Een archiefdienst is actief betrokken bij de
gehele levensloop van archiefbescheiden
10
zijn maatschappelijke functie kan uit
oefenen. Na het ontstaan van digitale
archiefbescheiden voldoet de traditi
onele benadering niet langer maar
worden archiefdiensten gedwongen
zich op hun positie als hoeder van het
cultuur-historisch erfgoed te bezinnen.
Het gaat niet alleen om de noodzaak
van een nieuwe technische infrastruc
tuur voor het beheren en bewaren,
maar vooral om zaken als:
1. hoe bewaar ik digitale archiefbe
scheiden zodanig dat ze authentiek
blijven?
2. wordt er voldoende meta-informa-
tie vastgelegd, zodat toekomstige
onderzoekers de betrouwbaarheid en
de waarde van de informatie kunnen
vaststellen?
3. welke bijzondere aspecten zitten er
aan selectie van digitale archiefbe
scheiden?
Technologische ontwikkelingen
Het eerste deel van de Gids gaat in op
de technologische, organisatorische en
wettelijke ontwikkelingen die het
beheer van archiefbescheiden bij over
heidsorganisaties beïnvloeden. Daaruit
blijkt dat het niet alleen technologi
sche ontwikkelingen zijn die de ar
chiefvorming en vervolgens de functie
van archiefdiensten beïnvloeden. Er is
een complex aan factoren aan te wij
zen dat een rol speelt en de basis
vormt voor een fundamentele ver
andering in de wijze waarop over
heidsorganisaties functioneren.
Informatietechnologie biedt allerlei
nieuwe mogelijkheden op het gebied
van communicatie, opslag en mani
pulatie van gegevens. De huidige
stand van zaken geeft een indruk van
waar het naar toe gaat, maar laat te
vens zien dat het slechts een begin is.
Een tweede belangrijk onderwerp dat
in het eerste deel aan de orde komt, is
het theoretisch kader op basis waarvan
de aanbevolen strategieën stoelen.
Vooral terminologische zaken als wat
is een record, wat houdt de life cycle of
records in en dergelijke passeren de
revue. Na veel discussie heeft de com
missie een omschrijving (geen defini
tie) van een record en zijn kenmerken
vastgesteld: "A record is recorded
information produced or received in
the initiation, conduct or completion
of an institutional or individual acti
vity and that comprises content, con
text and structure sufficient to provide
evidence of the activity".
Belangrijk aspect aan archiefbeschei
den is authenticiteit, waarmee bedoeld
wordt dat duidelijk is dat het archief
stuk is wat het voorstelt.
Archival function
Een belangrijk nieuw concept dat
werd geïntroduceerd was dat van
archival function. Daarmee wordt
bedoeld al die activiteiten die nodig
zijn om archiefbescheiden met histo
rische waarde te bewaren, te beheren
en beschikbaar te stellen. Voor een
groot gedeelte voeren archiefdiensten
deze activiteiten uit, maar zij zijn ze
ker niet de enige die een rol spelen.
Ook de beleidsambtenaar en mensen
die in de documentaire informatie -
Ook hardware heeft zijn levensloop
voorziening werken, hebben verant
woordelijkheden of voeren taken uit
op dit terrein.
Het bereiken van overeenstemming
tussen archivarissen uit tien verschil
lende landen is op zichzelf al een hele
krachttoer. Vele uren zijn in de af
gelopen vier jaar besteed aan het uit
wisselen van informatie over de ver
schillende theoretische kaders van
waaruit wordt gewerkt om vervolgens
tot een gemeenschappelijk begrippen
kader te komen. Het resultaat mag er
dan ook zijn.
Levensloop van archiefbescheiden
In het eerste deel van de gids staan de
mogelijke strategieën centraal om di
gitale archiefbescheiden in het infor
matietijdperk te hanteren. De aan
bevolen strategie is die van pro-actief
handelen door de archivaris die zich
richt op de gehele levensloop van
archiefbescheiden. Deze strategie is
gebaseerd op vier principes:
1Een archiefdienst is actief betrokken
bij de gehele levensloop van archiefbe
scheiden. In geval van digitale archief
bescheiden is het van belang dat de
archiefdienst er ook zo vroeg mogelijk
bij betrokken is. Wachten tot de be
scheiden worden overgedragen leidt
tot problemen op het terrein van be
waring, authenticiteit en volledigheid
ervan. Bovendien brengt dat extra
kosten met zich mee en dat is niet
efficiënt.
2. Een archiefdienst zorgt voor de aan
wezigheid van zulke voorwaarden dat
archiefvormers authentieke, betrouw
bare en duurzame archiefbescheiden
creëren.
3. Een archiefdienst controleert het
selectieproces en bepaalt de bewaar
periode van archiefbescheiden.
Daarnaast zorgt de archiefdienst er
voor dat digitale bescheiden worden
geïdentificeerd en beschreven in hun
context.
4. Een archiefdienst formuleert eisen
met betrekking tot de bewaring en de
toegang tot digitale archiefbeschei
den; dit garandeert dat ze fysiek intact
blijven, identificeerbaar zijn ten be
hoeve van historische zoekstrategieën
en in een leesbaar formaat gepresen
teerd kunnen worden inclusief de
context waarin zij (ooit) zijn gecreëerd.
Tot slot gaat het eerste deel van de
gids in op de consequenties voor ar
chiefdiensten in de uitoefening van
hun functie in de informatiemaat
schappij als deze strategie wordt
gehanteerd.
Het tweede deel van de gids schenkt
aandacht aan een aantal praktische
zaken, in het bijzonder aan het bewa
ren van en de toegang tot digitale
archiefbescheiden. Ook de vraag of
databases beschouwd kunnen worden
als records komt hier aan de orde. Dit
gedeelte van de gids dient echter nog
aanzienlijk uitgebreid te worden.
Hoe verder?
De program committee heeft besloten dat
er een nieuwe committee on electronic
records wordt ingesteld, die qua samen
stelling vrijwel gelijk zal zijn aan de
vorige. De eerste taak van de nieuwe
commissie, die in 1997 voor de eerste
maal bijeen zal komen, is het ver
werken van de opmerkingen en com
mentaren die tijdens en na het congres
zijn ontvangen. Die waren over het
algemeen lovend, maar er werd ook
aangedrongen om meer praktische
handreikingen in de Gids op te nemen
zoals voorbeelddocumenten, stan
daards, best practices, een checklist
van aandachtspunten, etc.
Als dit gedaan is, zal een nieuwe,
definitieve versie van de gids worden
gepubliceerd. Dat de term 'definitief
betrekkelijk is, zal duidelijk zijn.
Daarvoor gaan de ontwikkelingen te
snel en zijn te veel zaken nog ondui
delijk.
Naast het afronden van de Gids stelt
de commissie een werkplan voor de
komende vier jaren op. Naar alle
waarschijnlijkheid richten de activi
teiten zich vooral op het opzetten van
trainingen en cursussen en het maken
van een praktische handleiding die het
theoretische kader uit het eerste deel
van de gids concretiseert tot, zo moge
lijk, richtlijnen, standaards en check
lists. Voorts zal het literatuuroverzicht
onderhouden moeten worden.
Tenslotte is er ook enige afstemming
nodig met de initiatieven die binnen
de Europese Unie worden genomen.
In een aantal lidstaten wordt immers
al het nodige gedaan op het gebied
van digitale bestanden. Dat geldt
vooral voor landen als Zweden, Dene
marken, Finland, Engeland, Duitsland
en Nederland. Samenwerking lijkt dus
voor de hand te liggen.
Tijdens het DLM-Forum (DLM staat
voor 'donnees lisible par machine') dat
van 18 tot 20 december 1996 in
Brussel plaats vond, zijn concrete
voorstellen tot samenwerking gedaan.
Het Forum beoogt de diverse
disciplines, bestaande uit overheids
organisaties, archiefdiensten, IT-spe-
cialisten en onderzoekers, bij elkaar te
brengen om zo tot multidisciplinaire
samenwerking te komen.
Tot slot
Bent u geïnteresseerd in de Gids, de
enquêteresultaten en het literatuur
overzicht dan kunt u ze vinden op de
website van de National Archives van
Canada: htp://www.archives.ca/ica.
In Nederland bestaat het programma
Digitale Duurzaamheid dat onder ver
antwoordelijkheid van de ministeries
van Binnenlandse Zaken en Onder
wijs, Cultuur en Wetenschappen uit
gevoerd wordt.
Informatie daarover kunt u krijgen
via het programma-bureau (Den
Haag, telefoon 070-3024530)
en binnenkort ook via Internet.
100/2 FEBRUARI 1997
