Bevei
liging van archieven
Mensen
Amsterdamse
archivaris
verduisterde
topstukken
Door Bert Looper
2 4
Zie verder pag. 2 kol. 1
2 5
Op diverse plaatsen in ons land worden nieuwbouwplannen ontwikkeld en ten uitvoer gebracht. Meer
dan in het verleden het geval was, wordt daarbij het aspect van de beveiliging 'integraal' in de plannen
meegenomen. Dit betekent dat beveiligingsplannen worden gemaakt op basis van een samenhangende
visie op bouwkundige, technische, organisatorische en logistieke uitgangspunten. Natuurlijk wordt ook in
D. van Dullemen In Groningen staan het Gemeentearchief en 1. P. P. Gardien Op het gebied van beveiliging zijn de ont-
het Rijksarchief voor een ingrijpende verhui
zing. De beide diensten zullen gezamenlijk
onderdak vinden in een nieuwe Rijkskan
torencomplex bij het NS-station. Juist omdat
de Groninger archieven onderdeel uitmaken
van een groter geheel is bijzondere aandacht
voor de beveiliging noodzakelijk. D. van
Dullemen. medewerker van het Gemeente
archief, heeft zich intensief met de beveili
gingsproblematiek beziggehouden.
"In de loop van dit jaar zullen Gemeentearchief en Rijksarchief
gezamenlijk hun intrek nemen in het zogenaamde Cascade
complex, vlakbij het station. Wat we willen is één gezicht naar
het publiek. We hebben ruime aandacht besteed aan het
beveiligingsplan. Dat heeft niet alleen te maken met de wensen
van de archiefmensen, maar vooral ook met het feit dat we in
een 'verzamelkantoor' zitten met nog andere overheidsdiens
ten. Het gebouw in totaliteit is dus als het ware al verdeeld in
zönes, en dat 'zoneconcept' is ook doorgevoerd in het gedeelte
waar de archiefdiensten zijn gehuisvest.
Binnen het Cascadecomplex heb je de zone 'Groninger archie
ven'. Daarbinnen, in een tweede schil hebben je de scheiding
tussen de publiekszöne en de kantoorzöne voor de medewer
kers. Alleen met een key-card kun je binnenkomen in de
kantoorzöne. Tenslotte vormt het archiefdepot een aparte zone
waar alleen die medewerkers met hun key-card kunnen komen
die er vanwege hun taken ook daadwerkelijk moeten zijn.
Het beveiligingsplan heeft dus een sterke organisatorische en
logistieke component. Daarnaast gaat het natuurlijk ook om
bouwkundige en technische aspecten. Zo spelen de vlucht
wegen en de kwaliteit van ramen en deuren een rol.
Beveiliging van de individuele archiefstukken kun je op vele
manieren realiseren. Een goede inrichting van de studiezaal
en adequaat toezicht zijn noodzakelijk. Verfilming of digita
lisering van bestanden is natuurlijk ook essentieel.
We zijn ook van plan electronische poortjes bij de in- en
uitgang van de studiezaal te plaatsen in verband met de
electronische beveiliging van waardevolle boeken.
Zo'n poortje heeft natuurlijk ook een sterk psychologisch
effect."
wikkelingen bij het Algemeen Rijksarchief
bijzonder interessant. Het ARA verricht een
pilot-onderzoek dat moet resulteren in een
aantal richtlijnen voor de beveiliging van de
Nederlandse Rijksarchieven. Het zou nuttig
zijn als de ARA-ervaringen voor een breder
publiek beschikbaar zouden kunnen komen.
Eén van krachten achter de beveiliging van
het ARA is l.P.P. Gardien, medewerker
van de afdeling bedrijfsvoering.
"Naar aanleiding van een diefstal hebben we een risico-analyse
gemaakt. Vervolgens is in overleg met de Rijksgebouwen
dienst en een externe veiligheidsadviseur een beveiligingsplan
samengesteld. Ik zou elke archivaris willen aanraden om met
een onafhankelijke gebouwen- en veiligheidsdeskundige een
risico-analyse en beveiligingsplan te maken.
Ik moet daarbij opmerken dat ons onderzoek ook als pilot
geldt voor de gehele Rijksarchiefdienst. De in de pilot ont
wikkelde principes zullen ook bij andere rijksarchieven
kunnen worden toegepast.
Ons beveiligingsplan heeft enkele interessante logistieke en
organisatorische elementen.
In de eerste plaats gaan we meer aandacht besteden aan de
beveiliging van de depots. We hanteren daarbij twee uit
gangspunten. In de eerste plaats worden de verschillende
ruimtes met eigen toegangscodes uitgerust. Dit betekent
dat je strakker kunt sturen wie in welk depot toegang heeft.
Voorwaarde is wel dat je de inhoud van de depots op
termijn afstemt op verschillende 'gebruikersgroepen'. Wat
we ook gaan doen - en wat eigenlijk ook voor de hand ligt -
is het inrichten van een speciaal depot met extra bewaking
voor de meest waardevolle en kwetsbare stukken. In de
tweede plaats gaan we de bezoekersstromen op een andere
manier begeleiden. Daar hoort natuurlijk bij een goede
toegangscontrole met adequate inschrijving en legitimatie,
maar ook een veel directer toezicht op de studiezaal. Om
een goed toezicht te kunnen realiseren is het noodzakelijk
na te denken over de inrichting van de studiezaal.
Je ontkomt niet aan het verplaatsen van bijvoorbeeld
balies."
bestaande archiefgebouwen kritisch naar beveiliging gekeken. Het blijkt dat alles met alles te
maken heeft en dat beveiliging een kwestie van doordachte planning is waarbij externe deskun
digheid een belangrijke rol kan spelen. Een kleine inventarisatie van actuele 'beveiligings
gedachten'.
E.A.G. van den Bent
Els van den Bent, nog niet zo lang geleden
gemeentearchivaris van Den Haag, nu van
Rotterdam, zit volop in de voorbereidingen
voor de nieuwe huisvesting van haar
archiefdienst. Zo'n nieuwbouwproject biedt
volop mogelijkheden nieuwe inzichten te
verwezenlijken. Maar in de Rotterdamse
aanpak klinkt een grote mate van
realiteitszin door.
E.
"We zijn nu volop bezig
na te denken over aspecten
van beveiliging in de huis
vesting die we zullen gaan
betrekken. Natuurlijk let
ten we in de eerste plaats
op allerlei bouwkundige
aspecten en op de logistiek
en overzichtelijkheid van
de publieksruimten. We
doen ook serieus onder
zoek naar de mogelijkheid
om met pasjes en zones te
werken. Ik wil echter wel
met een gezonde dosis
scepsis de al te gedetail
leerde zöneverdeling blij
ven bekijken. Onderschat
niet de enorme administra
tieve rompslomp die uit
een ver doorgevoerd
systeem voortkomt. En
laten we eerlijk zijn, een
grote risicofactor - zo wijst
de ervaring uit - zit bij de
mensen die onderdeel
uitmaken van je organisa
tie. Als iemand kwaad wil
doe je daar niet veel aan,
ook niet met pasjes."
Van een onzer verslaggevers
AMSTERDAM, zaterdag
Het voormalig biblio-
theek-hoofd van het gemeen
tearchief in Amsterdam, de
64-jarige W.J., blijkt jaren
lang documenten te hebben
gestolen om ze vervolgens in
het buitenland te verkopen.
Een woordvoerder van het
gemeentearchief bevestigde
gisteren dat de inmiddels ge
pensioneerde medewerker
bij de diefstallen betrokken
zou zijn geweest. J. was van
1974 tot 1991 hoofd van de bi
bliotheek en kreeg bij zijn
vertrek in 1991 na veertig
dienstjaren een lintje. Het
personeel van het gemeen
tearchief is onlangs tijdens de
nieuwjaarstoespraak door ge
meente-archivaris L. Pieter-
se van de praktijken van J. op
de hoogte gebracht.
Deze krant berichtte al in
1995 over de diefstallen uit
het gemeentearchief.
Onlangs kwam het Amsterdamse gemeente
archief in de landelijke pers nadat de ge
meentearchivaris bekend had gemaakt dat
een medewerker waardevolle stukken had
ontvreemd en te gelde gemaakt. Die diefstal
vormde aanleiding om de beveiliging van het
archief nog eens grondig langs te lopen. In
middels zijn maatregelen getroffen. Het hoofd
van de afdeling Inventarisatie, ED, depot-
beheer en automatisering, E. Fleurbaay,
geeft de Amsterdamse aanpak weer.
"Ons beveiligingsbeleid loopt over twee sporen. Na een ver
velend voorval hebben we besloten in snel tempo een nieuw
systeem van beveiliging aan te brengen op de depotdeuren.
De vijftien verschillende deuren kunnen alleen met een pasje
worden geopend. Per depot is er een geregistreerde gebrui
kersgroep. Je moet je wel realiseren dat een dergelijk verfijnd
systeem tot vertraging van werkprocessen kan leiden. Zo
moet bijvoorbeeld een medewerker die niet voor een bepaald
depot is geauthoriseerd de stukken uit dat betreffende depot
ter inzage vragen op de studiezaal, net zoals iedere bezoeker.
'Even uit het depot halen' is er niet meer bij.
Door schade en schande wijs geworden willen we op de lan
gere termijn bij de realisering van onze nieuwbouwplannen de
logistieke processen verder verfijnen. Zo is er de gedachte om
naast de depotruimtes zogenaamde beschrijfruimtes in te rich
ten. Dit betekent dat niemand meer in de depots hoeft te zijn.
Slechts enkele medewerkers zorgen ervoor dat de benodigde
werkvoorraden in de beschrijfruimtes aanwezig zijn. Voorts
zetten we in op reproductie van diefstalgevoelige bestanden.
Natuurlijk is hiermee veel menskracht gemoeid, maar we wil
len ondersteuning creëren door middel van de Melkertbanen.
Naast bijvoorbeeld verfilming zouden deze medewerkers als
toezichthouders kunnen functioneren. Eigenlijk kun je dan
spreken van een speciaal beveiligingsteam. De bestaande be
zoekersregistratie willen we verbeteren. We ontwikkelen een
systeem waarbij de bezoeker na registratie en legitimatie een
pasje krijgt dat via een barcode gekoppeld kan worden aan de
aanvraagregistratie. Zo'n systeem is natuurlijk niet alleen voor
de beveiliging, maar biedt in geanonymiseerde vorm ook
prachtig statistisch materiaal."
100/2 februari 1997
