis-ü'B
sis- asasïJ.'M
IS BH fc'üs'ïHfj'l
S ÏÜ'-ll'f
Algemeen Rijksarchief in Den Haag
vier afdelingen die ieder voor een deel
van de archieven verantwoordelijk
waren. Elke Afdeling kende zijn eigen
diensthoofd zodat in Den Haag vier
rijksarchivarissen -elk in hun eigen
domein- de scepter zwaaiden. In een
dergelijke 'verkokerde' en bovendien
hiërarchische organisatie, vormden de
scheidslijnen evenzoveel belemmerin
gen voor een efficiënte samenwerking.
Vandaar bijvoorbeeld die kleurrijke
kasten op de studiezaal en -onder an-
gen. Terwijl de bezoeker steeds vaker
kwam aanzetten met een draagbare
computer, schreef de archivaris voort
met zijn ganzeveer. Zo ongeveer werd
het door medewerkers ervaren.
Herverkaveld in kerntaken
1991 tot 1994 was een periode van
ontlading van kritiek, bezinning en
natuurlijk ook onrust; het werk werd
ken: behouden, bewerken en benutten.
De nieuw gevormde afdelingen zijn
Archiefconservering, waar rond de 40
mensen werken; Dienstverlening met
iets meer dan 50 en Bronverwerving
Toezicht met circa 25 medewerkers,
allen ondersteund door de afdeling Be
drijfsvoering. Het ARA heeft een eigen
directeur wiens functie is gescheiden van
die van Algemeen Rijksarchivaris. Samen
met de drie afdelingshoofden vormt hij het
managementteam van het ARA".
Saskia de Graaf (links) en Carla Bakker
dere door verschillen in personeels
beleid- scheve ogen tussen de afde
lingen onderling. Achter de schermen
heersten mallotige toestanden. Zo
werden in het depot opgevraagde stuk
ken door de verschillende medewerkers
in hun eigen afdelingskarretje ver
voerd. Het verhaal gaat dat de een
linksonder als vertrekpunt verkoos om
dozen in de kast te plaatsten, de ander
echter linksboven. "Maar het heeft
weinig zin nog eens op te rakelen wat
er haperde" vinden Bakker, Beekkhuis
en De Graaff. Gevoegd bij ontwikke
lingen op het vlak van de moderne
bedrijfsvoering en technologische ver
nieuwingen èn de te verwachten
hoeveelheid overheidsarchief, leidden
de interne strubbelingen tot een on
houdbare werksituatie. Het vertrouw
de instrumentarium bleek verouderd in
het licht van de nieuwe taken en vra-
weleer zijn verknipt en vervolgens
herverkaveld in drie nieuwe, naar
functie onderscheiden afdelingen. We
hebben gekozen voor een organisatie
vorm die is toegesneden op de kernta-
latie Japan - Nederland betreffen. En in
het kader van een groots opgezette her
denking van de Vrede van Münster voe
ren wij het zogeheten Staten-Generaal
project uit.
georganiseerd naar het model van een
platte organisatie en schotten en
scheidslijnen werden opgedoekt. Op
papier wellicht wat krachtiger dan in
de praktijk, want ingesleten patronen
zijn nu eenmaal niet van de ene op de
andere dag weggevaagd. Toch was
volgens Beekhuis het richtingsgevoel
weer terug. "De vier afdelingen van
Vraaggestuurde organisatie
Sinds de reorganisatie neemt de
projectgewijze werkmethode de
voornaamste plaats in. Kenmerkend
voor deze manier van werken is dat
medewerkers zich gezamenlijk, in
wisselende samenstelling, gedurende
een bepaalde tijd wijden aan een
opdracht, bijvoorbeeld het maken van
een inventaris, het voorbereiden van
een symposium of een tentoonstelling.
Een project kan zich afspelen binnen
een afdeling of tussen afdelingen. Het
rouleren van de werkzaamheden is als
een stille kracht die de ingrijpende om
schakeling naar een platte organisatie
voortdurend oliet. Het begin van een
project ligt bij een concrete vraag van
een klant of relatie van het ARA. Voor
een groot aantal projecten is een exter
ne instantie behalve (mede)opdracht-
gever soms ook medefinancier.
Vandaar dat we spreken van een 'vraag
gestuurde' organisatie. Er zijn langlo
pende projecten en kortlopende. De ko
mende jaren werken we ter gelegen
heid van de viering '400 jaar Neder
land -Japan' aan het samenstellen van
een archiefgids met bestanden die de re-
100/3 maart 1997
