Managementconflict
Leeuwarden voorlopig
opgelost
Workshop 'Eten of gegeten worden'
30
Schiphol en de Archiefwet 1993
31
Gevarieerde thema's
Na Stepniak voerde Almamy Steil Conté, directeur van de
archieven in Guinee, het woord over archiefsamenwerking
tussen Noordelijke en Zuidelijke landen en tussen Zuide
lijke landen onderling. Naar zijn mening kunnen voor beide
vormen van coöperatie specifieke motieven, methoden en
thema's worden aangewezen. Axel Plathe van UNESCO gaf
vervolgens een overzicht van de structuren voor internati
onale samenwerking op archiefgebied en Vladimir Tarasov
van de Russische Staatsarchiefdienst behandelde de rol die
de internationale archiefgemeenschap zou moeten spelen in
crisissituaties waarbij het behoud van archiefschatten in het
het pertinentiebeginsel vroeg daar natuurlijk ook om. Als
reactie op Fleury's woorden beklommen enige (oud-)mede-
werkers van internationale organisaties het spreekgestoelte
om te verklaren dat hun archieven er keurig bijstaan.
Overigens mag het dan waar zijn dat Fleury zijn pijlen wel
wat ongenuanceerd op de internationale organisaties richtte
-met voorbijgaan aan andere belemmeringen ten aanzien
van de studie van de internationale betrekkingen-, met zijn
bijdrage stelde hij wel degelijk een kwestie aan de orde die
verdere discussie behoeft. De Internationale Archiefraad
biedt daarvoor bij uitstek het geëigende platform.
(Jan van den Broek)
Archivarissen uit de hele wereld hijeen in Beijing (foto: J. Steenhuis
geding is. Tenslotte was de beurt aan Jean-Marie Palayret,
directeur van het historisch archief van de Europese Unie te
Florence. Hij las een tekst voor van Antoine Fleury van de
universiteit van Genève over de archieven van internatio
nale organisaties. Volgens Fleury bevinden deze archieven
zich in een zodanige toestand dat zij niet gebruikt kunnen
worden voor wetenschappelijk onderzoek en is om deze re
den een gedegen studie van internationale gebeurtenissen
niet mogelijk.
Interventies
Zoals gebruikelijk waren er onder de interventies van con
gresdeelnemers veel pro forma bijdragen die geen vermel
ding behoeven. Vermeldenswaard zijn alleen nog de speelse
opmerkingen waarmee Jan Boomgaard aansloot op Mullers
optreden in 1910 en het feit dat de meest serieuze inter
venties voordrachten betroffen die door anderen dan de
auteurs waren gepresenteerd. Skowroneks reanimatie van
Op deze titel kwamen tal van documentaire informatie
verzorgers uit Amsterdam af. Wat werd hen tijdens deze
workshop van het Gemeentearchief Amsterdam -want daar
was het evenement met die titel- voorgeschoteld?
Om precies te zijn was het de afdeling Inspectie, Registra
tuur en Acquisitie die op 29 januari jl. deze workshop voor
de medewerkers documentaire informatieverzorging (DIV)
van de gemeente Amsterdam opdiende. De bijeenkomst
Nadat in het najaar van 1996 de
medewerkers van het Gemeen
tearchief in Leeuwarden hun
vertrouwen in de gemeente
archivaris hadden opgezegd,
onderzocht een adviesbureau de
oorzaken van het conflict en
deed een aantal aanbevelingen.
Eind januari heeft het college
van burgemeester en wethou
ders van Leeuwarden een besluit
genomen dat moet leiden tot
een definitieve oplossing van het
conflict. Op korte termijn zal
een zogeheten verandermanager
worden aangesteld die onder
supervisie van drs. B. Looper,
directeur van de Centrale Archief Selectiedienst, een reorga
nisatie van het gemeentearchief in gang moet zetten. Deze
reorganisatie zal naar verwachting ongeveer een half jaar
gaan duren. Gedurende die periode blijft de gemeente
archivaris met buitengewoon verlof. De dagelijkse leiding
van het gemeentearchief is tot die tijd in handen van A.J.
Zeinstra, manager Facilitair Bedrijf.
had als doel hen te overtuigen van het belang van hun rol in
de ontwikkelingen op het vakgebied. De dag diende als sti
mulans in deze richting, niet alleen door het bijwonen van
leerzame lezingen om hun vakkennis uit te breiden, maar
ook door een flinke dosis peptalk.
Hoe weet de burgerklant nog wat de overheid voor hem of
haar heeft gedaan? Kan de overheid de neerslag van haar
handelen nog wel terugvinden in al die computers? Zij had
al wat problemen met faxen die niet werden geregistreerd
maar wel degelijk bewijskracht hadden. Deze zijn redelijk
onder de knie maar met het gebruik van Internet en e-mail
vliegt het ons weer om de oren. Klanten van de overheid
eisen dat ze thuis naar het loket kunnen in plaats van weer
zoeken naar die moeilijke parkeerplaats en lang wachten
voor het loket.
Technologische ontwikkelingen veranderen de manier waar
op de overheid haar werk verricht niet zozeer van binnenuit
maar eerder van buitenaf. Van oudsher zijn afdelingen DIV
gericht op papier. Maar door bovengenoemde ontwikke
lingen is papier niet meer de enige drager van informatie;
digitale opslag van gegevens wordt minstens zo belangrijk.
De recht- en bewijszoekende burger moet er op kunnen
blijven vertrouwen dat de overheid haar informatie op orde
heeft. Deze maatschappelijke eis leidt ertoe dat afdelingen
DIV zich eerder gaan gedragen als informatiebeheerders
dan als registratoren van papierstromen.
Daarmee verandert ook de status van deze afdelingen: zij
moeten daartoe zichtbaar worden binnen een organisatie en
professioneel en efficiënt gaan werken. De techniek staat
niet stil; niet alleen moet de DIV-medewerker die bijhou
den, nee, hij zou de ontwikkelingen zelfs vóór moeten zijn
om er actief gebruik van te maken. Hij moet naar buiten
kijken en samenwerken met de informatievragers, of dat nu
burgers, ambtenaren of collega's zijn. Pak je dat goed aan,
dan heeft zo'n afdeling meerwaarde, is het de kiel waar het
schip op vaart. (Nicoline J. Ekama van Dorsten)
Drie oktober 1996 deed de Afdeling bestuursrechtspraak
van de Raad van State uitspraak in een geschil over een
weigering van de N.V. Luchthaven Schiphol om afschriften
te verstrekken van goedkeuringsbesluiten van haar Raad
van Commissarissen die de vaststelling van tarieven betrof
fen. De uitspraak (gepubliceerd in het Nederlands Juristenblad
van 10 januari 1997. blz 68-69) bevat enkele interessante
overwegingen in verband met de Wet openbaarheid van
bestuur. Voor de toepassing van de Archiefwet 1995 is de
uitspraak van belang omdat hij ingaat op de definitie van
"bestuursorgaan" in de zin van de Algemene wet bestuurs
recht (Awb). Een bestuursorgaan in de zin van de Awb is
tevens overheidsorgaan in de zin van de Archiefwet 1995,
zo is bij de behandeling van het voorstel voor een nieuwe
archiefwet vastgesteld. De N.V. Luchthaven Schiphol is
noch bestuursorgaan (Awb), noch overheidsorgaan in de zin
van de Archiefwet 1995.
De Afdeling bestuursrechtspraak sprak in de Schiphol-zaak
o.a. uit dat het enkele feit dat aan de oprichting van een
rechtspersoon een machtigingswet (waarbij een minister is
gemachtigd voor en namens de Staat aan de oprichting van
een privaatrechtelijke rechtspersoon mee te werken) is voor
afgegaan, niet betekent dat deze rechtspersoon krachtens
publiekrecht is ingesteld. Zo'n rechtspersoon valt dus niet
onder artikel 1, onder b,l°, van de Archiefwet 1995, maar
kan wel vallen onder artikel 1, onder b,2°.
Die laatste bepaling bestempelt ook een persoon of college
"met enig openbaar gezag bekleed" tot overheidsorgaan. In
de Schiphol-zaak onderzocht de Afdeling of enig orgaan van
Schiphol publieke taken en bevoegdheden heeft met betrek
king tot het vaststellen van de tarieven voor het gebruik
van de luchthaven. Volgens de Luchtvaartwet behoeven deze
tarieven goedkeuring van de Kroon. Het enkele bestaan van
dit vereiste van goedkeuring rechtvaardigt, volgens de
Afdeling, niet de conclusie dat daarmee ook het vaststellen
(door de privaatrechtelijke rechtspersoon) van de tarieven
een publiek-rechtelijke taak of bevoegdheid is geworden.
Oorspronkelijk gold, blijkens de Nota archiefbeleid en de
Memorie van toelichting, de uitbreiding van de werkings
sfeer van de archiefwet ook privaatrechtelijke rechtsperso
nen "waarvan het beheer in overwegende mate wordt
beïnvloed door (organen van) publiekrechtelijke instellin
gen". Dit is evenwel, na aanpassing (bij nota van wijziging)
van de omschrijving van het begrip "overheidsorgaan", geen
zelfstandig criterium voor de bepaling of een rechtspersoon
een overheidsorgaan is. Ook bij de behandeling van de Awb
is het oorspronkelijke standpunt (dat privaatrechtelijke
rechtspersonen waarvan het beheer in overwegende mate
wordt beïnvloed door organen van publiekrechtelijke corpo
raties tot de overheid moeten worden gerekend) verlaten,
aldus de Afdeling bestuursrechtspraak in de Schiphol-zaak.
Het criterium van de overwegende overheidsinvloed speelt
wel een rol in het ambtenarenrecht. Volgens de Afdeling
zijn stichtingen of andere privaatrechtelijke rechtspersonen
bestuursorgaan in de zin van de Awb voor zover zij ambte
naren in dienst hebben. Zij zijn dan dus ook overheidsor
gaan in de zin van de Archiefwet 1995.
Al is de overwegende overheidsinvloed geen zelfstandig
criterium meer voor de bepaling of rechtspersoon een over
heidsorgaan is, de band tussen de overheid en een privaat
rechtelijke rechtspersoon kan wel een rol spelen in het
onderzoek of de rechtspersoon met enig openbaar gezag is
bekleed. Dat volgt uit een eerdere uitspraak van de Afde
ling rechtspraak van de Raad van de State inzake de Stich
ting silicose oud-mijnwerkers (zie mijn Archiefrecht, blz.
Al-10). (F.C.J. Ketelaar)
100/2 FEBRUARI 1997
