Het
archiefbeleid
binnen DSM
LICOM Archiefverzorging en Documentenconversie
fzYW
L I
COM
14
DOOR R.C. Kerpershoek1
De organisaties die daar uitdrukking aan
gaven, ageerden soms binnen het parle
ment, soms erbuiten. De parlementen
zelf leidden eveneens een bewogen be
staan. Hele of halve clandestiniteit ligt
voor veel Europese partijen ruim binnen
mensenheugenis. Is dit nu allemaal
passé?
(22 2;
25
lf3i 3fl^—Jö6* KÏSD£R slij ja
25"
'60
65
So
Staat van verwachting
De partijen, althans de parlementaire,
mogen er zelf over oordelen. Gezien het
verleden koesterden zij meestal het
nodige wantrouwen jegens de staat. Het
is geen toeval dat ze hun archief niet bij
de overheid onderbrachten. Nu kan hen
binnenkort worden gevraagd zichzelf welhaast te
beschouwen als een onderdeel daarvan. Hun antwoord zegt
misschien weinig over de geschiedenis, maar veel over een
tijdvak. Als het positief is, en de documenten van politieke
partijen inderdaad op gelijke voet zouden komen te staan
met middeleeuwse charters, dan kan dat wel eens zijn
weerslag hebben op sommige andere particuliere archieven.
Partijen mogen een zwaar stempel op de geschiedenis
hebben gedrukt, maar geldt dat niet evenzeer voor de grote
vakcentrales of bedrijven die krachtig bijdragen aan het
bruto binnenlands produkt? En oefenen "buitenparle
mentaire oppositie" en "niet-goevernementele organisaties"
in bepaalde landen niet al decennia lang sterke invloed uit
op de politiek?
Gewoon meer geld
In The Economist van 21 december werd zelfs geopperd dat
Nee, geen partij (prentbriefkaart Organsatie van Roermondse Anarchisten,
ca. 1982. Collecties IISG)
de klassieke parlementaire democratie zichzelf heeft over
leefd, en bepaalde vormen van directe democratie op de
agenda staan. Het blad noemde drie feiten die die ont
wikkeling steunen. De Westeuropese kiezer heeft geen
politici meer nodig om zijn wensen te vertolken; hij heeft
ontdekt dat die politici maar al te vaak onbetrouwbaar zijn;
en "de vakbonden waarin de politici zich hebben georgani
seerd" de politieke partijen voor wie het parlement
een machtsbasis is en directe democratie een uitholling er
van, worden zwakker. Zo bezien beginnen partijdocumen
ten werkelijk op charters te lijken. Dus op naar het staats
archief? Een prozaïscher afloop is denkbaar. De voorzitter
van de grootste regeringsfractie in een groot Europees land
verklaarde onlangs dat politieke partijen werkelijk iets
bijzonders zijn; en dat er voor hun archieven dus gewoon
meer geld moet komen. Het is verstandig niet te klappen
voor dat het orkest is uitgespeeld.
Ontsluiten en toegankelijk maken van dynamische en (semi-) statische archieven
Inventariseren Selectie op de vernietiging Reviseren/ordeningsplannen Indexeren
Adviseren m.b.t. archiefbestanden Overzetten van oude handschriften Micro-
verfilmen en confectioneren van documenten, boeken, technische tekeningen etc
Digitaliseren van documenten via scanning en indexeren Boekbinden
Crutserveldweg 6, 6416 AD Heerlen
Tel. 045 - 571 06 15
Fax 045 - 571 37 65
Archiefverzorging en Documentenconversie
LICOM Archiefverzorging en
Documentenconversie biedt u
een betrouwbare en deskundige
aanpak van al uw archief
problemen. Een team van
ervaren medewerkers, (SOD
I+II, WA, Middelbaar Archief
ambtenaren) staat voor u klaar.
Hoe pak je de vorming en beheer van een centraal concernarchief
binnen een sterk gedecentraliseerde organisatie aan? Onderstaand
voorbeeld is wellicht interessant voor (bedrijfs)archivarissen die te
maken hebben of krijgen met decentralisatie en "empowerment of
the line".
lueerd van de centralistische en sterk
hiërarchisch georganiseerde Staats
mijnen in Limburg tot een internatio
naal chemisch concern met een gede
centraliseerde organisatie. De huidige
organisatie legt -in tegenstelling tot
het verleden- de taken, bevoegdheden
en verantwoordelijkheden zo laag mo
gelijk in de lijn ("empowerment of the
line"). De rol van de staf- en service
afdelingen concentreert zich met name
op het leveren van toegevoegde waarde
ten behoeve van de business groups
en business units. Eén en ander heeft
ook ingrijpende gevolgen gehad voor
het archiefbeleid en de taken en werk
wijze van het Centraal Archief DSM.
DSM Concern
en met 17.000 medewerkers. De voor
naamste producten van DSM zijn
kunststoffen, harsen, rubbers, grond
stoffen voor vezels, fijnchemicaliën,
prolactam, melamine en EPDM-rub-
ber, behoort de onderneming tot de
marktleiders in de wereld.
In de loop der jaren is DSM geëvo-
Archiefbeleid
Het archiefbeleid is in de achterlig
gende periode aangepast aan de hui
dige organisatorische inzichten en is
vastgelegd in de "Corporate Require
ment Records Management"Thans berust
de verantwoordelijkheid voor het
archiefbeheer bij het management
van het betreffende organisatie-onder-
deel.2
Deze mag de wijze van archiefbeheer
geheel vrij bepalen; er zijn geen
centrale voorschriften met betrekking
tot de inrichting ervan. Hierdoor is
men in staat het archiefbeheer te
organiseren op een wijze die geheel
aansluit bij de eigen behoefte van het
betreffende organisatie-onderdeel.
Uiteraard dient men wel rekening te
houden met verplichtingen die voort
(kunnen) vloeien uit wettelijke dan
wel bedrijfsvoorschriften. Er geldt
slechts één inperking van de eigen be
voegdheid: het is niet toegestaan
decentraal gevormde archieven te
vernietigen of te vervreemden zonder
toestemming van het Centraal Archief
DSM. Op verzoek van het Centraal
Archief DSM worden deze archieven -
of delen hiervan - overgedragen.
kunststofproducten en meststoffen.
Het concern heeft een sterke tech
nologische basis en voor de meeste
producten goede marktposities. Met
een aantal producten, waaronder ca-
Het concern
DSM is een sterk geïntegreerd inter
nationaal chemieconcern met een om
zet in 1995 van bijna NLG 10 miljard
De heer R.C. Kerpershoek is hoofd van het Centraal Archief van DSM.
2. Organisatie-onderdeel wordt hier gebruikt ter aanduiding van bijvoorbeeld: een business group of business unit, een concernstaf, een
service- of bestuurseenheid. Dit hoeven niet altijd juridische zelfstandige entiteiten te zijn. Van belang is dat het betreffende organisatie
onderdeel voldoet aan de eisen vanuit de organieke ordening: autonoom, specifiek en stabiel. In de rest van het betoog zal naast het begrip
'organisatie-onderdeel' ook gesproken worden over 'archiefvormer'.
100/2 FEBRUARI 1997 J J
