Profiel
algemeen rijksarchivaris:
Veel digitaal samenwerken en
Door Joyce Pennings en Bert Looper
Mensen
lief voor de klant If!
tS
8
24
N4
De Rijksarchiefdienst is op zoek naar een nieuwe directeur. Met ingang van 1 juli a.s. zal de huidige Alge
mene Rijksarchivaris, prof. dr. F.C.J. Ketelaar, zijn functie neerleggen.
Wie wordt zijn opvolger? Aan welk profiel moet hij of zij voldoen Moet de Rijksarchiefdienst (RAD) de 2 le eeuw
P.K. Doorn
P.K. Doorn is directeur van het Nederlands
Historisch Data Archief (NHDA) te Lei
den. De belangrijkste taak van het NHDA
is het archiveren, documenteren en beschik
baar stellen van geautomatiseerde historische
onderzoeksbestanden. Daarnaast beant
woordt het vragen over digitaliseren en ge
automatiseerd ontsluiten van historische
bronnen. In 1988 startten de eerste projec
ten; sinds 1995 maakt de NHDA deel uit
van de Koninklijke Nederlandse Academie
van Wetenschappen.
Een tijdje geleden berekende het NHDA dat de RAD bij een
gelijk blijvende groei van archieven tien keer zo veel depot
capaciteit nodig zou hebben als nu het geval is. Zo'n vaart
zal het volgens Doorn echter niet lopen. De komende jaren
zal de aanwas veel meer in de vorm van digitale archieven
zijn. De zorg voor digitale informatie zal dan ook een
belangrijk aandachtspunt in het functieprofiel van de nieuwe
Algemene Rijksarchivaris moeten zijn. Er moet dus een
duidelijk beleid op dit gebied worden ontwikkeld. Het
publiek verwacht steeds meer gebruik te kunnen maken van
gedigitaliseerde toegangen. Wat betreft het ontwikkelen van
geautomatiseerde toegangen is de RAD tot voor kort vooral
intern gericht geweest. Men dient zich veel meer bezig te
gaan houden hoe het aan een groot publiek aan te bieden.
De nadruk moet dus meer liggen op de toegankelijkheid en
minder op het bewaren, zoals dat tot nu toe het geval is
geweest.
Voor het profiel van de Algemene Rijksarchivaris betekent
dit volgens mij dat hij of zij kennis moet hebben van
geautomatiseerde gegevensverwerking. Als je niet weet wat
dat in de praktijk inhoudt, is het moeilijk te beoordelen wat
de werkvloer doet en beleid op dit gebied te initiëren. Een
Algemene Rijksarchivaris heeft een hele belangrijke rol in
het presenteren van de inhoudelijke kant van het vak. Iets
waar Ketelaar overigens altijd erg goed in is geweest."
F.F.H. Meijer
De Openbare Bibliotheek in Rotterdam trekt
ieder jaar zo'n 4 miljoen bezoekers. De helft
van hen bezoekt de hoofdvestiging, de ander
helft de 22 filialen in Rotterdam. Met
openingstijden van 60 uur per week en een
open en toegankelijke opstelling probeert de
Openbare Bibliotheek volgens directeur
F.F.H. Meijer het alom gehanteerde credo
van klantvriendelijkheid in de praktijk te
brengen.
"Treed naar buiten en richt je op een groot publiek, zou ik
willen zeggen tegen de Rijksarchiefdienst. Nu beperkt de
gebruikersgroep zich tot een bepaalde laag van de bevolking.
Voor dat grote publiek moeten archieven meer toegankelijk
worden gemaakt door middel van presentaties, het gebruik
van moderne media en betere ontsluiting van de bestanden.
Je zelf presenteren op Internet is bijvoorbeeld een goede
mogelijkheid. Bibliotheken doen dit veel meer dan archief
diensten en het heeft ze - gezien de hoge bezoekersaantallen
- geen windeieren gelegd. Ik ken Ketelaar niet persoonlijk,
maar zijn opvolger zal een sterke affiniteit met moderne
media moeten hebben. Daarnaast zal hij of zij in staat
moeten zijn relaties te leggen met andere culturele instellin
gen zoals musea en bibliotheken. Zo kan men hier in de
Rotterdamse Bibliotheek zoeken in toegangen van het
Rotterdams Archief en omgekeerd. De nieuwe Algemene
Rijksarchivaris zou een warm pleitbezorger van dergelijke
ontwikkelingen moeten zijn.
Ik vraag me af of een archivaris een instelling als de Rijks
archiefdienst moet aansturen. Zelf ben ik hier twee jaar
geleden als directeur gestart, afkomstig uit een heel ander
vakgebied. Of dat een succes is moeten anderen beoordelen,
maar het voordeel vind ik zelf in ieder geval dat je kritisch
staat ten opzichte van je eigen instituut en dat er geen
sprake is van bedrijfsblindheid
binnen geleid worden door een manager of een vakbroeder- of zuster? En aan welke kansen en bedreigingen
voor de RAD zal deze nieuwe directeur het hoofd moeten bieden? Het Archievenblad legde aan vier mensen,
die het archiefwezen niet van binnenuit, maar wel vanuit hun professie redelijk goed kennen, deze vragen voor.
Mr. M.H. Kamphuis Een van de klassieke thema's in de geschie
denis van het Nederlandse archiefwezen van
de afgelopen honderd jaar, is de verhouding
met de moderne administratie, de registra
tuur. In de laatste jaren krijgt de relatie
archiefwezen-registratuur een nieuwe impuls
door de opkomst van digitale archivering.
Hoe denkt de voorzitter van de SOD.
mr. M.H. Kamphuis, burgemeester van
Bloemendaal, over de nieuwe 'ara'?
"In de afgelopen jaren ontmoette ik de algemene rijksarchi
varis in verschillende verbanden. Ik zag hem als lid van het
inmiddels opgeheven Curatorium van de SOD; ik kwam
hem tegen als lid van de voorlopige Commissie Documen
taire Overheidsinformatie (structuurschets) en recent, na
mijn verkiezing tot voorzitter van de SOD, maakte ik hem
mee als lid van het zogenaamde TOP-verleg.
Vanuit de SOD-invalshoek bezien, hechten wij eraan dat de
aan te stellen nieuwe 'ara' - evenals Ketelaar - voorstander is
van direct en open overleg met de SOD; logisch dat ik daar
bij duidt op het werkterrein van de documentaire informatie
verzorger binnen de dynamische en semi-statische archieven,
c.q binnen bibliotheek- en documentatieafdelingen.
Gedachtenuitwisseling, ook over reguliere SOD-opleidingen
acht ik gewenst, temeer wanneer we die plaatsen tegen de
achtergrond van moderne informatie- en communicatietech
nologie.
Het bestuur van de SOD acht het van belang dat in samen
spraak met de algemene rijksarchivaris en de KV AN voort
durend zorg en aandacht wordt besteed aan het behouden en
uitbouwen van een goede documentaire informatievoorzie
ning bij de Nederlandse overheid. Een van de randvoorwaar
den daarbij is het zichzelf bij voortduring vernieuwende
(door de overheid erkende) opleidingspalet op dit gebied,
verzorgd door onze stichting."
Roelof van Gelder
De archiefdienst kent vele soorten gebruikers. De historicus Roelof van
Gelder is zo'n 'gebruiker'. Voor zijn eigen onderzoek, maar ook voor zijn
werk als redacteur van NRC Handelsblad is het archief een onmisbare
bron. Hoe kijkt de 'klant' Van Gelder tegen de nieuwe 'ara' aan?
"Bij de Garderobe merk je het al en bij de Informatiebalie en
de Aanvraagbalie wordt het alleen maar bevestigd: dit ar
chief deugt, of het deugt niet. Het is de belichting, de moto
riek van het zaalhoofd, de oogopslag van het balie-personeel,
en de toon waarop de bezoeker te woord wordt gestaan.
Verreweg de meeste ervaringen die ik met archieven in Ne
derland heb gehad, waren gunstig. Behulpzaam word je
wegwijs gemaakt. Maar in enkele gevallen was het direct
mis. Je vraag wordt zuchtend aangehoord, archiefstukken
zijn onvindbaar, men vergeet het tafellampje in te schakelen
en wegens koffie-, lunch- of theepauze is het onmogelijk iets
aan te vragen. En dan zwijg ik nog maar over de minachting
jegens oudere genealogen, of over personeel dat luidruchtig
over hun privé-leven staat te kwekken. Maar nogmaals: dit
zijn uitzonderingen. Als gebruiker zou ik willen dat de
nieuwe Algemene Rijksarchivaris zich niet alleen bezighield
met selectiecriteria, magazijncondities en Belangrijke Ge
sprekken op het Ministerie, maar dat hij ook daadwerkelijk
op inspectie gaat. Dat wil zeggen: anoniem als een doorsnee
gebruiker het land in. Om te zien en te horen en te ervaren.
Ook in het archiefwezen doet het 'klantgericht' denken zijn
intrede. Maar in het archief is de klant nooit koning.
Integendeel, de archiefbezoeker is afhankelijk van het archief
omdat het een monopoliepositie bezit. Misschien kan de ko
mende Algemene Rijksarchivaris eens denken over service
criteria, over een klantenraad of over een Nationale Archief-
prijs."
100/3 maart 1997
