•Al
Willen we de zaak als onderhoudmonteurs draaiende
houden, of willen we als architecten plannen maken
voor morgen
4
Kobnstamm:
...Als het gaat om de vraag 'over welke informatie gaat het nu eigenlijk'heb ik het vanuit de WO B-sfeer
gehad over basisinformatie. Vanzelfsprekend behoort daartoe de wet- en regelgeving. Maar wat nog meer. Het
lijkt me dat we vanuit de archiefwereld een belangrijk hulpmiddel hebben gekregen in de vorm van het Pivot-
project. Uitgangspunt van de methode is de reconstrueerbaarheid van het overheidshandelen. Dit uitgangspunt
is natuurlijk ook essentieel voor wat in de considerans van de WOB wordt genoemd 'mede gelet op een goede en
democratische bestuursvoering'En is het niet het streven om de ordening van informatie volgens 'handelingen
van de overheid' ook door te voeren in de moderne registratuur. Deze structureert de informatievoorziening en
vormt dus ook een basis voor de samenstelling en ordening van de electronische informatievoorziening.
Archivarissen, DIV'ers en automatiseerders moeten hard werken om op dit terrein één lijn te vinden en uit te
voeren.
Naast de vraag 'over welke informatie gaat het'is er de vraag hoe je als burger door het oenvoud aan over
heidsinformatie de bomen nog ziet. Er is een zoekhulpmiddel nodig om de burger volgens zijn logica de beno
digde informatie te laten vinden in een systeem dat volgens de interne logica van de overheid is opgebouwd.
Ook hier verwacht ik veel van de samenwerking tussen genoemde disciplines. Kun je als archivaris de burger
op klantvriendelijke wijze duidelijk maken hoe allerlei ingewikkelde Middel
eeuwse instellingen hebben gefunctioneerd en hoe je informatie over die
instellingen kunt vinden.dan moet het toch ook mogelijk zijn een bijdrage te
leveren aan de vmdbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie in
een digitale omgeving.
Door de opkomst van electronische overheidsinformatie is het noodzakelijk dat
de vanouds nogal gescheiden disciplines van administratie, automatisering en
archiefwezen hun werkmethoden en werktechnieken in sterke mate integreren.
Deze "spelers in het veld" moeten hun gezamenlijke verantwoordelijkheid voor
de integriteit, volledigheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid en authenticiteit
geïdentificeerd worden met papier, maar ook met moderne,
digitale informatietechnologieën.
seerd en dat betekent dat we nu ook zelf kunnen reserveren
voor investeringen, e.d.
Daar wil ik straks nog graag op terug komen, maar legt u eerst eens
uit: wat betekent de agentschapsstatus nu in concreto voor de CAS?
Wat verandert er in de verhouding met het ministerie?
Laat ik voorop stellen dat de agentschapsstatus niet zozeer een
volledig nieuwe periode voor de CAS inluidt, maar dat er veel
eer sprake is van de formalisering van een bestaande situatie.
In 1993-1994 heeft de CAS een ingrijpende reorganisatie
meegemaakt. Van bijzonder groot belang is daarbij geweest
dat het gehele werkproces op bedrijfsmatige leest is geschoeid.
We zijn van een systeem van 'om niet-bewerking' overgestapt
op een systeem van betaalde bewerking. Met de ministeries en
hoge colleges van staat zijn en worden convenanten gesloten
waarin we precieze afspraken maken over de door de CAS te
leveren prestaties en de daaruit voortvloeiende kosten. Het
komt er op neer dat de CAS 'uren archiefbewerking' verkoopt
tegen een tarief waarmee het hele bedrijf draaiende en gezond
kan worden gehouden. Intern hadden we al de winst- en
verliesrekening ingevoerd om de bedrijfsvoering inzichtelijk te
maken. Het is nu juist de agentschapsstatus die het mogelijk
maakt deze bedrijfsmatige aanpak te vervolmaken. Het
bedrijfseconomische baten- en lastenstelsel is nu geformali-
Het agentschap is wat men noemt een vorm van 'interne
verzelfstandiging'. De CAS blijft dus vallen onder de ver
antwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken,
maar de aansturing vanuit het ministerie vindt plaats op
hoofdlijnen. Nu is het natuurlijk nog wel eens punt van dis
cussie wat de hoofdlijnen zijn. Voor beide betrokkenen, het
ministerie en het verzelfstandigde dienstonderdeel, is het ook
een kwestie van aftasten, van grenzen bepalen, enz. Het op
afstand zetten van de dienst betekent overigens niet dat we
uit het Haagse zicht verdwijnen. Integendeel, je ziet dat de
informatiebehoefte bij het ministerie toeneemt. Dat lijkt
misschien wat tegenstrijdig, maar het heeft alles te maken
met het feit dat de agentschapsvorm vooral bedoeld is om
de bedrijfsvoering te verbeteren. En een goede bedrijfs
voering heeft weer alles te maken met inzicht in kwaliteit
en kwantiteit van de bedrijfsprocessen. Dat inzicht hebben
we zelf nodig maar wordt dus ook gevraagd in Den Haag.
Ik vind dat een goede zaak voor beide partijen. Het garan-
Noordam:
Er liggen zeker niemve taken voor het grijpen ten aanzien van het beheer van digitale
informatie, als we onze kansen maar goed weten te benutten.
Ook op een ander terrein speelt de documentaire informatieverzorger een belangrijke rol. De toegankelijk
heid van informatie voor de burger hangt voor een groot deel af van de inspanningen om samenhang in de
informatie aan te brengen en deze op verschillende wijzen toegankelijk te maken. De effectiviteit van de open
baarheidsbeginselen hangt narnv samen met de kwaliteit van ontsluitingen dus met de kwaliteit van de
documentaire informatievoorziening en de documentaire informatieverzorger.
Deze zijn voorwaardescheppend voor een soepel verloop van de bedrijfsprocessen en voor
het daadwerkelijk kunnen uitoefenen van elementaire beginselen als openbaarheid van
bestuur. Dit kunnen we zien als de garantiefunctie van de documentaire informatie
verzorger. Voorwaar, een schone en dankbare taak! Maar wij lopen de kans, dat we
belangrijke onderdelen van deze taak. kwijtraken aan anderen.
deert enerzijds een stuk betrokkenheid en voorkomt ander
zijds dat organisaties isolationistische trekjes gaan vertonen.
Is er ook niet een gespannen verhouding tussen de CAS als bedrijf en
de CAS als onderdeel van de overheid?
Als je naar de gehele bedrijfsvoering en naar de relaties met
de klanten kijkt, is de CAS een bedrijf. Maar als ik zeg 'de
CAS is een bedrijf, dan is dat natuurlijk maar de halve
waarheid. De CAS is een bedrijf, maar een bedrijf in over-
heidscontext. Dat is de hele waarheid. De CAS is een over
heidsdienst die op bedrijfsmatige wijze uitvoering geeft aan
een belangrijke publieke taak: het realiseren van goede, ge
ordende en toegankelijke overheidsinformatie. Het is niet
zomaar en het is niet voor niks een publieke taak. Open
baarheid, toegankelijkheid, duurzaam beheer van over
heidsinformatie... het
zijn essentiële ingre
diënten voor een
gezond democratisch
bestel. Er is dus voor
mij geen spanning
tussen bedrijf en
overheid, zolang we
de CAS maar scherp blijven zien als een overheidsbedrijf,
ingebed in de sfeer van een goed functionerend openbaar
bestuur. Als je je goed realiseert dat we er in essentie voor
zijn om een bijdrage te leveren aan de publieke verantwoor
ding van de overheid, dan is het een belangrijke zaak dat de
CAS ook zelf tot de publieke sector behoort.
Het symposium ter gelegenheid van de start van het agentschap stond
in het teken van digitale archieven. Vormen de digitale ontwikkelin
gen niet een bedreiging voor de CAS?
Zo zie ik dat absoluut niet. De opkomst van electronische
overheidsinformatie biedt kansen en mogelijkheden voor de
CAS en stelt ons dus voor enkele belangrijke vragen. Met
de papieren werkvoorraad kunnen we denk ik wel net zo
lang vooruit als met de gasvoorraden hier onder de grond.
Maar we zijn er om een bijdrage te leveren aan goede en ge
ordende overheidsinformatie. We kunnen onze ogen niet
sluiten voor nieuwe ontwikkelingen. Bovendien, 'competing
for the future' is essentieel voor een organisatie om scherp te
blijven. Willen we defensief of offensief zijn; willen we de
zaak als onderhoudmonteurs draaiende houden, "of willen
we als architecten plannen maken voor morgen. Het zal
duidelijk zijn wat het antwoord is: de CAS wil zich actief in
de digitale wereld begeven. Wat een belangrijk punt is, dat
is het feit dat de kernproblemen rond toegankelijkheid,
waardering en selectie van informatie - zoals die zich nu
voordoen in de papieren omgeving - zich ook voordoen in
een digitale omgeving. De deskundigheid van de CAS -de
waardering, selectie en het toegankelijk maken van infor-
100/2 februari 1997
