Het Centraal Archief DSM. probeert sturend
op te treden in de overdrachten aan het con
cernarchief
16
Verantwoordelijkheid archiefbeheer
De verantwoordelijkheid voor het ar
chiefbeheer binnen de eigen organi
satie berust volledig bij de archief
vormer. Hierdoor kan het primair
gericht zijn op het leveren van bewijs
en informatie ten behoeve van het
functioneren van het eigen organisatie
onderdeel. Het Centraal Archief DSM
is verantwoordelijk voor het ontwik
kelen en bijstellen van het archiefbe-
leid en de vorming van een centraal
concernarchief. Dit concernarchief
wordt gevormd uit de archiefbestand
delen die geen actuele bewijs- en/of
informatiewaarde meer hebben voor
het betreffende organisatie-onderdeel.
Na overdracht wordt Centraal Archief
DSM eigenaar en (her)ordent en ver
zorgt de overgedragen archiefbestand
delen naar eigen goeddunken. Bij het
beheer van het concernarchief gaat het
Centraal Archief uit van de bewijs- en
informatiefunctie van dit archief voor
het gehele concern.
Taken Centraal Archief DSM
De kerntaak van het Centraal Archief
DSM is de vorming en het beheer van
het concernarchief. Maar deze afdeling
is ook verantwoordelijk voor het ont
wikkelen en zo nodig bijstellen van
het archiefbeleid. Hiertoe onderhoudt
zij intensief contact met de diverse ge
ledingen binnen de totale organisatie
en volgt relevante ontwikkelingen op
het vakgebied buiten het bedrijf op de
voet. De afdeling treedt ook op als
centraal aanspreekpunt voor wat be
treft archiefaangelegenheden voor alle
organisatie-onderdelen (advisering/
klankbordfunctie) en externe partijen.
Servicediensten
Daarnaast verleent het Centraal
Archief nog een aantal specifieke
servicediensten, te weten:
vernietiging van archiefbestand
delen
het leveren van depotfaciliteiten
ten behoeve van de op het hoofd
kantoor gevestigde organisatie
onderdelen of voor specifieke ar
chiefbestanddelen.
centrale contractenregistratie
services op het gebied van tekst
verwerking
Deze service-activiteiten vinden plaats
binnen het Centraal Archief DSM
omdat de afdeling -gezien de eerder
genoemde kerntaken- over bepaalde
middelen en expertise beschikt, of
omdat de onderneming er uitdruk
kelijk om vraagt. Alle overige uit
voerende dienstverlening, zoals het
uitvoeren van archiefprojecten, het
verrichten van microverfilmingswerk
zaamheden, het vervullen van een
algemene depotfunctie e.d., is stopge
zet. Wanneer er op enig moment
binnen de organisatie behoefte bestaat
aan dit soort diensten maakt men
gebruik van diverse op de markt ope
rerende bureau's. Desgewenst is het
Centraal Archief DSM bereid te as
sisteren bij de selectie van zo'n bureau.
Daarnaast kan het natuurlijk adviseren
en meedenken over bepaalde zaken
aangaande het archiefbeheer van een or
ganisatie-onderdeel. Maar het inrichten
van archieven of het ontwikkelen en
bijhouden van archiefcodes voor or
ganisatie-onderdelen hoort daar niet
meer bij: dat is iets dat de archief
vormer -al dan niet met extern inge-
Op basis van de eigen ervaring van de
bedrijfsarchivarissen (m.n. de behoefte
aan informatie van de klanten van het
Centraal Archief DSM) bepaalt deze
groep welke documenten op termijn
opgenomen zouden moeten worden in
her concernarchief. Vervolgens kijkt
men op welke plaats(en) binnen de
organisatie deze documenten ontstaan
en spreekt met de archiefvormers af
welke archiefbestanddelen op termijn
worden overgedragen aan het con
cernarchief. Deze afspraken staan in
een acquisitie-overeenkomst. De
overdrachten aan het concernarchief
verlopen sinds 1 januari 1995 steeds
meer via deze acquisitieplannen.
Overdracht vindt plaats zodra de
archiefvormer de stukken niet langer
nodig heeft bij het vervullen van zijn
taak.
Archieven van organisatie-onder
delen
Op deze manier probeert het Centraal
Archief DSM sturend op te treden in
de overdrachten aan het concern
archief. Daarnaast worden organisatie
onderdelen door deze acquisitie-afspra
ken gewezen op het feit dat archief
bestanddelen die voor het vervullen
huurde capaciteit- zelf ter hand zal
moeten nemen.
Organisatie Centraal Archief DSM
De afdeling ressorteert organisatorisch
onder het Concern Secretariaat en
bestaat uit twee groepen, nl.:
Acquisitie Inventarisatie, en
Informatieverstrekking On
dersteuning
De primaire taak van de groep Acqui
sitie Inventarisatie is het (mede)be-
palen van de inhoud van het concern
archief en het opstellen en bijhouden
van zgn. acquisitieplannen.
van de eigen taak niet langer relevant
zijn op een ander niveau binnen de
organisatie nog wel een bewijs- en/of
informatiewaarde kunnen hebben.
Desgewenst geeft de groep advies aan
organisatie-onderdelen, nadat bekend
is welke documenten op termijn
overgedragen kunnen worden, inzake
de selectie en het vaststellen van de
bewaartermijnen ten behoeve van de
rest van het archief. Ook adviseert zij
dan over de wijze waarop men dit
soort archieven het beste kan bewaren
(bijvoorbeeld bij een extern commer
cieel archiefdepot). Dit heeft tot voor
deel dat organisatie-onderdelen zicht
krijgen op de (veelal grote) hoeveelhe
den archief die op termijn vernietig
baar zijn. Het geeft hen een instru
ment in handen om het eigen archief
zo klein en inzichtelijk mogelijk te
houden. Nadat deze afspraken zijn
vastgelegd krijgt het betreffende or
ganisatie-onderdeel een vrijstelling
van de meldingsplicht uit de corporate
requirement voor de duur van de ac
quisitie-afspraak. Het streven is deze
afspraken éénmaal per drie jaar te eva
lueren. De bedrijfsarchivarissen zijn
verder verantwoordelijk voor het rege
len van de overdrachten aan het con
cernarchief en het uiteindelijk inventa
riseren van de overgedragen archieven.
Zoals gezegd heeft iedere be-
drijfsarchivaris binnen de groep
een eigen, organisatorisch
bepaald aandachtsgebied.
Binnen dit gebied is hij of zij
verantwoordelijk voor het
uitvoeren van de hierboven
genoemde taken. De chef van
deze groep vervult m.n. een
coördinerende en coachende rol.
Ondersteunende taken
De groep Informatieverstrek
king Ondersteuning is ver
antwoordelijk voor het ver
strekken van informatie uit de
verschillende archieven. Indien
nodig staat de bedrijfsarchivaris
van het betreffende aandachts
gebied haar hierin bij.
Daarnaast levert deze groep desge
vraagd vakmatige c.q. handmatige
ondersteuning aan de bedrijfsarchi
varissen van de groep Acquisitie
Inventarisatie bij het realiseren van
overdrachten aan het concernarchief
en het inventariseren van archieven.
De chef van deze groep heeft ook een
eigen aandachtsgebied. Dit is niet or
ganisatorisch bepaald, maar omvat en
kele archiefbestanddelen die op basis
van hun materiële vorm of functie een
aparte behandeling behoeven. Deze be
standdelen ontstaan veelal door de ge
hele organisatie heen en zijn bijvoor
beeld personeelsdossiers, contracten,
foto's, films, octrooien, e.d. Verder is
de groep verantwoordelijk voor het
beheer van de depot- en kluisruimtes
op het Hoofdkantoor en levert zij diens
ten op het gebied van tekstverwerking.
Overdrachten vanuit
Centraal Archief
Het komt voor dat archiefbestandde
len op termijn hun bewijs- en infor
matiewaarde voor het concern ver
liezen. Dat is op dit moment het geval
bij het overgrote deel van het archief
van de voormalige Staatsmijnen in
Limburg. Dan onderzoekt men of er
wellicht een externe instantie geïnte
resseerd is. Zo is er in juni 1988 een
Naast deze structurele overdrachten
aan het Rijksarchief in Limburg draagt
het Centraal Archief DSM ook "ad
hoe" documentatiemateriaal of
kopieën van archiefmateriaal over aan
instellingen als het Mijnmuseum/
Industrion, het Stadsarchief Heerlen
en het Sociaal Historisch Centrum
voor Limburg. De collectie films gaf
het Centraal Archief in beheer bij de
Stichting Film en Wetenschap in
Amsterdam die dit materiaal op
vakkundige manier kan ontsluiten en
beheren. Op advies van deze Stichting
is eveneens uniek beeldmateriaal uit
de 20-er jaren, dat is vastgelegd op
een nitraatdrager, geconserveerd. De
filmcollectie is beschikbaar voor we-
loeveelheid
locumenten
werkplek
behandelingsfase
dynamische
beheersfase
tijd
afdelings-
centraal)
bedrijfs-
archiefdepot
statische
beheersfase
archief
Rijksarchief in Limburg
Stichting Film Wetenschap
Levensloop van documenten in schematische vorm weergegeven
convenant afgesloten tussen DSM en
het Rijksarchief in Limburg, waarin is
vastgelegd dat DSM de archieven da
terend van vóór de privatisering (1989)
zal overdragen aan het Rijksarchief in
Limburg.
De overdracht van het geïnventari
seerd archief van de Staatsmijnen in
Limburg (periode 1902-1974) werd
eind vorig jaar afgerond. Na inventari
satie en materiële verzorging volgt dit
jaar het restant. In de komende jaren
wordt gekeken of, en zo ja op welke
termijn, archieven uit de periode 1974
tot en met 1989 voor overdracht aan
het Rijksarchief in Limburg in aan
merking komen.
tenschappelijk onderzoek en onder
wijsdoeleinden.
Uiteindelijk dient de voortdurende
aanwas van archiefstukken onder con
trole te blijven door een voortdurend
proces van overdragen en vernietigen.
Het verantwoordelijke management in
de organisatie-onderdelen neemt die
beslissing. Deze moet gebaseerd zijn op
de bewijs- en informatiefunctie die het
archiefbestanddeel vervult voor deze ar
chiefvormer. Desgewenst adviseert het
Centraal Archief DSM hem hierin. Over
vernietiging dan wel overdracht van
concernarchief beslist uiteindelijk het
Centraal Archief DSM.
100/2 februari 1997
